Zo organiseer je een middag- en avondexcursie

Begin met het doel en de dagindeling: bepaal wat de groep ’s middags bezoekt, wanneer de avondactiviteit start en hoeveel reistijd ertussen zit. Reserveer daarna vervoer en bezoeklocatie en bevestig groepsentree, aankomsttijd en vertrekregels. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen, contactgegevens en noodcontacten voordat je de deelnemersinformatie verstuurt. Op de dag zelf draait alles om een strakke vertrekcontrole, duidelijke begeleiding en een actuele eindlijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Excursiedoel en programma vastleggen
2 personen
2
Vervoer reserveren
3
Bezoeklocatie reserveren
4
Groepsentree en tijden bevestigen
5
Deelnemerslijst voorbereiden
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Contactgegevens controleren
10
Noodcontacten vastleggen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Route en overstappen controleren
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Eindlijst deelnemers afdrukken
15
Tickets en routekaarten afdrukken
16
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Materialen per tas verdelen
2 personen

Event

19
Vertrekpunt klaarzetten
3 personen
20
Begeleiders instrueren
2 personen
21
Deelnemers ontvangen
3 personen
22
Aanwezigheid registreren
2 personen
23
Programma en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
24
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
25
Vervoer controleren
2 personen
26
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Groepsentree regelen
2 personen
29
Groep naar programma begeleiden
3 personen
30
Pauze en rustmoment begeleiden
3 personen
31
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
32
Allergieën bij maaltijd controleren
2 personen
33
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
34
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
35
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
3 personen
36
Terugreis begeleiden
3 personen
37
Deelnemers veilig uitchecken
3 personen

Nazorg

38
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
39
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
40
Koelboxen en tassen schoonmaken
2 personen
41
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
42
Materialen controleren en opbergen
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
44
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
45
Deelnemers over nabestellingen informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6
Tafelkledenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 40
Servettenhouderaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare speaker
Megafon
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 10
Rugzakken voor begeleidersaantal 4
Paraplu'saantal 6
Reflecterende hesjesaantal 6
Zaklampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12
EHBO-set
Wegwerphandschoenenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Voedselbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 12
Herbruikbare lunchboxenaantal 35

Decoratie

Routebordjesaantal 6
Naamstickersaantal 40
Kleurstickers voor groepenaantal 40

Schoonmaak

Handsprayaantal 2
Microvezeldoekenaantal 6
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de planning vast in blokken met begin- en eindtijden. Houd naast de reistijd ook tijd vrij voor verzamelen, aanwezigheid registreren en overstappen; een programma zonder buffer loopt al bij de eerste vertraging uit.
Bevestig groepsentree en tijdsloten uiterlijk enkele dagen vooraf. Vraag na of de locatie een aparte ingang, groepsbegeleider of geprinte deelnemerslijst verlangt; dat wordt vaak pas bij aankomst duidelijk.
Sluit de aanmeldingen niet pas op de vertrekdag. Verzamel dieetwensen en noodcontacten minimaal 3 dagen eerder, zodat lunchpakketten, deelnemersinformatie en groepsindeling nog aangepast kunnen worden.
Maak per begeleider één rugzak met routekaarten, deelnemersinformatie, klembord, pennen, powerbank en een opgeladen telefoon. Verdeel materialen per tas voordat de groep arriveert, niet tijdens het verzamelen.
Controleer op de ochtend zelf het weer, de route en het vervoer. Leg tickets, routekaarten en de eindlijst klaar en plan minstens 15 minuten voor aanwezigheid registreren en uitleg over programma en veiligheidsregels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik vervoer reserveren voor een excursie?: Reserveer het vervoer zodra het programma en het verwachte aantal deelnemers vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig 3 tot 5 dagen voor vertrek nogmaals de opstapplaats, vertrektijd en groepsgrootte.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie versturen?: Stuur de informatie uiterlijk 7 dagen voor de excursie. Vermeld het vertrekpunt, de aankomsttijd, route of overstappen, programma, contactpersoon en wat deelnemers zelf moeten meenemen; stuur een korte update 24 uur vooraf bij wijzigingen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor vertrek met een groep?: Plan minimaal 30 minuten tussen het verzamelen en vertrekken. Gebruik daarvan ongeveer 15 minuten voor aanwezigheid registreren en 10 minuten voor uitleg en veiligheidsregels; houd de laatste 5 minuten als buffer.
Wanneer moet ik dieetwensen en noodcontacten verzamelen?: Vraag deze gegevens direct bij de aanmelding uit en sluit de controle minimaal 3 dagen voor vertrek. Dan kun je lunchpakketten aanpassen en de definitieve contact- en deelnemerslijst nog controleren en afdrukken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.