Zo organiseer je een modderrun zonder last-minute chaos

Een modderrun organiseren begint niet met obstakels neerzetten, maar met het vastleggen van datum, terrein en parcours. Controleer daarna vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen voordat je inschrijvingen opent. Plan vervolgens vrijwilligers, startvakken, tijdregistratie en de materiaalstroom. In de laatste week draait alles om controleren: routekaarten, startnummers, drank, hapjes, terreinmarkering en de weersverwachting. Zo weet je op de dag zelf wie waar staat en wat er nog moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Terreininspectie uitvoeren
2 personen
4
Obstakelroute uitzetten
3 personen
5
Reserveringen maken
6
Verzekering controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier openen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Verkeersplan uitwerken
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Startvakken bepalen
2 personen
15
Routekaarten afdrukken
16
Deelnemerslijst controleren
2 personen
17
Startnummers voorbereiden
2 personen
18
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
19
Boodschappenlijst afronden
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Startnummers sorteren
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Weersverwachting controleren

Event

25
Terrein markeren
4 personen
26
Obstakels opbouwen
6 personen
27
Modderbakken vullen
4 personen
28
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Incheckbalie inrichten
2 personen
32
EHBO-punt inrichten
2 personen
33
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
34
Verlichting plaatsen
3 personen
35
Routeborden plaatsen
4 personen
36
Waterpunten klaarzetten
3 personen
37
Dranken klaarzetten
3 personen
38
Hapjes klaarzetten
3 personen
39
Startpakketten klaarleggen
3 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
41
Deelnemers ontvangen
4 personen
42
Startnummers uitdelen
4 personen
43
Bagage innemen
2 personen
44
Startuitleg geven
2 personen
45
Deelnemers laten starten
4 personen
46
Obstakels bemannen
10 personen
47
Route bewaken
8 personen
48
Deelnemers registreren
2 personen
49
Tijden registreren
3 personen
50
Water uitdelen
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
EHBO ondersteunen
2 personen
54
Finishers registreren
3 personen
55
Medaille-uitreiking verzorgen
3 personen
56
Kleding en bagage uitgeven
2 personen
57
Publiek informeren
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
60
Avondverlichting inschakelen
2 personen
61
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
62
Finish sluiten
3 personen
63
Catering afronden
3 personen

Nazorg

64
Obstakels afbreken
6 personen
65
Terrein grof schoonmaken
5 personen
66
Tenten afbreken
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Verlichting afbouwen
3 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Locatie schoon opleveren
4 personen
73
Materialen sorteren
3 personen
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Gevonden voorwerpen verwerken
76
Uitslagen publiceren
77
Deelnemersbericht versturen
78
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Transportbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Obstakelblokkenaantal 12
Touwladdersaantal 4
Klimnettenaantal 3
Houten palenaantal 30
Modderbakkenaantal 4
Rubberen mattenaantal 20
Medaillelintenaantal 250
Startnummersaantal 250
Tijdregistratiechipsaantal 250
Medaillehoudersaantal 250
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 20
Routevlaggenaantal 80
Pionnenaantal 80
Dranghekkenaantal 30
Afzetlintrollenaantal 12
Routebordenaantal 25
Informatiebordenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
LED-lichtslingersaantal 6
Hoofdlampenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 250
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koelboxenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Afvalbakkenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Bezemsaantal 6
Vuilgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 6
Droogrekkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 30
Werkhandschoenenaantal 30
Zaklampenaantal 10

Communicatie

Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Regelboekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vroeg vast en inspecteer het terrein minimaal één keer vooraf. Markeer bochten, obstakels en risicoplekken met routevlaggen, pionnen, routeborden en afzetlint; een route die op papier klopt, kan buiten toch onduidelijk zijn.
Open de inschrijving pas nadat vergunningen, verzekering en verkeersplan zijn gecontroleerd. Verzamel dieetwensen meteen in het formulier, zodat je niet enkele dagen voor de run nog achter ontbrekende informatie aan moet.
Deel vrijwilligers per post en tijdvak in, niet alleen op basis van een totaal aantal. Zorg bij start en finish voor mensen met fluitjes, stopwatches of tijdregistratiechips en wijs daarnaast iemand aan die materiaal en incidenten kan opvangen.
Werk met startvakken om opstoppingen bij de startboog en de eerste obstakels te voorkomen. Sorteer startnummers vooraf per vak en controleer de deelnemerslijst opnieuw voordat de eerste groep vertrekt.
Maak de boodschappenlijst en materiaalvoorraad uiterlijk in de laatste week definitief. Koel dranken en bereid hapjes pas volgens een vast tijdschema; controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, powerbanks en de mobiele geluidsset voordat het terrein opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een modderrun organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, terrein, parcours, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving pas wanneer de belangrijkste veiligheids- en verkeersafspraken zijn gecontroleerd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een modderrun?: Plan minimaal één vrijwilliger per bemande post en voeg bij start, finish en lastige obstakels een tweede persoon toe. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je uitval nog kunt opvangen.
Wanneer zet je het parcours van een modderrun uit?: Zet de definitieve route en obstakels bij voorkeur 1 dag vooraf uit en controleer alles opnieuw op de ochtend zelf. Markeer route en gevaren pas definitief nadat je de actuele terrein- en weersomstandigheden hebt bekeken.
Hoeveel drank heb je nodig voor een modderrun?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer, plus extra voor vrijwilligers. Koel de voorraad uiterlijk op de ochtend van de run en houd water beschikbaar bij start, finish en eventuele rustpunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.