Zo organiseer je een medische lezing

Begin met de locatie, de spreker en het programma; die drie bepalen de rest van je voorbereiding. Leg daarna vast hoe deelnemers zich aanmelden en wanneer je dieetwensen verzamelt. Plan techniek en zaalopstelling niet op het laatste moment: een presentatie, microfoon en projector moeten vóór binnenkomst getest zijn. Op de dag zelf werk je van registratie en bewegwijzering naar ontvangst, lezing en catering. Met een deelnemerslijst en naamkaartjes houd je de ontvangst overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Spreker vastleggen
3
Programma samenstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering versturen
8
Deelnemerslijst afdrukken
9
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
10
Presentatie ontvangen
11
Techniek testen
2 personen
12
Catering inkopen
2 personen
13
Dranken koelen
14
Hapjes voorbereiden
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Zaal controleren
2 personen
18
Stoelen opstellen
3 personen
19
Tafels opstellen
2 personen
20
Presentatieruimte inrichten
2 personen
21
Projector aansluiten
2 personen
22
Microfoon testen
2 personen
23
Verlichting instellen
24
Registratietafel klaarzetten
2 personen
25
Bewegwijzering ophangen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Buffet klaarzetten
3 personen
28
Spreker ontvangen
29
Bezoekers registreren
3 personen
30
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
31
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
32
Lezing introduceren
33
Lezing begeleiden
2 personen
34
Vragenronde begeleiden
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Spreker bedanken
38
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Servies verzamelen
2 personen
40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Afval sorteren
2 personen
42
Zaal opruimen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Zaal schoonmaken
2 personen
45
Materialen inpakken
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
47
Presentatiebestanden archiveren
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Spreektafel

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoon
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Laserpointer
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheptangenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Bewegwijzeringsbordenaantal 6
Pijlbordhoudersaantal 6
Notitieblokkenaantal 60
Balpennenaantal 60
Klembordenaantal 4

Schoonmaak

Handdesinfectieaantal 4
Microvezeldoekenaantal 8
Bezem
Vuilnisgrijper

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de presentatie uiterlijk enkele dagen vooraf vast en open die op de laptop waarmee je presenteert. Test daarna de beamer, het projectiescherm, de microfoon, luidspreker, verlengkabels en stekkerdozen in de echte zaal.
Plan de registratie vóór de start van de lezing. Zet de registratietafel, deelnemerslijst en naamkaartjes klaar en hang bewegwijzeringsborden op bij elke afslag naar de zaal.
Maak de zaalindeling afhankelijk van het programma: zet stoelen gericht op het scherm, houd een vrije presentatieruimte en plaats de spreektafel zo dat de spreker niet voor het beeld staat.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en geef ze door voordat je catering inkoopt. Zet koffie, water en hapjes pas klaar nadat je de aantallen hebt gecontroleerd.
Open de locatie ruim vóór de ontvangst en loop de zaal één keer volledig na. Controleer verlichting, stoelen, tafels, presentatieruimte en techniek voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een medische lezing organiseren?: Leg de locatie en spreker bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de aanmeldroute bekend zijn, zodat je tijd houdt voor herinneringen en catering.
Wanneer moet ik de presentatie van de spreker ontvangen?: Vraag de presentatie uiterlijk 2 werkdagen vóór de lezing op. Test het bestand vervolgens op de presentatie-laptop en controleer of video, lettertypes en afbeeldingen goed worden weergegeven.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de opbouw van een medische lezing?: Reken op minimaal 90 minuten voor het klaarzetten van stoelen, tafels, registratie, bewegwijzering en catering. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor het aansluiten en testen van projector, microfoon en luidspreker.
Wanneer moet ik dieetwensen en catering regelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de aantallen 3 tot 5 werkdagen vóór de lezing af. Koop of bestel daarna de catering op basis van de definitieve deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.