Organiser un salon de la moto étape par étape

Un salon de la moto se prépare d’abord comme une opération logistique, pas comme une simple exposition. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis confirmez les exposants avant de dessiner les stands, les accès et le stationnement. Les points souvent oubliés sont les autorisations, l’assurance, l’alimentation électrique et la circulation des véhicules pendant le montage. Prévoyez aussi un accueil clairement identifié, des bracelets et une signalétique visible dès l’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Inviter les exposants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Définir l'aménagement des stands
2 personnes
7
Faire les réservations
8
Informer les exposants
2 personnes
9
Élaborer le plan de stationnement
2 personnes
10
Créer le plan
11
Définir la politique d’accès
2 personnes
12
Acheter des bracelets
13
Concevoir la signalétique
14
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
15
Vérifier les autorisations
16
Vérifier les informations d'assurance
17
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
18
Commander le catering
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Confirmer les exposants
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
25
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
26
Marquer les emplacements
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer les cloisons du stand
4 personnes
29
Installer les barrières moto
4 personnes
30
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
31
Installer l'éclairage
2 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Positionner les moteurs en toute sécurité
6 personnes
36
Installer les panneaux promotionnels
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
42
Accueillir les exposants
3 personnes
43
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
2 personnes

Événement

44
Ouvrir les portes
3 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
46
Informer les visiteurs
3 personnes
47
Soutenir les exposants
2 personnes
48
Contrôler les motos
2 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Dégager les voies de circulation
2 personnes
56
Animer le moment photo
2 personnes
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Fermer les portes
3 personnes

Suivi

59
Faire sortir les exposants
3 personnes
60
Décharger les motos
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Retirer les câbles électriques
2 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
71
Relancer les exposants
72
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 45
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 24
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Armoires de rangementqté 4
Comptoir
Tentes de réceptionqté 4

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 6
Multiprisesqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Tablettesqté 3
Imprimantes
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Décoration

Bannières de salonqté 12
Drapeauxqté 20
Supports de bannièreqté 8
Panneaux promotionnelsqté 10
Nappesqté 18
Porte-nomsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 6
Plantesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Matériel de sport

Barrières pour motosqté 20
Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 6
Miroirsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de travailqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’inviter les exposants. Demandez à chacun ses besoins en surface, en alimentation électrique, en mobilier et en horaires de chargement afin de finaliser le plan des stands sans révisions tardives.
Séparez les horaires de montage, d’ouverture au public et de démontage. Balisage de la zone de chargement, plan de stationnement et accès exposants doivent être prêts au moins 24 heures avant l’ouverture.
Vérifiez les autorisations et les attestations d’assurance plusieurs semaines à l’avance. Une relance à J-14 laisse encore le temps de corriger un dossier incomplet ou une restriction d’accès au lieu.
Dimensionnez l’accueil pour le flux attendu : bracelets, liste des inscriptions, terminal de paiement, tablette et imprimante doivent être regroupés au même comptoir. Testez les équipements et les connexions la veille.
Ne laissez pas la restauration au dernier moment. Recueillez les besoins alimentaires lors des inscriptions, commandez le catering quelques jours avant et vérifiez sur place les réfrigérateurs, machines à café, bouilloires et rallonges avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la moto ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les exposants, d’obtenir les autorisations, de préparer le plan des stands et de gérer les besoins techniques et alimentaires.
Quand faut-il confirmer les exposants pour un salon de la moto ?: Obtenez une première confirmation 4 à 6 semaines avant l’événement, puis envoyez une confirmation finale à J-7. Demandez à ce moment les horaires d’arrivée, les besoins électriques et les éventuelles modifications de stand.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Installez un comptoir d’accueil avec la liste des inscriptions, des bracelets, une tablette ou un terminal de paiement et une signalétique visible depuis l’entrée. Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture.
Quand préparer le plan des stands et du stationnement ?: Établissez une première version dès que les exposants sont invités, puis finalisez-la 2 à 3 semaines avant le salon. Envoyez le plan définitif aux exposants au plus tard 7 jours avant le montage.

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