Comment organiser une fête de la mi-automne

Une fête de la mi-automne se prépare d’abord sur papier : fixez la date, le programme et la répartition des espaces avant de réserver quoi que ce soit. Les inscriptions permettent ensuite de confirmer le nombre de visiteurs, les besoins alimentaires et le matériel réellement nécessaire. Prévoyez une équipe distincte pour les lanternes, le buffet, les enfants et l’installation. Le jour venu, gardez les aliments au frais, mettez les boissons à refroidir et terminez l’éclairage avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Répartir le lieu et l’espace
2 personnes
3
Vérifier les permis et les règles
4
Faire les réservations
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Vérifier les prévisions météo
11
Déterminer le nombre définitif de visiteurs
2 personnes
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Rassembler le matériel
3 personnes
15
Vérifier les lanternes et la décoration
2 personnes
16
Conserver les aliments au frais
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Monter les tentes de réception
4 personnes
19
Marquer les zones d’activités sans scène
2 personnes
20
Installer l'éclairage
3 personnes
21
Installer la décoration
3 personnes
22
Aménager les tables de travail pour les lanternes
3 personnes
23
Installer les activités pour enfants
2 personnes
24
Installer les tables de buffet
3 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Préparer les plats chauds
4 personnes
29
Poser les étiquettes d’allergènes
2 personnes
30
Aménager le stand d’information
2 personnes
31
Installer la table d’inscription
2 personnes
32
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
33
Briefer brièvement les bénévoles
2 personnes

Événement

34
Accueillir les visiteurs
4 personnes
35
Cocher les inscriptions
2 personnes
36
Présenter le programme
37
Encadrer l’atelier de fabrication de lanternes
4 personnes
38
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
39
Servir le thé et le café
2 personnes
40
Servir des amuse-bouches
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Vider les poubelles
2 personnes
43
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
44
Servir le repas chaud
4 personnes
45
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
46
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
47
Vérifier les lanternes pour le défilé
2 personnes
48
Accompagner la procession aux lanternes
6 personnes
49
Surveiller l’éclairage pendant le défilé
2 personnes
50
Ouvrir le buffet de desserts
2 personnes
51
Passer de la musique
52
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
53
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
54
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes

Suivi

55
Emballer les restes
3 personnes
56
Ranger le buffet et la cuisine
4 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
59
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
60
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Balayer et nettoyer le lieu
4 personnes
63
Nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Ranger le matériel au sec
3 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Stocker les denrées non périssables restantes
2 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Crochets à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 16
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Petits bolsqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pieds de haut-parleursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Pains de glaceqté 24

Décoration

Lanternes en papierqté 80
Décoration de feuilles d’automneqté 12
Faux potironsqté 20
Chemins de table en juteqté 10
Guirlandes aux couleurs d’automneqté 6
Nappesqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampions LEDqté 30
Lampes rechargeablesqté 8
Pilesqté 48
Lampes de pocheqté 8
Passe-câblesqté 8

Matériel de sport

Cônesqté 20
Anneaux en cordeqté 6
Cerceauxqté 8
Balles souplesqté 12
Cartes de jeuqté 6

Catering

Plaques chauffantesqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Glacières pour boissonsqté 4
Boîtes de théqté 4
Feuilles café et théqté 8
Corbeilles à painqté 8
Coupe à dessertqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Commencez 4 à 6 semaines avant la fête par la date, le programme, les réservations et les éventuelles autorisations. Un plan simple des zones évite de placer les tables d’activités, le buffet et les passages au même endroit.
Envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Demandez à ce moment-là le nombre de participants et les besoins alimentaires afin d’ajuster les achats.
Répartissez les bénévoles par missions, avec au moins une personne responsable de l’accueil, du buffet, des ateliers de lanternes et des activités pour enfants. Confirmez les rôles 48 heures avant, quand le nombre définitif de visiteurs est connu.
Vérifiez la météo 3 jours avant, puis à nouveau le matin même. Les tentes de réception, l’éclairage, les rallonges et les multiprises doivent être prévus avant l’installation, surtout si une partie du programme se déroule dehors.
Installez d’abord les tables, les chaises et les tentes, puis les zones d’activités et la décoration. Gardez les aliments au frais jusqu’au dernier moment, mettez les boissons au froid au moins 2 heures avant l’accueil et placez la vaisselle de service avant l’ouverture du buffet.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de la mi-automne ?: Commencez environ 6 semaines à l’avance. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, vérifier les achats, répartir les bénévoles et adapter l’installation à la météo.
Quand envoyer les invitations pour une fête de la mi-automne ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixez une clôture des inscriptions 7 jours avant afin d’obtenir le nombre définitif de visiteurs et leurs besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la fête ?: Prévoyez 3 à 4 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, les tentes, l’éclairage, la décoration et les ateliers de lanternes. Ajoutez 30 minutes pour une vérification finale du buffet et des boissons.
Que faire si la météo est mauvaise le jour de la fête ?: Vérifiez les prévisions 3 jours avant, puis le matin même. Décidez au plus tard 4 heures avant l’accueil quelles activités restent dehors, quelles zones passent sous tente et comment protéger les aliments et les branchements électriques.

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