Zo organiseer je een Minecraftkamp zonder technische verrassingen

Begin met de datum, locatie en het programma voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna regel je inschrijvingen, toestemmingsformulieren, dieetwensen en begeleiding, terwijl je de technische kant apart voorbereidt. Test computers, accounts, Minecraftversie en netwerk niet pas op de dag zelf: een proefopstelling voorkomt de meeste vertraging. Plan ten slotte de ruimte, catering en ontvangst zo dat deelnemers direct kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
8
Contactgegevens controleren
2 personen
9
Begeleiders inplannen
2 personen
10
Catering bestellen
11
Computers en laptops reserveren
12
Minecraftversie kiezen
2 personen
13
Netwerkopstelling testen
2 personen
14
Minecraftaccounts controleren
2 personen
15
Wereld en opdrachten maken
3 personen
16
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
17
Prijzen en certificaten regelen
18
Deelnemersbrief versturen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Eten gekoeld opslaan
2 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Ruimte en sleutels controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Computers aansluiten
4 personen
25
Netwerk instellen
2 personen
26
Minecraftwereld laden
2 personen
27
Technische test uitvoeren
3 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
30
Eten en drinken klaarzetten
3 personen
31
Veiligheidsroute controleren
2 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
4 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Polsbandjes uitdelen
2 personen
35
Huisregels uitleggen
2 personen
36
Teams indelen
3 personen
37
Minecraftinstructie geven
2 personen
38
Bouwopdracht begeleiden
5 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Pauzesnacks uitdelen
3 personen
41
Technische hulp bieden
3 personen
42
Bouwresultaten bekijken
4 personen
43
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
44
Diner serveren
5 personen
45
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
46
Tafels afruimen
3 personen
47
Minecraftquiz begeleiden
2 personen
48
Quizprijzen uitdelen
2 personen
49
Redstoneopdracht begeleiden
4 personen
50
Dranken en snacks aanvullen
2 personen
51
Eindbouwwerken presenteren
3 personen
52
Certificaten uitdelen
2 personen
53
Deelnemers uitchecken
3 personen
54
Ouders informeren bij vertrek
3 personen
55
Apparatuur veilig uitschakelen
3 personen

Nazorg

56
Versiering verwijderen
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Ruimte schoonmaken
4 personen
60
Materialen inpakken
3 personen
61
Apparatuur retourneren
2 personen
62
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
63
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 36
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 18
Computermuizenaantal 18
Koptelefoonsaantal 18
Extra monitorenaantal 6
Routersaantal 2
Netwerkswitchesaantal 2
Beamer
Beamerdoek
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 8
Ethernetkabelsaantal 24
Oplaadkabelsaantal 12
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 4

Decoratie

Minecraftpostersaantal 12
Groene tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 40
Certificatenaantal 40
Prijzenaantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 4

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test uiterlijk één week vooraf. Sluit alle laptops, muizen, koptelefoons, routers, switches en kabels aan en controleer of iedere computer verbinding maakt met dezelfde Minecraftwereld.
Leg de Minecraftversie, wereld, opdrachten en wedstrijdregels minimaal vijf dagen voor het kamp vast. Zo kun je tijdens de test controleren of opdrachten uitvoerbaar zijn en of alle accounts toegang hebben.
Verzamel toestemmingsformulieren, contactgegevens en dieetwensen vóór je de catering definitief bestelt. Stuur de deelnemersbrief uiterlijk drie dagen vooraf, met starttijd, benodigdheden en contactinformatie.
Maak een indeling met één werkplek per deelnemer en houd enkele reserveplekken achter de hand. Controleer vóór opening ook stekkerdozen, verlengsnoeren, oplaadkabels en de internetverbinding; ontbrekende kabels zorgen sneller voor oponthoud dan ontbrekende decoratie.
Zet eten gekoeld klaar en richt een aparte ontvangstplek in met inschrijftafel, bekers, borden en afvalbakken. Laat begeleiders minstens 30 minuten vóór de deelnemers aanwezig zijn om tafels, stoelen en computers te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Minecraftkamp organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum en programma. Plan de technische proefopstelling uiterlijk 1 week voor het kamp en rond deelnemersinformatie en catering enkele dagen vooraf af.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een Minecraftkamp?: Plan bij voorkeur 1 begeleider per 8 tot 10 deelnemers, plus één persoon die technische problemen kan oplossen. Bij 24 deelnemers betekent dat minimaal 3 begeleiders en liefst een extra technische achtervang.
Wanneer test je het netwerk voor een Minecraftkamp?: Test het netwerk minimaal 7 dagen vooraf met alle computers tegelijk aangesloten. Controleer daarna op de ochtend zelf nog één laptop, de Minecraftwereld en de verbinding voordat deelnemers binnenkomen.
Wanneer verzamel je toestemmingsformulieren en dieetwensen?: Vraag beide gegevens op zodra de inschrijving opent en stel een sluitingsdatum in van uiterlijk 2 weken voor het kamp. Dan heb je nog tijd om ouders na te bellen en de catering aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.