Zo organiseer je een Moederdagpicknick

Begin met de locatie en het aantal deelnemers; daarvan hangen je tafels, stoelen, eten en vervoer af. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel meteen dieetwensen, zodat je niet op het laatste moment menu’s moet aanpassen. Controleer enkele dagen vooraf het weer, de boodschappen en alle materialen. Op de dag zelf werk je van koelen en laden naar opbouwen, buffet en ontvangst. Een duidelijke volgorde voorkomt vooral vergeten koelruimte, servies en een regenplan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknicklocatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Weersverwachting controleren
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Voorraad en materialen controleren
2 personen
10
Decoratie voorbereiden
2 personen
11
Groenten en fruit wassen
2 personen
12
Salades voorbereiden
2 personen
13
Desserts koelen
14
Broodjes voorbereiden
2 personen
15
Quiches en hapjes bereiden
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Picknickmanden vullen
2 personen
18
Locatie en route controleren
19
Tafels en stoelen laden
3 personen
20
Catering en decoratie laden
3 personen
21
Naar de locatie rijden
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Partytenten opzetten
4 personen
24
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Muziek en verlichting testen
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Buffet klaarzetten
3 personen
31
Lunchbuffet serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
34
Dessertbuffet serveren
2 personen
35
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

36
Restanten verpakken
2 personen
37
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
38
Partytenten afbreken
4 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Materialen terugbrengen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Koelboxen schoonmaken
43
Afval wegbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Picknickkleeddenaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 5
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Schenk kannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Bloemboekettenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 4
Servettenhoudersaantal 6
Menukaartenaantal 6

Spelmateriaal

Picknickspellenaantal 4
Frisbeesaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakkenaantal 30
Afwasbakkenaantal 3
Afwassponsjesaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de picknicklocatie voordat je uitnodigingen verstuurt en noteer route, parkeermogelijkheden en toegangsregels. Controleer de route nogmaals op de dag zelf, voordat tafels, stoelen en catering worden ingeladen.
Vraag bij de uitnodiging om dieetwensen en sluit de aanmeldingen uiterlijk een week vooraf. Bevestig daarna per deelnemer de aanwezigheid, zodat je porties en speciale gerechten gericht kunt voorbereiden.
Controleer twee dagen vooraf niet alleen de boodschappen, maar ook koelboxen, thermoskannen, herbruikbaar servies, opscheplepels en flessenopeners. Juist kleine serveeritems worden vaak pas bij het buffet gemist.
Bereid salades, broodjes, quiches en hapjes zo veel mogelijk de dag ervoor; was groenten en fruit alvast en zet desserts koud. Vul de picknickmanden pas nadat gekoelde producten zijn verwerkt, zodat ze niet onnodig warm worden.
Maak een laadvolgorde: eerst tafels en stoelen, daarna catering en decoratie, met partytenten en koelboxen bereikbaar. Zet op locatie eerst tenten en zitplaatsen op, daarna buffet en drankentafel, en hang versiering pas als laatste op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Moederdagpicknick organiseren?: Begin ongeveer drie tot vier weken vooraf met de locatie en uitnodigingen. Verzamel dieetwensen en bevestig aanmeldingen uiterlijk één week voor de picknick.
Wanneer controleer ik het weer voor een Moederdagpicknick?: Controleer de weersverwachting twee dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis dan of je partytenten, extra bescherming of een alternatief nodig hebt.
Hoeveel eten moet ik voorbereiden voor een Moederdagpicknick?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en reken per persoon op een maaltijdportie plus één kleine extra portie. Houd voor drank rekening met twee tot drie drankjes per persoon in het eerste uur en vul gekoelde voorraad tijdig aan.
Hoe voorkom ik dat eten warm wordt tijdens een Moederdagpicknick?: Koel desserts en dranken vooraf en vervoer gekoelde gerechten in koelboxen. Zet het buffet pas op locatie klaar en houd kwetsbare producten tot het laatste moment afgesloten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.