Mannschaftswettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Mannschaftswettbewerb entscheidet nicht nur der Parcours über den Ablauf. Genehmigungen, Reglement, Jury, Meldungen und die Versorgung vor Ort müssen ineinandergreifen. Beginne deshalb mehrere Monate vorher mit Datum, Gelände und Wettbewerbsregeln, bevor du Einladungen verschickst. In der letzten Woche geht es vor allem um Startunterlagen, Materialkontrolle, Wetter, Strom, Toiletten und die Verpflegung für Teilnehmer, Helfer und Offizielle.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Wettkampfgenehmigung beantragen
- 3
Versicherung prüfen
- 4
Wettbewerbsreglement festlegen
3 Personen
- 5
Jury und Offizielle reservieren
2 Personen
- 6
Parcours und Prüfungen festlegen
3 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Sponsoren ansprechen
2 Personen
- 10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Teilnehmerbestätigung versenden
- 14
Startliste veröffentlichen
- 15
Parkplätze reservieren
- 16
Stromversorgung reservieren
- 17
Toiletten reservieren
- 18
Catering bestellen
2 Personen
- 19
Preise und Bänder bestellen
- 20
Materialbestand überprüfen
2 Personen
- 21
Wettervorhersage prüfen
- 22
Startunterlagen drucken
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
- 25
Gelände mähen und kontrollieren
2 Personen
- 26
Spielfeld absperren
3 Personen
- 27
Parkplatz markieren
3 Personen
- 28
Wettkampfstrecke abstecken
4 Personen
- 29
Kegel und Hindernisse aufstellen
4 Personen
- 30
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 31
Anmeldetisch aufbauen
2 Personen
- 32
Cateringbereich aufbauen
3 Personen
- 33
Publikumstische aufstellen
3 Personen
- 34
Stühle und Mülleimer aufstellen
3 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 36
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 37
Pferdewohlstation einrichten
2 Personen
- 38
Catering vorbereiten
3 Personen
- 39
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 40
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 41
Pferde und Gespanne kontrollieren
2 Personen
- 42
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 43
Publikum empfangen
3 Personen
- 44
Eröffnungsbriefing durchführen
2 Personen
- 45
Dressurprüfung begleiten
5 Personen
- 46
Pausenprogramm ankündigen
- 47
Kegelparcours betreuen
5 Personen
- 48
Hindernisparcours begleiten
6 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Snacks und Mahlzeiten servieren
3 Personen
- 51
Toiletten kontrollieren
- 52
Gelände und Publikum bewachen
2 Personen
- 53
Trinkwasser für Pferde auffüllen
2 Personen
- 54
Zwischenstände erfassen
2 Personen
- 55
Ergebnis prüfen
3 Personen
- 56
Preisverleihung durchführen
3 Personen
- 57
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Wettkampfgelände abbauen
5 Personen
- 59
Catering aufräumen
3 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Gelände reinigen
4 Personen
- 63
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
- 64
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 65
Ergebnisse und Dankesnachricht versenden
- 66
Rechnungen und Quittungen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- Jurytisch
- BarhockerAnz. 6
- MarktständeAnz. 2
Ausstattung
- Beschallungsanlage
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Sportmaterial
- DressurbuchstabenAnz. 12
- WettkampfkegelAnz. 24
- KegelbällchenAnz. 24
- HindernisständerAnz. 12
- HindernisstangenAnz. 18
- StreckenbandAnz. 6
- MessbänderAnz. 2
- StoppuhrenAnz. 4
- StartnummernAnz. 40
- AnzeigetafelnAnz. 4
- WertungsbögenAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 8
- StifteAnz. 30
- FunkgeräteAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 6
- Wassertröge für PferdeAnz. 12
- HeunetzeAnz. 12
- MistgabelnAnz. 4
- SchubkarrenAnz. 2
- Pylonen für den ParkplatzAnz. 30
- SeilabsperrungAnz. 200
- AbsperrungenAnz. 20
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- Spiel旗genAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- PokalpreiseAnz. 6
- BänderAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- BaustrahlerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- AbfallzangenAnz. 3
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 6
- SchwämmeAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
- ToilettenpapierhalterAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Datum und Ort fest und beantrage die Wettkampfgenehmigung frühzeitig. Prüfe außerdem die Versicherung, bevor du Einladungen verschickst oder Sponsoren verbindlich ansprichst.
- Fixiere das Wettbewerbsreglement, die Prüfungen und den Parcours, bevor das Anmeldeformular online geht. So können Mannschaften mit denselben Informationen planen und du musst später weniger Änderungen kommunizieren.
- Plane Jury, Offizielle und Helfer getrennt. Reserviere die Jury früh und teile für Aufbau, Anmeldung, Parcours, Technik und Abbau jeweils konkrete Schichten mit mindestens zwei Personen ein.
- Schließe die Meldeliste nicht erst am Veranstaltungstag. Erfasse Ernährungswünsche, verschicke Teilnehmerbestätigungen und veröffentliche die Startliste einige Tage vorher; drucke Startnummern und Wertungsbögen zusätzlich als Reserve aus.
- Kontrolliere in der letzten Woche Gelände, Material und Infrastruktur in einem Durchgang. Achte besonders auf Strom und Verlängerungskabel, Beschallung, Funkgeräte, Kühlung, Toiletten, Parkplätze sowie Wassertröge und Heunetze für Pferde.
Häufige Fragen
- Wie viele Monate vorher sollte man einen Mannschaftswettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort, Genehmigung und Reglement. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens acht bis zwölf Wochen vor dem Wettbewerb starten.
- Wann muss die Startliste für einen Mannschaftswettbewerb veröffentlicht werden?
- Veröffentliche die Startliste etwa drei bis sieben Tage vor dem Termin. So bleiben noch einige Tage für Korrekturen, Nachmeldungen und Rückfragen der Mannschaften.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Mannschaftswettbewerb?
- Plane mindestens zwei Personen für Anmeldung und Startunterlagen, zwei für Parcours und Material, zwei für Technik und Einweisung sowie zusätzliche Helfer für Verpflegung und Abbau ein. Bei mehreren Prüfungen oder parallelen Bereichen brauchst du pro Bereich eine eigene Besetzung.
- Was muss man eine Woche vor dem Mannschaftswettbewerb prüfen?
- Prüfe sieben Tage vorher Wetter, Gelände, Strom, Toiletten, Parkplätze, Catering und den Bestand an Sportmaterial. Drucke Startunterlagen, Wertungsbögen und Beschilderung spätestens am Vortag und lagere Kühlprodukte erst dann ein.
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