Zo organiseer je een marketingworkshop

Begin met het doel, de doelgroep en de trainer. Leg daarna het programma en de locatie vast, zodat je weet hoeveel deelnemers, werkplekken en materialen nodig zijn. Regel aanmeldingen en dieetwensen ruim vooraf en gebruik de laatste week voor bevestigingen, presentatiecontrole en boodschappen. Op de dag zelf draait het vooral om een goed ingerichte ruimte, geteste techniek en een ontvangst waarbij deelnemers snel hun naamkaartje en werkmateriaal krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Trainer bevestigen
3
Programma vastleggen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemers bevestigen
9
Catering afstemmen
10
Presentatie controleren
11
Werkbladen voorbereiden
2 personen
12
Praktijkopdrachten klaarzetten
2 personen
13
Naamkaartjes maken
14
Deelnemerslijst printen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Techniek testen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen

Event

18
Ruimte openen
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
2 personen
21
Presentatie klaarzetten
2 personen
22
Werkmateriaal uitdelen
2 personen
23
Koffiepunt inrichten
2 personen
24
Ontvangst bemannen
2 personen
25
Naamkaartjes uitdelen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Workshop begeleiden
2 personen
28
Pauzehapjes serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
31
Diner serveren
3 personen
32
Avondprogramma begeleiden
2 personen
33
Feedbackformulieren uitdelen
34
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

35
Afval verzamelen
2 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Ruimte schoonmaken
3 personen
38
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
39
Techniek inpakken
2 personen
40
Materialen retourneren
41
Deelnemers bedanken
42
Feedback verzamelen
43
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Registratietafel
Buffettafelaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Workshopmateriaal

Werkmappenaantal 45
Notitieblokkenaantal 45
Balpennenaantal 50
Stiftenaantal 12
Post-itsaantal 20
Flip-overblokkenaantal 4
Plakbandaantal 4
Naamkaartjesaantal 50
Feedbackformulierenaantal 50

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Pijlenbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de workshop terug vanaf de starttijd. Reserveer de locatie en bevestig de trainer eerst; leg daarna het programma vast, inclusief pauzes en tijd voor praktijkopdrachten.
Sluit de inschrijving niet pas op de dag zelf. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf op, verwerk de aanmeldingen en stuur bevestigingen met aanvangstijd, route en praktische informatie.
Test de presentatie met de eigen laptop, beamer, het projectiescherm en de HDMI-kabel uiterlijk 1 werkdag vooraf. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen; een ontbrekende adapter valt vaak pas bij het aansluiten op.
Maak voor iedere deelnemer een werkmap, notitieblok, balpen, stiften en post-its klaar. Leg werkbladen, praktijkopdrachten en feedbackformulieren per plek neer, zodat de start niet wordt opgehouden door uitdelen.
Richt de ruimte minimaal 60 minuten voor ontvangst in. Zet registratie- en buffettafel klaar, plaats naamkaartjes, richt het koffiepunt in en hang pijlenborden op; wijs één persoon aan voor ontvangst en één voor techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een marketingworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, trainer en het programma. Open de inschrijving uiterlijk 4 weken voor de workshop, zodat je deelnemers en catering tijdig kunt bevestigen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een marketingworkshop klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor het opstellen van tafels en stoelen, het klaarzetten van presentatie en werkmateriaal en het inrichten van de ontvangst. Test de techniek al 1 werkdag eerder, zodat je op locatie alleen nog aansluit en controleert.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een marketingworkshop opvragen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef de cateraar uiterlijk 7 dagen vooraf het definitieve overzicht. Bevestig het aantal deelnemers en eventuele wijzigingen daarna nog één keer.
Wat heb je nodig voor een marketingworkshop met 20 deelnemers?: Reken op 20 zitplaatsen, 20 werkmappen, notitieblokken, balpennen, naamkaartjes en feedbackformulieren. Voor de presentatie heb je minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren en stekkerdozen nodig; houd daarnaast enkele extra pennen en stiften achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.