Zo organiseer je een marathon

Begin niet met de inschrijving, maar met het parcours en de haalbaarheid van de start- en finishlocatie. Daarna regel je vergunningen, verkeersmaatregelen, toiletten en medische ondersteuning voordat je deelnemers aantrekt. Met een vast draaiboek werk je vervolgens de waterposten, vrijwilligers, tijdregistratie en startpakketten uit. De laatste week draait vooral om controleren: aantallen, routeborden, chips, weersverwachting en communicatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningen aanvragen
2 personen
2
Parcours vastleggen
3 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Verkeersmaatregelen reserveren
2 personen
5
Toiletvoorzieningen reserveren
6
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
3 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Startnummers bestellen
12
Medaillebestelling plaatsen
13
Parcoursvergunning controleren
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Waterposten bepalen
2 personen
16
EHBO-posten bepalen
2 personen
17
Routekaarten afdrukken
2 personen
18
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
19
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
20
Startnummers en chips controleren
3 personen
21
Medische gegevens controleren
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappen doen
4 personen
24
Startpakketten samenstellen
6 personen
25
Routeborden sorteren
3 personen
26
Waterposten bevoorraden
6 personen
27
Dranken koud zetten
3 personen
28
Tafels opstellen
5 personen
29
Tenten opbouwen
6 personen
30
Startboog plaatsen
4 personen
31
Finishboog plaatsen
4 personen
32
Parcours uitzetten
8 personen
33
Verkeershekken plaatsen
8 personen
34
Kilometerborden plaatsen
5 personen
35
Inschrijfbalies inrichten
4 personen
36
Startpakketten klaarleggen
4 personen
37
Tijdregistratie testen
3 personen
38
Omroepinstallatie testen
2 personen
39
EHBO-materialen klaarzetten
3 personen
40
Vrijwilligers aanmelden
3 personen
41
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

42
Deelnemers registreren
8 personen
43
Startvakken vullen
6 personen
44
Startbriefing geven
2 personen
45
Marathon starten
5 personen
46
Verkeersposten bemannen
12 personen
47
Waterposten bedienen
18 personen
48
Dranken bijvullen
6 personen
49
Fruit en snacks uitdelen
8 personen
50
Tijdregistratie bewaken
3 personen
51
Finishers ontvangen
8 personen
52
Medaille uitreiken
6 personen
53
Finishverzorging uitvoeren
6 personen
54
EHBO-posten bemannen
8 personen
55
Omroepberichten verzorgen
2 personen
56
Vermiste spullen registreren
2 personen
57
Parcours vrijgeven
3 personen
58
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
59
Uitslagen publiceren
2 personen
60
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

61
Afval verzamelen
8 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
63
Tenten afbreken
6 personen
64
Parcoursmaterialen verwijderen
8 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Locatie schoonmaken
6 personen
67
Uitslagen en certificaten versturen
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
3 personen
69
Verkeershekken retourneren
3 personen
70
Gevonden voorwerpen afhandelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 40
Inschrijftafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 24

Sportmateriaal

Startboog
Finishboog
Verkeershekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 120
Kilometerbordenaantal 43
Richtingpijlenaantal 60
Startvakbordenaantal 6
Drinkbekersrekkenaantal 18
Tijdregistratiemattenaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Startnummerriemenaantal 30

Apparatuur

Portofoonsaantal 20
Megafoonsaantal 6
Laptopaantal 2
Printeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 10
Luidsprekersaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 12
Drankdispensersaantal 12
Isolatiekannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 1800
Bordenaantal 600
Besteksetsaantal 600
Opscheplepelsaantal 24
Snijplankenaantal 8

Keuken

Waterkannenaantal 24
Dienbladenaantal 12
Koelelementenaantal 48

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 8
Reddingsdekensaantal 100
Wegwerphandschoenenaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 50
Zaklampenaantal 12

Decoratie

Routebannersaantal 12
Finishbanner
Vlaggenaantal 30
Prijzentafelkleedaantal 4

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 4
Emmersaantal 8
Afvalgrijpersaantal 8
Bezemsetsaantal 6

Tips

Leg het parcours eerst definitief vast en controleer daarna of de vergunning, verkeershekken, verkeerskegels, kilometerborden en richtingpijlen bij die route passen. Houd wijzigingen uiterlijk enkele weken voor de start bij, zodat deelnemersinformatie en routekaarten niet achterlopen.
Reserveer start- en finishlocatie, toiletten en verkeersmaatregelen voordat je de inschrijving opent. Plan per waterpost een vaste bezetting en controleer uiterlijk 7 dagen vooraf of drinkbekersrekken, drankdispensers en koelboxen op de juiste plek komen.
Maak één vrijwilligersindeling met posten, tijden en telefoonnummers. Stuur de instructies minimaal 5 dagen voor de marathon en geef posten met portofoons of megafoons een korte briefing op locatie.
Controleer startnummers, chips en medische gegevens niet pas bij de start. Doe een eerste controle bij binnenkomst van de materialen en een tweede controle bij het samenstellen van de startpakketten, zodat ontbrekende nummers nog besteld of vervangen kunnen worden.
Plan de opbouw achteruit vanaf de starttijd. Sorteer routeborden vooraf, test tijdregistratiematten en stopwatches, laad portofoons en powerbanks op en controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 12 uur voor de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een marathon organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met het parcours, de start- en finishlocatie en vergunningen. Open de inschrijving pas wanneer verkeersmaatregelen, toiletten en de belangrijkste veiligheidsvoorzieningen haalbaar zijn.
Welke vergunningen heb je nodig voor een marathon?: Dat hangt af van de route en de betrokken wegen, maar regel in elk geval de parcoursvergunning en toestemming voor verkeersmaatregelen. Dien aanvragen enkele maanden vooraf in en controleer de status uiterlijk 6 weken voor de marathon.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een marathon?: Maak eerst een indeling per waterpost, EHBO-post, start, finish, inschrijving en routebegeleiding. Reken daarnaast op ongeveer 10 tot 15 procent reserve, zodat uitval op de wedstrijddag niet direct een post onbemand maakt.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een marathon?: Stuur de praktische informatie ongeveer 2 tot 3 weken voor de start, met route, startvak, tijden, bereikbaarheid en materiaalregels. Verstuur 48 uur vooraf alleen nog wijzigingen, zoals weerswaarschuwingen of aangepaste verkeersinformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.