Comment organiser une course aéroportuaire sans rien laisser au hasard

Une course aéroportuaire se prépare d’abord comme une opération de circulation et de sécurité, puis comme une course. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, obtenez les autorisations et confirmez les conditions d’accès avec l’aéroport. Ensuite, verrouillez les secours, les points d’eau, le départ, l’arrivée et le chronométrage avant d’ouvrir les inscriptions. Les oublis les plus fréquents concernent les accès de service, les bagages, les moyens de communication et le briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Confirmer les arrangements aéroport
2 personnes
4
Vérifier l’assurance
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
7
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
8
Revérifier le parcours
3 personnes
9
Définir les points d'eau
2 personnes
10
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
11
Confirmer la présence des premiers secours
12
Réserver le chronométrage
13
Concevoir les dossards
2 personnes
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Ouvrir le formulaire d’inscription
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Préparer le briefing
20
Envoyer les informations sur l'itinéraire
21
Commander des gilets de personnel
22
Établir la liste de contacts médicaux
23
Vérifier les prévisions météo
24
Faire les courses
3 personnes
25
Trier les dossards
3 personnes
26
Refroidir l’eau et les boissons
2 personnes
27
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
28
Charger le matériel
4 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
3 personnes
30
Balisage du départ et de l'arrivée
5 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
34
Installer le système de chronométrage
2 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Mettre en place le parcours
8 personnes
37
Tenir les postes de circulation
8 personnes
38
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
39
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
40
Enregistrer les participants
5 personnes
41
Distribuer les dossards
4 personnes
42
Recevoir les bagages
3 personnes
43
Briefer les participants
2 personnes
44
Remplir la zone de départ
4 personnes
45
Donner le coup d’envoi
2 personnes
46
Maintenir les postes de circulation actifs
8 personnes
47
Distribuer de l’eau pendant l’intervalle
6 personnes
48
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
49
Distribuer l’eau à l’arrivée
4 personnes
50
Remettre les médailles
3 personnes
51
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Gérer la musique et les annonces
2 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Remettre les prix
3 personnes
56
Accompagner les derniers participants
2 personnes
57
Rendre les bagages
3 personnes
58
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
59
Autoriser le parcours
6 personnes

Suivi

60
Rassembler les déchets
5 personnes
61
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
62
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
63
Ranger le matériel de circulation
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
5 personnes
66
Recharger le matériel
4 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Publier les résultats
69
Informer les participants
70
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 6
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 550
Bracelets de dossardqté 550
Médailles de finisherqté 550
Cônesqté 80
Ruban de balisageqté 20
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 10
Tapis de départ
Arche d'arrivée
Gobeletsqté 1500
Étiquettes de bagagesqté 550
Braceletsqté 600

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 6
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Microphone à mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Mégaphonesqté 3
Glacièresqté 8
Stations de rechargeqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 300
Fourchettesqté 300
Couteauxqté 300
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 12
Ouvre-bouteillesqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Pains de glaceqté 30

Décoration

Drapeauxqté 20
Bâches de départ-arrivéeqté 2
Guirlandes de ballonsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Gantsqté 30

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours au moins 6 semaines avant la course avec l’aéroport, les services de circulation et les secours. Refaites une vérification complète quelques jours avant, car un accès ou une zone de travaux peut changer.
Préparez le plan de sécurité et le plan de circulation avant d’envoyer les invitations. Indiquez clairement les sorties de secours, les points d’eau, les contacts médicaux et les zones interdites au public.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et répartir les bénévoles. Prévoyez un briefing écrit et affectez chaque équipe à un point précis : accueil, parcours, arrivée, bagages ou ravitaillement.
Testez le système de pointage, l’ordinateur, l’imprimante et les tablettes avant le jour J. Chargez les batteries externes et vérifiez les talkies-walkies, téléphones, rallonges et multiprises la veille.
Préparez séparément les dossards, bracelets, étiquettes de bagages et médailles de finisher. Comptez les participants inscrits, ajoutez une petite réserve et triez les dossards par ordre avant l’ouverture de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course aéroportuaire ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, les arrangements avec l’aéroport et le plan de sécurité doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand faut-il vérifier le parcours d’une course aéroportuaire ?: Faites une première vérification dès que l’itinéraire est défini, puis une seconde 3 à 7 jours avant l’événement. Contrôlez notamment les accès, les sorties de secours, le balisage et les zones de circulation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course aéroportuaire ?: Répartissez les bénévoles par poste plutôt que selon un chiffre unique : accueil, départ, arrivée, parcours, eau, bagages et secours. Finalisez les affectations au moins 10 jours avant afin de pouvoir remplacer les absents.
Quand préparer les dossards et les informations de parcours ?: Préparez les dossards dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement 5 à 7 jours avant la course. Envoyez les informations sur l’itinéraire au moins une semaine à l’avance et gardez une version imprimée pour l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.