Zo organiseer je een midherfstfestival zonder last-minute gedoe

Begin met datum, programma en locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Deel het terrein daarna op in duidelijke zones voor eten, lanternen, kinderactiviteiten en vrije activiteiten. Regel vergunningen, reserveringen en vrijwilligers vroeg; vooral stroom, verlichting en koeling worden vaak te laat gecontroleerd. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op tijd, zodat je het definitieve bezoekersaantal gebruikt voor boodschappen, servies en zitplaatsen. Plan de opbouw terug vanaf de starttijd en houd rekening met donker en wisselvallig herfstweer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimte indelen
2 personen
3
Vergunningen en regels controleren
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Definitief bezoekersaantal bepalen
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Materialen verzamelen
3 personen
15
Lanternen en decoratie controleren
2 personen
16
Eten gekoeld opslaan
2 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Podiumvrije activiteitenzones markeren
2 personen
20
Verlichting ophangen
3 personen
21
Decoratie ophangen
3 personen
22
Lanternen werktafels inrichten
3 personen
23
Kinderactiviteiten klaarzetten
2 personen
24
Buffettafels inrichten
3 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Warme gerechten bereiden
4 personen
29
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
30
Informatietafel inrichten
2 personen
31
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
32
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
33
Vrijwilligers kort instrueren
2 personen

Event

34
Bezoekers ontvangen
4 personen
35
Aanmeldingen afvinken
2 personen
36
Programma toelichten
37
Lanternen knutselen begeleiden
4 personen
38
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
39
Thee en koffie serveren
2 personen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Afvalbakken legen
2 personen
43
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
44
Warme maaltijd serveren
4 personen
45
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
46
Servies en bestek aanvullen
2 personen
47
Lanternen voor optocht controleren
2 personen
48
Lanternenoptocht begeleiden
6 personen
49
Verlichting tijdens optocht bewaken
2 personen
50
Dessertbuffet openen
2 personen
51
Muziek afspelen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
54
Bezoekers vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

55
Overgebleven eten verpakken
3 personen
56
Buffet en keuken afruimen
4 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
59
Decoratie en verlichting verwijderen
3 personen
60
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
61
Partytenten afbreken
4 personen
62
Locatie vegen en schoonmaken
4 personen
63
Toiletten schoonmaken
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Materialen droog opbergen
3 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Overgebleven houdbaar eten opslaan
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Kledinghakenaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 16
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Schaaltjesaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Luidsprekerstandaardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Ovenwantenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Papieren lantaarnsaantal 80
Herfstbladeren decoratieaantal 12
Kunstpompoenenaantal 20
Jute tafellopersaantal 10
Herfstkleurige vlaggetjesaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledlampionnenaantal 30
Oplaadbare lampenaantal 8
Batterijenaantal 48
Zaklampenaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwringenaantal 6
Hoepelsaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Spelkaartenaantal 6

Catering

Warmhoudplatenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6
Koelboxen voor drankaantal 4
Theedozenaantal 4
Koffie- en theebladenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Dessertschalenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Controleer vergunningen, stroompunten en eventuele geluidsregels minimaal 6 weken vooraf. Leg vast waar partytenten, verlichting, draagbare speakers en de microfoon komen, zodat verlengsnoeren geen looproutes kruisen.
Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het festival en bepaal daarna het definitieve bezoekersaantal. Gebruik dat aantal voor borden, kommen, glazen, bestek, stoelen en de hoeveelheid eten en drinken.
Plan de terreinindeling vóór de opbouwdag. Houd lanternenwerktafels en kinderactiviteiten uit de buurt van het buffet, markeer podiumvrije zones en plaats tafels zo dat bezoekers niet door donkere doorgangen hoeven.
Zet gekoeld eten pas kort voor de start klaar en gebruik koelboxen als een koelkast niet beschikbaar is. Dranken kunnen eerder koud worden gezet, maar controleer 2 uur vóór opening of er genoeg ruimte en ijs is.
Doe de laatste weers- en materiaalcontrole uiterlijk de avond ervoor. Test verlichting, koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken, speakers en microfoon afzonderlijk en bouw partytenten zo vroeg mogelijk op met extra hulp.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een midherfstfestival organiseren?: Begin minstens 6 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vastligt en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het festival.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een midherfstfestival?: Bepaal de hoeveelheden pas nadat je het definitieve bezoekersaantal hebt vastgesteld. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en voeg extra warme drank toe als bezoekers meerdere uren blijven.
Wanneer zet je verlichting en lanternen klaar?: Hang verlichting en decoratie tijdens de opbouw, maar test alles uiterlijk 2 uur voor de start. Controleer dan ook verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat je nog tijd hebt om donkere plekken of onveilige kabels aan te pakken.
Hoe bereid je een midherfstfestival voor bij slecht weer?: Controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor en zorg dat partytenten vóór de bezoekers arriveren staan. Leg vooraf vast welke activiteiten naar een beschutte ruimte kunnen en houd eten, servies en elektrische apparaten droog.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.