Zo organiseer je een meet-and-greet

Begin met de ruimte, het tijdslot en de maximale bezoekerscapaciteit. Daarna regel je de uitnodigingen en een aanmeldformulier, zodat je dieetwensen en aantallen op tijd kent. Werk vervolgens toe naar een definitieve gastenlijst, cateringbestelling en duidelijke route op locatie. Op de dag zelf bepalen een ingerichte registratietafel, naambadges, een aparte wachtrij en geteste camera- en lichtapparatuur of de ontvangst soepel verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte en tijdslot vastleggen
2
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
8
Bezoekersbevestiging versturen
2 personen
9
Definitieve gastenlijst maken
10
Toegankelijkheid controleren
2 personen
11
Cateringbestelling bevestigen
12
Naambadges voorbereiden
2 personen
13
Handtekeningenmateriaal voorbereiden
2 personen
14
Route- en tafelbordjes maken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Materialen naar locatie brengen
3 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen opstellen
3 personen
21
Wachtrij afzetten
2 personen
22
Fotowand opstellen
2 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Licht en camera testen
2 personen
25
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
26
Dieetopties apart labelen

Event

27
Registratie bemannen
3 personen
28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Naamstickers uitdelen
2 personen
30
Meet-and-greet begeleiden
4 personen
31
Foto's maken
2 personen
32
Handtekeningenmateriaal aanvullen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes aanvullen
2 personen
35
Toiletten controleren
36
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
37
Bezoekers rustig laten uitstromen
3 personen

Nazorg

38
Materialen demonteren
3 personen
39
Servies en glazen afwassen
2 personen
40
Tafels en stoelen schoonmaken
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Afval wegbrengen
2 personen
43
Gevonden voorwerpen registreren
44
Voorraad tellen en opbergen
2 personen
45
Huurmaterialen retourneren
2 personen
46
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 100
Wachtrijpaaltjesaantal 12
Tafelkleedaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Fotocameraaantal 2
Camerastatievenaantal 2
Ringlampenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Fotowand
Decoratieve bannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4

Kantoorbenodigdheden

Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 12
Inschrijfmappenaantal 3
Printpapier
Plakbandaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen niet pas op de dag zelf: stuur de bezoekersbevestiging zodra de definitieve gastenlijst klaar is en gebruik die lijst voor catering en naambadges.
Plan registratie vóór het ontmoetingsmoment. Zet de tafel met inschrijfmappen, pennen en naamkaartjes bij de ingang en houd de wachtrij met paaltjes buiten de looproute.
Test licht en camera vóór bezoekers arriveren. Controleer camera, statief, ringlamp, verlengkabels en stekkerdozen samen; een losse kabel of lege accu valt anders pas bij de fotowand op.
Koel dranken op tijd en zet koffie, water, glazen, kopjes, borden en bestek klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Reken de catering pas definitief nadat dieetwensen zijn verwerkt.
Loop de locatie één keer als bezoeker: controleer route- en tafelbordjes, toegankelijkheid, stoelen, afvalbakken en de afstand tussen registratie, wachtrij en fotowand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een meet-and-greet organiseren?: Leg ruimte en tijdslot bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra capaciteit en locatie bekend zijn, zodat je meerdere weken hebt om aanmeldingen, dieetwensen en catering te verwerken.
Hoe bepaal je de capaciteit van een meet-and-greet?: Begin met het aantal bezoekers dat je per uur kunt registreren en begeleiden. Houd daarnaast ruimte vrij voor tafels, stoelen, wachtrijpaaltjes, de fotowand en een toegankelijke looproute; stel de definitieve capaciteit uiterlijk vóór het versturen van de uitnodigingen vast.
Wanneer moet ik de catering voor een meet-and-greet bestellen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bevestig de bestelling nadat de gastenlijst is gesloten. Doe dat bij voorkeur 5 tot 7 dagen vóór het evenement, zodat aantallen en aangepaste porties nog kunnen worden gecorrigeerd.
Wanneer richt je de registratietafel en fotowand in?: Breng alle materialen vooraf naar de locatie en richt beide onderdelen vóór de ontvangst in. Test licht en camera minstens 30 minuten vóór de eerste bezoekers arriveren, inclusief verlengkabels en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.