Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una estación de reciclaje

Una jornada de puertas abiertas en una estación de reciclaje necesita más coordinación que una visita guiada normal. Empieza fijando la fecha, el número previsto de visitantes y un programa con turnos, demostraciones y pausas. Después ordena las inscripciones, los permisos, el seguro y los proveedores antes de preparar el espacio. El día del evento, la recepción, la señalización y los recorridos deben estar listos antes de que llegue el primer grupo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir el público objetivo y el número de visitantes
2 personas
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar la promoción en la página web
6
Publicar mensajes en redes sociales
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Reservar el catering
10
Crear un programa de gestión de residuos
2 personas
11
Planificar las visitas guiadas
2 personas
12
Planificar demostraciones
2 personas
13
Confirmar proveedores
14
Comprobar permisos y notificaciones
15
Comprobar los datos del seguro
16
Comprobar el pronóstico del tiempo
17
Imprimir el plan de trabajo
18
Imprimir el plano
19
Crear la señalización
2 personas
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Preparar los carteles informativos
2 personas
22
Preparar el concurso y el sorteo
2 personas
23
Probar presentaciones
2 personas
24
Comprobar las herramientas
2 personas
25
Comprobar los suministros de primeros auxilios
26
Hacer la compra
2 personas
27
Inspeccionar el lugar
3 personas
28
Delimitar el terreno de forma segura
3 personas
29
Señalizar la ruta de aparcamiento
2 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Montar mesas
3 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Montar el mostrador de información
2 personas
34
Montar el punto de catering
3 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar los aperitivos
3 personas
38
Colocar cubos de basura
2 personas
39
Señalizar los flujos de residuos
2 personas
40
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
41
Comprobar la iluminación
2 personas
42
Despejar la ruta de la visita guiada
3 personas
43
Dar briefing al personal
4 personas

Evento

44
Atender la mesa de registro
2 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
46
Presentar el programa
2 personas
47
Dirigir a los visitantes a las actividades
2 personas
48
Guiar visitas
3 personas
49
Mostrar la separación de residuos
2 personas
50
Presentar la charla sobre reciclaje
2 personas
51
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
52
Dirigir el quiz
2 personas
53
Entregar premios
54
Servir café y té
2 personas
55
Servir aperitivos
2 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Lavar la vajilla
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
60
Guiar los flujos de tráfico
2 personas
61
Coordinar los momentos fotográficos
62
Informar a los últimos visitantes
2 personas
63
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

64
Cerrar catering
3 personas
65
Reunir herramientas
3 personas
66
Retirar los paneles informativos
2 personas
67
Retirar los flujos de residuos
3 personas
68
Limpiar mesas y sillas
3 personas
69
Limpiar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
70
Desmontar las carpas
4 personas
71
Devolver el mobiliario
2 personas
72
Devolver el equipo
2 personas
73
Limpiar el recinto
4 personas
74
Retirar señales de tráfico
2 personas
75
Volver a colocar los materiales
3 personas
76
Guardar el stock restante
2 personas
77
Registrar objetos perdidos
78
Archivar fotos y documentos
79
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 4
Mostrador de recepción
Mantelescant. 8
Perchero

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 4
Pinzascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Jarras de aguacant. 6
Bandejascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Etiquetas para papelerascant. 10
Cubos de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Escobas de manocant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Puestos de desinfectante de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2

Decoración

Paneles informativoscant. 12
Flechas de rutacant. 20
Banderascant. 12
Guirnaldascant. 6
Credencialescant. 60
Portabadgescant. 60
Rotuladorescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100
Pizarrascant. 4

Material deportivo

Mesas de manualidades para niñoscant. 3
Juegos de lápices de colorescant. 12
Tapetes de manualidadescant. 12
Timbres para concursoscant. 4
Copas premiocant. 10
Guantes reutilizablescant. 30
Gafas de seguridadcant. 30
Cascos de trabajocant. 10

Catering

Compras

Consejos

Define primero el aforo y divide a los visitantes en grupos manejables. Reserva un margen de tiempo entre visitas para evitar que un grupo se cruce con el siguiente y para poder reaccionar ante retrasos.
Cierra el programa al menos 3 semanas antes y confirma cada visita guiada y demostración con horarios concretos. Las presentaciones deben probarse con el proyector, el sonido y los micrófonos antes del día de puertas abiertas.
No dejes los permisos, las notificaciones ni los datos del seguro para la última semana. Compruébalos con varias semanas de antelación y guarda una copia impresa junto al plan de trabajo.
Prepara la recepción y la señalización antes de montar las actividades. El mostrador de recepción, las acreditaciones y los carteles informativos deben indicar claramente dónde registrarse, esperar y comenzar cada recorrido.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de reservarlo. Para el servicio, prevé vajilla reutilizable, café, té, agua fría y un sistema visible para separar los residuos generados durante la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Así tendrás tiempo para fijar el programa, gestionar inscripciones, comprobar permisos y seguro, confirmar proveedores y preparar la promoción.
¿Cuánto debe durar una visita guiada a una estación de reciclaje?: Reserva entre 30 y 45 minutos por grupo, más 10 o 15 minutos de margen para los cambios. La duración exacta depende de las demostraciones y de las zonas que puedan visitarse con seguridad.
¿Cuándo hay que confirmar el número de visitantes y el catering?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes y confirma el catering en ese momento. Pide las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido para no tener que improvisar menús el día del evento.
¿Qué se debe comprobar el día anterior?: El día anterior revisa el pronóstico, el plan de trabajo, el plano, la señalización, las herramientas, el equipo audiovisual y los suministros de primeros auxilios. Haz también una prueba completa de las presentaciones y carga las baterías externas.

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