Een menwedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin een menwedstrijd niet met de uitnodiging, maar met de datum, locatie en officiële randvoorwaarden. Leg daarna het wedstrijdreglement, de proeven en het parcours vast, zodat je weet hoeveel juryleden, officials en vrijwilligers nodig zijn. Open vervolgens de inschrijving en regel tegelijk terrein, parkeren, stroom, toiletten en catering. In de laatste week draait alles om bevestigingen, startdocumenten, materiaalcontrole en een terrein dat ook bij wisselvallig weer bruikbaar blijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Wedstrijdreglement vastleggen
3 personen
5
Jury en officials reserveren
2 personen
6
Parcours en proeven bepalen
3 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier openen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemersbevestiging versturen
14
Startlijst publiceren
15
Parkeerplaatsen reserveren
16
Stroomvoorziening reserveren
17
Toiletten reserveren
18
Catering bestellen
2 personen
19
Prijzen en linten bestellen
20
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Startdocumenten afdrukken
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Koelproducten opslaan
2 personen
25
Terrein maaien en controleren
2 personen
26
Wedstrijdterrein afzetten
3 personen
27
Parkeerterrein markeren
3 personen
28
Wedstrijdbaan uitzetten
4 personen
29
Kegels en hindernissen plaatsen
4 personen
30
Jurytafel inrichten
2 personen
31
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
32
Cateringruimte opbouwen
3 personen
33
Publiekstafels opstellen
3 personen
34
Stoelen en afvalbakken plaatsen
3 personen
35
Versiering ophangen
2 personen
36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
37
Paardenwelzijnspost inrichten
2 personen
38
Catering voorbereiden
3 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
3 personen
41
Paarden en aanspanningen controleren
2 personen
42
Startnummers uitdelen
2 personen
43
Publiek ontvangen
3 personen
44
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
45
Dressuurproef begeleiden
5 personen
46
Pauzeprogramma aankondigen
47
Kegeltjesparcours begeleiden
5 personen
48
Hindernissenronde begeleiden
6 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes en maaltijden serveren
3 personen
51
Toiletten controleren
52
Terrein en publiek bewaken
2 personen
53
Paarden drinkwater aanvullen
2 personen
54
Tussenstanden verwerken
2 personen
55
Uitslag controleren
3 personen
56
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
57
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

58
Wedstrijdterrein afbreken
5 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Terrein schoonmaken
4 personen
63
Geleende materialen verzamelen
2 personen
64
Materialen retourneren
2 personen
65
Uitslagen en bedankbericht versturen
66
Facturen en bonnetjes verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Barkrukkenaantal 6
Marktkramenaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Sportmateriaal

Dressuurlettersaantal 12
Wedstrijdkegelsaantal 24
Kegelballetjesaantal 24
Hindernisstaandersaantal 12
Hindernisbalkenaantal 18
Parcourslintaantal 6
Meetlintenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Startnummersaantal 40
Scorebordenaantal 4
Scorekaartenaantal 100
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Portofoonsaantal 8
Zaklampenaantal 6
Waterbakken paardenaantal 12
Hooinettenaantal 12
Mestvorkenaantal 4
Kruiwagensaantal 2
Pionnen parkeerterreinaantal 30
Touwafzettingaantal 200
Hekwerkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Prijzenbekersaantal 6
Lintenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalknijpersaantal 3
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de wedstrijdvergunning en controleer de verzekering voordat je inschrijvingen opent. Zonder duidelijkheid over deze twee punten kun je deelnemers geen betrouwbare informatie geven.
Bepaal het parcours en de proeven vóór je de startlijst maakt. Reserveer daarna jury en officials; hun beschikbaarheid bepaalt vaak de definitieve dagindeling.
Plan de inschrijving in twee momenten: eerst aanmelden en dieetwensen verzamelen, daarna deelnemers bevestigen en de startlijst publiceren. Verstuur de deelnemersbevestiging uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd.
Controleer terrein en voorzieningen niet pas op de wedstrijddag. MaaI het terrein vooraf, reserveer parkeerplaatsen, stroom en toiletten en controleer in de laatste 48 uur opnieuw de weersverwachting.
Maak een aparte materiaalcontrole voor de jury en voor het parcours. Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, portofoons en stopwatches; leg scorekaarten, startnummers, pennen en klemborden per post klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een menwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en verzekering. Reserveer jury, officials, catering en voorzieningen uiterlijk 8 weken voor de wedstrijd.
Wanneer moet je de startlijst van een menwedstrijd publiceren?: Publiceer de startlijst nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd en de deelnemersbevestiging is verstuurd. Streef naar publicatie 3 tot 7 dagen vóór de wedstrijd, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een menwedstrijd?: Reken naast jury en officials op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke post, zoals ontvangst, parkeren, catering, parcours en materiaal. Voeg 2 tot 4 reservevrijwilligers toe voor pauzes, uitval en onverwachte taken.
Wanneer controleer je het terrein en de wedstrijdmaterialen?: Doe een eerste materiaalcontrole ongeveer 2 weken vooraf en controleer het terrein in dezelfde periode. Herhaal de terrein- en weerscontrole 24 tot 48 uur voor de start en leg startdocumenten en scorekaarten de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.