Organiser un concours d'attelage, étape par étape

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis sécurisez les autorisations, l’assurance et les officiels avant d’ouvrir les inscriptions. Le parcours et le règlement doivent être définis assez tôt pour que les participants sachent exactement à quoi s’attendre. Ensuite, coordonnez les bénévoles, le stationnement, l’électricité, les toilettes et l’accueil des chevaux. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les engagements, préparer les documents et vérifier le terrain.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander une autorisation de compétition
3
Vérifier l’assurance
4
Définir le règlement du concours
3 personnes
5
Réserver le jury et les officiels
2 personnes
6
Définir le parcours et les épreuves
3 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer la confirmation aux participants
14
Publier la liste de départ
15
Réserver des places de parking
16
Réserver l’alimentation électrique
17
Réserver les toilettes
18
Commander le catering
2 personnes
19
Commander les prix et les rubans
20
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Imprimer les documents de départ
23
Faire les courses
2 personnes
24
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
25
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
26
Balisage du terrain de compétition
3 personnes
27
Baliser le parking
3 personnes
28
Tracer le parcours de la compétition
4 personnes
29
Installer les cônes et les obstacles
4 personnes
30
Installer la table du jury
2 personnes
31
Installer la table d’inscription
2 personnes
32
Monter l’espace traiteur
3 personnes
33
Installer les tables pour le public
3 personnes
34
Installer les chaises et les poubelles
3 personnes
35
Suspendre la décoration
2 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Aménager le poste de bien-être des chevaux
2 personnes
38
Préparer le service traiteur
3 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

40
Accueillir les participants
3 personnes
41
Vérifier les chevaux et les attelages
2 personnes
42
Distribuer les dossards
2 personnes
43
Accueillir le public
3 personnes
44
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
45
Encadrer l’épreuve de dressage
5 personnes
46
Annoncer le programme de la pause
47
Encadrer le parcours de cônes
5 personnes
48
Encadrer le parcours d’obstacles
6 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir les collations et les repas
3 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Surveiller le site et le public
2 personnes
53
Remplir l’eau de boisson des chevaux
2 personnes
54
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
55
Vérifier les résultats
3 personnes
56
Assurer la remise des prix
3 personnes
57
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

58
Démanteler l'aire de compétition
5 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
64
Retourner les matériels
2 personnes
65
Envoyer les résultats et un message de remerciement
66
Traiter les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Tabourets de barqté 6
Stands de marchéqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Matériel de sport

Lettres de dressageqté 12
Cônes de compétitionqté 24
Boules de bowlingqté 24
Barrières d’obstaclesqté 12
Barres d’obstaclesqté 18
Ruban de parcoursqté 6
Mètres rubansqté 2
Chronomètresqté 4
Numéros de départqté 40
Panneaux de scoreqté 4
Fiches de scoreqté 100
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Abreuvoirs pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 12
Fourches à fumierqté 4
Brouettesqté 2
Cônes du parkingqté 30
Barrières à cordeqté 200
Barrièresqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Drapeaux de matchqté 12
Nappesqté 12
Coupes de prixqté 6
Rubansqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 3
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-papier toiletteqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs de rangementqté 12
Thermosqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement, les épreuves et le parcours avant l’envoi des invitations : les concurrents doivent connaître les conditions d’inscription et les horaires prévus dès l’ouverture du formulaire.
Réservez le jury et les officiels plusieurs semaines à l’avance, puis prévoyez une personne pour centraliser les fiches de score, les chronomètres, les numéros de départ et les panneaux de score.
Ne limitez pas la logistique aux spectateurs : réservez des places de parking adaptées, installez les abreuvoirs et les filets à foin, et vérifiez l’accès des véhicules avec remorque.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirmez-les avant de commander le catering. Les produits réfrigérés doivent être stockés au froid dès leur réception, pas le matin de l’épreuve.
La veille, tondez et inspectez le terrain, testez la sonorisation, les microphones, les talkies-walkies et les rallonges, puis imprimez les documents de départ. Une vérification météo à 48 heures permet encore d’ajuster les tentes et le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d'attelage ?: Prévoyez au moins 3 à 6 mois. Les autorisations, l’assurance, les officiels et les réservations techniques doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours d'attelage ?: Ouvrez-les une fois le règlement, les épreuves et le parcours définis, idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Fermez-les assez tôt pour traiter les demandes alimentaires et publier la liste de départ.
Que faut-il vérifier la veille d'un concours d'attelage ?: Contrôlez le terrain, le balisage, les obstacles, les places de parking et les installations électriques. Testez aussi la sonorisation et les talkies-walkies, puis préparez les documents et les numéros de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour un concours d'attelage ?: Prévoyez au minimum 1 responsable général, 2 personnes pour les inscriptions et le secrétariat, et 1 bénévole par poste du parcours ou de l’accueil. Ajoutez une petite équipe volante pour les pauses et les imprévus.

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