Tag der offenen Tür im Wertstoffhof planen

Ein Tag der offenen Tür im Wertstoffhof braucht mehr als ein Programm und ein paar Infostände. Sie müssen Besucherströme, Führungen, Abfalltrennung, Technik, Verpflegung und Sicherheitsfragen aufeinander abstimmen. Beginnen Sie mit Datum, Zielgruppe und erwarteter Besucherzahl und legen Sie danach den Ablauf fest. Besonders häufig werden Genehmigungen, Beschilderung, Stromversorgung und ein Plan für schlechtes Wetter zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Zielgruppe und Besucherzahl festlegen
2 Personen
3
Einladungen erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Werbung auf der Website veröffentlichen
6
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Catering reservieren
10
Abfalltrennungskonzept erstellen
2 Personen
11
Führungen planen
2 Personen
12
Demonstrationen planen
2 Personen
13
Lieferanten bestätigen
14
Genehmigungen und Meldungen prüfen
15
Versicherungsdaten prüfen
16
Wettervorhersage prüfen
17
Drehbuch ausdrucken
18
Lageplan drucken
19
Beschilderung erstellen
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Informationsschilder vorbereiten
2 Personen
22
Quiz und Gewinnspiel vorbereiten
2 Personen
23
Präsentationen testen
2 Personen
24
Werkzeug prüfen
2 Personen
25
Erste-Hilfe-Material prüfen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Location inspizieren
3 Personen
28
Gelände sicher absperren
3 Personen
29
Parkroute markieren
2 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Tische aufstellen
3 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Informationsstand einrichten
2 Personen
34
Cateringbereich einrichten
3 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Snacks bereitstellen
3 Personen
38
Mülleimer aufstellen
2 Personen
39
Abfallströme mit Schildern versehen
2 Personen
40
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
41
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
42
Führungsroute freimachen
3 Personen
43
Mitarbeitende briefen
4 Personen

Event

44
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
45
Besucher begrüßen
3 Personen
46
Programm vorstellen
2 Personen
47
Besucher zu Aktivitäten lotsen
2 Personen
48
Führungen begleiten
3 Personen
49
Mülltrennung demonstrieren
2 Personen
50
Recyclingpräsentation durchführen
2 Personen
51
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
52
Quiz moderieren
2 Personen
53
Preise überreichen
54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
55
Snacks servieren
2 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Geschirr abwaschen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
60
Verkehrsströme leiten
2 Personen
61
Fotomomente begleiten
62
Letzte Besucher informieren
2 Personen
63
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

64
Catering abschließen
3 Personen
65
Werkzeug einsammeln
3 Personen
66
Informationsschilder entfernen
2 Personen
67
Abfallströme entsorgen
3 Personen
68
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
69
Geschirr und Küchenutensilien reinigen
3 Personen
70
Partyzelte abbauen
4 Personen
71
Möbel zurückgeben
2 Personen
72
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
73
Gelände reinigen
4 Personen
74
Verkehrsschilder entfernen
2 Personen
75
Materialien zurückstellen
3 Personen
76
Restbestand einlagern
2 Personen
77
Fundgegenstände registrieren
78
Fotos und Dokumente archivieren
79
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 4
Theke
TischdeckenAnz. 8
Kleiderständer

Ausstattung

Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ScherenAnz. 4
ZangenAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
WasserkannenAnz. 6
TablettsAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MülltonnenetikettenAnz. 10
PutzeimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
HandfegerAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HanddesinfektionsstationenAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 2

Dekoration

InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 20
FahnenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 6
NamensschilderAnz. 60
BadgehalterAnz. 60
StifteAnz. 12
KlebebandrollenAnz. 8
KabelbinderAnz. 100
KreidetafelnAnz. 4

Sportmaterial

Basteltische für KinderAnz. 3
BuntstiftsetsAnz. 12
BastelmattenAnz. 12
Quiz-BuzzerAnz. 4
PokalpreiseAnz. 10
Wiederverwendbare HandschuheAnz. 30
SchutzbrillenAnz. 30
ArbeitshelmeAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst ein Zeitraster für Führungen und Demonstrationen fest. Planen Sie pro Rundgang feste Startzeiten und genügend Puffer ein, damit verspätete Besucher nicht direkt in eine laufende Vorführung geraten.
Prüfen Sie Genehmigungen, Meldungen und Versicherungsdaten mehrere Wochen vor dem Termin. Gerade bei Besuchern in Betriebs- und Arbeitsbereichen darf die Freigabe nicht erst kurz vor dem Aufbau erfolgen.
Planen Sie die Besucherlenkung vom Eingang bis zum Ausgang. Drucken Sie Lageplan und Informationsschilder aus und markieren Sie Bereiche, die während des laufenden Betriebs nicht betreten werden dürfen.
Testen Sie Präsentationen, Beamer, Soundsystem und Funkmikrofone spätestens am Vortag am tatsächlichen Aufstellort. Kontrollieren Sie dabei auch Verlängerungskabel, Powerbanks und die Ausleuchtung mit LED-Lampen.
Stimmen Sie Catering und Ernährungswünsche mit der erwarteten Besucherzahl ab. Rechnen Sie Getränke und Geschirr nicht nur für angemeldete Gäste, sondern auch für spontane Besucher ein und halten Sie wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen und Besteck bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür im Wertstoffhof planen?: Starten Sie idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Zielgruppe und Besucherzahl. Genehmigungen, Lieferanten, Catering und Werbung brauchen meist deutlich mehr Vorlauf als der eigentliche Aufbau.
Wie plant man Führungen im Wertstoffhof?: Legen Sie feste Startzeiten, eine maximale Gruppengröße und eine verantwortliche Person pro Führung fest. Planen Sie zwischen zwei Rundgängen mindestens 15 Minuten Puffer für Rückfragen, Verzögerungen und die Rückkehr zum Treffpunkt ein.
Was muss bei schlechtem Wetter vorbereitet werden?: Klären Sie spätestens 7 Tage vorher, welche Programmpunkte ins Festzelt oder in geschützte Bereiche verlegt werden können. Prüfen Sie außerdem Beleuchtung, Stromversorgung, rutschige Wege und eine wetterfeste Beschilderung.
Wie viel Technik braucht ein Tag der offenen Tür im Wertstoffhof?: Für Präsentationen benötigen Sie mindestens einen Laptop, Beamer und Projektionsleinwand; für Durchsagen ein Soundsystem mit Funkmikrofonen. Testen Sie jedes Gerät am Vortag und halten Sie für wichtige Technik mindestens eine Ersatzlösung bereit.

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