Zo organiseer je een milieustraat open dag

Begin met een helder programma en een realistische inschatting van het aantal bezoekers. Leg daarna de afvalstromen, rondleidingen en demonstraties vast, zodat bezoekers weten wat ze kunnen zien en doen. Regel promotie, aanmeldingen en leveranciers ruim vooraf. Controleer vergunningen, verzekering en techniek niet pas op de ochtend zelf: een microfoon, beamer of verlenghaspel die ontbreekt kan het programma direct vertragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Doelgroep en bezoekersaantal bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie op website plaatsen
6
Socialmediaberichten publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
10
Afvalstromenprogramma maken
2 personen
11
Rondleidingen plannen
2 personen
12
Demonstraties plannen
2 personen
13
Leveranciers bevestigen
14
Vergunningen en meldingen controleren
15
Verzekeringsgegevens controleren
16
Weersverwachting controleren
17
Draaiboek afdrukken
18
Plattegrond afdrukken
19
Bewegwijzering maken
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Informatieborden voorbereiden
2 personen
22
Quiz en prijsvraag voorbereiden
2 personen
23
Presentaties testen
2 personen
24
Gereedschap controleren
2 personen
25
EHBO-middelen controleren
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Locatie inspecteren
3 personen
28
Terrein veilig afzetten
3 personen
29
Parkeerroute markeren
2 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Informatiebalie inrichten
2 personen
34
Cateringpunt inrichten
3 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
3 personen
38
Afvalbakken plaatsen
2 personen
39
Afvalstromen voorzien van borden
2 personen
40
Geluid en microfoon testen
2 personen
41
Verlichting controleren
2 personen
42
Rondleidingsroute vrijmaken
3 personen
43
Medewerkers briefen
4 personen

Event

44
Registratiebalie bemannen
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Programma toelichten
2 personen
47
Bezoekers naar activiteiten verwijzen
2 personen
48
Rondleidingen begeleiden
3 personen
49
Afvalscheiding demonstreren
2 personen
50
Recyclingpresentatie verzorgen
2 personen
51
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
52
Quiz begeleiden
2 personen
53
Prijzen uitreiken
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Hapjes serveren
2 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Verkeersstromen begeleiden
2 personen
61
Fotomomenten begeleiden
62
Laatste bezoekers informeren
2 personen
63
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

64
Catering afsluiten
3 personen
65
Gereedschap verzamelen
3 personen
66
Informatieborden verwijderen
2 personen
67
Afvalstromen opruimen
3 personen
68
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
69
Servies en keukenspullen reinigen
3 personen
70
Partytenten afbreken
4 personen
71
Meubilair retourneren
2 personen
72
Apparatuur retourneren
2 personen
73
Terrein schoonmaken
4 personen
74
Verkeersborden verwijderen
2 personen
75
Materialen terugplaatsen
3 personen
76
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
77
Gevonden voorwerpen registreren
78
Foto's en documenten archiveren
79
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Baliebalie
Tafelkledenaantal 8
Kledingrek

Apparatuur

Geluidset
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 4
Tangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Waterkannenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalbaklabelsaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Handvegersaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handdesinfectiestationsaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Decoratie

Informatiebordenaantal 12
Routepijlenaantal 20
Vlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Krijtbordenaantal 4

Sportmateriaal

Kinderknutseltafelsaantal 3
Kleurpotlodensetsaantal 12
Knutselmattenaantal 12
Quizbellenaantal 4
Prijsbekersaantal 10
Herbruikbare handschoenenaantal 30
Veiligheidsbrillenaantal 30
Werkhelmenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen en demonstraties in tijdsblokken van 20 tot 30 minuten. Zo voorkom je opstoppingen bij de afvalstromen en kunnen bezoekers kiezen zonder dat alles tegelijk begint.
Maak per afvalstroom één duidelijk informatiebord en zet de bewegwijzering minstens één week vooraf klaar. Test de route op looplogica, vooral bij kruisingen tussen bezoekers en werkverkeer.
Tel voor koffie en water op basis van het verwachte bezoekersaantal en controleer vooraf hoeveel koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen tegelijk nodig zijn. Voorzie daarnaast herbruikbare bekers en een plek voor gebruikte bekers.
Test presentaties, laptops, beamer, projectiescherm en draadloze microfoons uiterlijk één dag eerder. Leg verlenghaspels, stekkerdozen en opgeladen powerbanks bij de techniek klaar, niet verspreid over het terrein.
Maak het draaiboek en de plattegrond op papier beschikbaar voor alle coördinatoren. Noteer daarop ook de EHBO-middelen, leverancierscontacten, verzamelplek en het alternatief bij slecht weer, zoals een partytent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een milieustraat open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, doelgroep en bezoekersaantal. Controleer vergunningen, meldingen en verzekering uiterlijk 6 weken van tevoren, zodat er nog tijd is voor aanpassingen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor rondleidingen tijdens een open dag?: Plan per rondleiding 20 tot 30 minuten en houd daarna minstens 10 minuten vrij voor wisselen en vragen. Bij meer dan 100 verwachte bezoekers zijn meerdere startmomenten of parallelle groepen nodig.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een milieustraat open dag versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en plaats de online promotie direct daarna. Publiceer een herinnering 7 dagen voor de open dag en verwerk aanmeldingen tot uiterlijk 2 dagen van tevoren.
Wat moet je de dag voor een milieustraat open dag controleren?: Controleer de weersverwachting, techniek, gereedschap, EHBO-middelen, informatieborden en bewegwijzering uiterlijk de middag ervoor. Druk ook het draaiboek en de plattegrond af en leg naambadges, presentatiemateriaal en catering klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.