Zo organiseer je een luchthavenloop

Begin minstens enkele maanden vooraf met de datum, route en afspraken met de luchthaven. Pas daarna werk je vergunningen, verzekering, verkeersmaatregelen en het veiligheidsplan uit. Zodra de praktische randvoorwaarden vaststaan, open je de inschrijving en deel je vrijwilligers in. In de laatste week draait alles om routecommunicatie, startnummers, materiaalcontrole en een korte briefing voor iedereen die op de wedstrijddag helpt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Luchthavenafspraken bevestigen
2 personen
4
Verzekering controleren
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Verkeersplan uitwerken
2 personen
7
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
8
Parcours nameten
3 personen
9
Waterposten bepalen
2 personen
10
Nooduitgangen controleren
2 personen
11
EHBO-aanwezigheid vastleggen
12
Tijdregistratie reserveren
13
Startnummers ontwerpen
2 personen
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Inschrijfformulier openen
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Briefing voorbereiden
20
Routecommunicatie versturen
21
Medewerkershesjes bestellen
22
Medische contactlijst maken
23
Weersverwachting controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Startnummers sorteren
3 personen
26
Water en dranken koelen
2 personen
27
Routeborden klaarleggen
2 personen
28
Materialen laden
4 personen

Event

29
Locatie openen
3 personen
30
Start- en finishgebied afzetten
5 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
34
Tijdregistratie installeren
2 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Parcours uitzetten
8 personen
37
Verkeersposten bemannen
8 personen
38
Waterposten opbouwen
4 personen
39
EHBO-materialen klaarzetten
2 personen
40
Deelnemers registreren
5 personen
41
Startnummers uitdelen
4 personen
42
Bagage innemen
3 personen
43
Deelnemers briefen
2 personen
44
Startvak vullen
4 personen
45
Startschot geven
2 personen
46
Verkeersposten actief houden
8 personen
47
Tussentijds water uitdelen
6 personen
48
Finish registreren
3 personen
49
Finishwater uitdelen
4 personen
50
Medaljes uitreiken
3 personen
51
Fruit en snacks serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Muziek en omroepen verzorgen
2 personen
54
Uitslagen controleren
2 personen
55
Prijzen uitreiken
3 personen
56
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen
57
Bagage teruggeven
3 personen
58
Inschrijfbalie sluiten
2 personen
59
Parcours vrijgeven
6 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
5 personen
61
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
62
Routeborden verwijderen
6 personen
63
Verkeersmaterialen opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
5 personen
66
Materialen terugladen
4 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Uitslagen publiceren
69
Deelnemers informeren
70
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijvingstafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 550
Startnummerbandenaantal 550
Finishmedaillesaantal 550
Pionnenaantal 80
Afzetlintaantal 20
Routepijlenaantal 40
Kilometerbordenaantal 10
Startlijnmat
Finishboog
Drinkbekersaantal 1500
Bagagelabelsaantal 550
Polsbandjesaantal 600

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Mobiele portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 6
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Handmicrofoonaantal 2
Speakersaantal 2
Megafonenaantal 3
Koelboxenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 300
Vorkenaantal 300
Messenaantal 300
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Openersaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenaantal 20
Startfinishdoekenaantal 2
Balloonslingersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handschoenenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst definitief vast en meet het parcours na voordat je startnummers of routepijlen laat maken. Controleer daarna per deel waar pionnen, afzetlint en kilometerborden nodig zijn.
Regel vergunningen, luchthavenafspraken, verzekering en het verkeersplan niet in dezelfde week. Houd minimaal 6 tot 8 weken tussen de aanvraag en de loop, omdat aanpassingen aan route of toegangsregels tijd kosten.
Plan waterposten op vaste punten en bepaal vooraf hoeveel bekers, koelboxen en vrijwilligers elke post nodig heeft. Voorzie per post ook een bereikbaar contact via portofoon of mobiele telefoon.
Maak de deelnemerscommunicatie uiterlijk 7 dagen voor de start definitief. Vermeld daarin de start- en finishlocatie, route, aanmeldprocedure, bagage-inlevering, bereikbaarheid en wat deelnemers bij slecht weer moeten weten.
Sorteer de startnummers vóór de wedstrijddag per nummerreeks en leg laptop, tablets, printer, tijdregistratiesysteem en powerbanks samen klaar. Test de tijdregistratie en geluidsapparatuur minstens 2 uur vóór de eerste start, niet pas tijdens de briefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een luchthavenloop organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Leg in de eerste maand datum, route en luchthavenafspraken vast en reserveer daarna tijd voor vergunningen, verzekering en veiligheidsmaatregelen.
Welke vergunningen heb je nodig voor een luchthavenloop?: Dat hangt af van de luchthaven, route en openbare wegen. Neem uiterlijk 8 weken voor de loop contact op met de bevoegde gemeente en luchthavenbeheerder en vraag welke vergunningen, verkeersmaatregelen en veiligheidsdocumenten vereist zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een luchthavenloop?: Maak per waterpost, kruising, inschrijving, bagagepunt en finish minimaal één verantwoordelijke en plan daarnaast een kleine reserveploeg. Tel alle posten op en voeg ongeveer 10% extra vrijwilligers toe voor uitval op de dag zelf.
Wanneer verstuur je de route-informatie naar deelnemers?: Stuur de definitieve routecommunicatie 5 tot 7 dagen voor de luchthavenloop. Verstuur op de ochtend zelf alleen wijzigingen, zoals een aangepaste toegang, weersmaatregel of verplaatste waterpost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.