Mittherbstfest organisieren: Schritt für Schritt
Beginne beim Mittherbstfest mit Datum, Programm und Raumaufteilung – erst danach lassen sich Reservierungen, Einladungen und Einkäufe zuverlässig planen. Kläre früh, welche Regeln und Genehmigungen gelten, besonders bei Zelten, Beleuchtung und Lautsprechern. Die Besucherzahl und Ernährungswünsche müssen vor dem Einkauf feststehen. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Laternenbereich, Kinderaktivitäten, Buffet und Getränke sollten getrennt vorbereitet und gut beleuchtet sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Raum aufteilen
2 Personen
- 3
Genehmigungen und Regeln kontrollieren
- 4
Reservierungen vornehmen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 10
Wettervorhersage prüfen
- 11
Endgültige Besucherzahl festlegen
2 Personen
- 12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
3 Personen
- 14
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 15
Laternen und Dekoration prüfen
2 Personen
- 16
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
- 17
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 18
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 19
Aktivitätszonen ohne Bühne markieren
2 Personen
- 20
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 22
Arbeitstische für die Laternen einrichten
3 Personen
- 23
Kinderaktivitäten vorbereiten
2 Personen
- 24
Buffettische einrichten
3 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
- 27
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 28
Warme Gerichte zubereiten
4 Personen
- 29
Allergenetiketten anbringen
2 Personen
- 30
Infotisch einrichten
2 Personen
- 31
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 32
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
- 33
Freiwillige kurz einweisen
2 Personen
Event
- 34
Besucher empfangen
4 Personen
- 35
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 36
Programm vorstellen
- 37
Basteln von Laternen begleiten
4 Personen
- 38
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
- 39
Tee und Kaffee servieren
2 Personen
- 40
Snacks servieren
3 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Mülleimer leeren
2 Personen
- 43
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
- 44
Warme Mahlzeit servieren
4 Personen
- 45
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
- 46
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
- 47
Laternen für den Umzug prüfen
2 Personen
- 48
Laternenumzug betreuen
6 Personen
- 49
Beleuchtung während des Umzugs überwachen
2 Personen
- 50
Dessertbuffet eröffnen
2 Personen
- 51
Musik abspielen
- 52
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 53
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
- 54
Besucher beim Verlassen begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 55
Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
- 56
Buffet und Küche abräumen
4 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 59
Dekoration und Beleuchtung entfernen
3 Personen
- 60
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 61
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 62
Location fegen und reinigen
4 Personen
- 63
Toiletten reinigen
2 Personen
- 64
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 65
Materialien trocken lagern
3 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebene haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
- 68
Fundsachen sammeln
- 69
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 4
- BarhockerAnz. 8
- KleiderhakenAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
- Wiederverwendbare GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 80
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 16
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 16
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- SchälchenAnz. 20
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- LautsprecherständerAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 8
- KüchenmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 8
- OfenhandschuheAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 20
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- PapierlaternenAnz. 80
- Herbstlaub-DekorationAnz. 12
- KunstkürbisseAnz. 20
- Jute-TischläuferAnz. 10
- Herbstfarbene WimpelAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- KreidetafelnAnz. 8
- KreidestifteAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 12
- LED-LampionenAnz. 30
- Wiederaufladbare LampenAnz. 8
- BatterienAnz. 48
- TaschenlampenAnz. 8
- KabelmattenAnz. 8
Sportmaterial
- KegelAnz. 20
- SeilringeAnz. 6
- ReifenAnz. 8
- SoftbälleAnz. 12
- SpielkartenAnz. 6
Catering
- WarmhalteplattenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- GetränkekühlboxenAnz. 4
- TeedosenAnz. 4
- Kaffee- und TeetablettsAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 8
- DessertschalenAnz. 8
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandtuchspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
Tipps
- Lege Datum und Programm mindestens 6 Wochen vorher fest. Plane dabei feste Zeiten für Laternenbasteln, Kinderaktivitäten, Essen und den Abschluss ein, damit Helfer und Familien wissen, wann sie gebraucht werden.
- Verschicke die Einladungen spätestens 4 Wochen vor dem Fest und setze eine Anmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Erfasse dabei Allergien, vegetarische Wünsche und die Zahl der Kinder getrennt von der Gesamtzahl.
- Prüfe 7 Tage vorher die Wettervorhersage und entscheide, welche Bereiche in die Partyzelte verlegt werden. Zelte, Tische, Stühle und Beleuchtung lassen sich dann noch rechtzeitig umplanen, statt am Festtag improvisiert zu werden.
- Richte die Arbeitstische für Laternen und die Kinderaktivitäten vor dem Eintreffen der Gäste ein. Lege Materialien in Schalen bereit und markiere Aktivitätszonen ohne Bühne, damit sich Wege zum Buffet und zu den Getränken nicht kreuzen.
- Stelle gekühlte Lebensmittel und Getränke erst kurz vor Beginn bereit und teile das Buffet nach Speisen, Geschirr und Getränken auf. Rechne pro 10 Gäste mit mindestens einer gut zugänglichen Wasserkaraffe und prüfe Verlängerungskabel, Lautsprecher und Mikrofon vor dem Einlass.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Mittherbstfest planen?
- Starte etwa 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumaufteilung. Genehmigungen, Reservierungen und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Fest angestoßen werden.
- Wann muss die endgültige Besucherzahl für ein Mittherbstfest feststehen?
- Setze die endgültige Zahl 7 bis 10 Tage vorher fest. Dann kannst du Lebensmittel, Mehrweg-Geschirr, Sitzplätze und die Einteilung der Freiwilligen passend vorbereiten.
- Wie organisiert man Laternenbasteln beim Mittherbstfest?
- Richte die Arbeitstische mindestens 60 Minuten vor Beginn ein und teile Materialien in einzelne Schalen auf. Plane pro Tisch etwa 4 bis 6 Kinder ein und halte einen separaten Bereich für fertige Laternen frei.
- Was muss man bei schlechtem Wetter beim Mittherbstfest vorbereiten?
- Prüfe die Wettervorhersage 7 Tage vorher und lege einen Plan für Partyzelte oder Innenräume fest. Tische, Beleuchtung, Kinderaktivitäten und Buffet sollten spätestens am Vortag einem konkreten Ausweichbereich zugeordnet sein.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!