Zo organiseer je een missionaire avond

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je uitnodigingen maakt. Leg daarna de locatie vast en nodig sprekers en mensen met een getuigenis uit. Werk vervolgens de aanmeldingen, dieetwensen en maaltijd uit, zodat je niet op het laatste moment hoeft te improviseren. Plan in de laatste week een technische test en informeer alle betrokkenen opnieuw over tijden, presentaties en hun rol.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers en getuigen uitnodigen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Herinnering versturen
9
Sprekers informeren over programma
10
Presentaties en getuigenissen verzamelen
2 personen
11
Techniek vooraf testen
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Versproducten controleren
2 personen
15
Soep voorbereiden
3 personen
16
Brood en beleg voorbereiden
3 personen
17
Naamkaartjes schrijven
2 personen
18
Welkomtafel voorbereiden
2 personen
19
Zaal schoonmaken
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Tafels aankleden
3 personen
22
Presentatietechniek opstellen
2 personen
23
Geluid en microfoon testen
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
25
Soep op temperatuur brengen
2 personen
26
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
27
Informatietafel inrichten
2 personen
28
Vrijwilligers kort instrueren
3 personen

Event

29
Bezoekers ontvangen
4 personen
30
Aanmeldingen registreren
2 personen
31
Koffie en thee serveren
3 personen
32
Openingswoord verzorgen
33
Muziek begeleiden
2 personen
34
Missionaire presentatie verzorgen
2 personen
35
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Buffet opbouwen
4 personen
38
Maaltijd serveren
5 personen
39
Servies en tafels afruimen
4 personen
40
Gebedsmoment begeleiden
2 personen
41
Getuigenissen verzorgen
3 personen
42
Informatietafels bemensen
3 personen
43
Koffie en hapjes aanvullen
2 personen
44
Afsluiting verzorgen
45
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Servies afwassen
4 personen
48
Meubilair terugplaatsen
4 personen
49
Afval verzamelen
3 personen
50
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
51
Materialen retourneren
2 personen
52
Gevonden voorwerpen afhandelen
53
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 75
Tafelsaantal 10
Kledingrekkenaantal 2
Spreektafel

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 6

Keuken

Soepketelsaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Routebordjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 75
Pennensetsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst per onderdeel en geef sprekers een duidelijke spreektijd. Vraag presentaties en getuigenissen uiterlijk één week vooraf op, zodat je ze nog kunt controleren.
Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en programma vaststaan. Stuur een herinnering enkele dagen voor de avond en gebruik de aanmeldingen om dieetwensen en de hoeveelheid soep, brood en beleg te bepalen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoons vooraf in de zaal. Controleer ook HDMI-kabels, verlenghaspels en stekkerdozen; een ontbrekende aansluiting ontdek je liever niet bij de ontvangst.
Richt de ruimte in met een duidelijke welkomtafel, routebordjes en naamkaartjes voordat bezoekers komen. Zet tafels en stoelen zo neer dat de presentatie zichtbaar blijft en de maaltijd zonder opstopping kan worden geserveerd.
Bereid soep, brood en beleg op tijd voor en breng de soep pas vlak voor het eten op temperatuur. Zet koffie, thee, kopjes, glazen, borden en bestek klaar en plan na afloop tijd voor opruimen en schoonmaken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een missionaire avond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Verstuur de uitnodigingen zodra die basis vaststaat en plan de technische test in de laatste 7 dagen.
Wanneer nodig je sprekers uit voor een missionaire avond?: Nodig sprekers en mensen met een getuigenis minimaal 6 weken vooraf uit. Stuur het definitieve programma en de praktische informatie uiterlijk 1 week voor de avond.
Hoeveel eten moet ik regelen voor een missionaire avond?: Gebruik het aantal aanmeldingen als basis en tel enkele extra porties voor onverwachte gasten. Controleer dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en bereid soep, brood en beleg op basis van die definitieve telling.
Wanneer test je de techniek voor een missionaire avond?: Test de volledige opstelling uiterlijk 1 week vooraf in dezelfde ruimte. Controleer laptop, beamer, geluid, microfoons, kabels en stroom opnieuw tijdens de opbouw op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.