Einen Flughafenlauf organisieren: der richtige Ablauf
Bei einem Flughafenlauf entscheidet nicht nur die Strecke über den Erfolg. Du musst früh klären, welche Bereiche am Flughafen genutzt werden dürfen, wie der Verkehr geregelt wird und wo Start, Ziel, Wasserstationen und Notausgänge liegen. Beginne mit Route und Genehmigungen, danach folgen Sicherheitsplanung, Anmeldung und Helfereinteilung. In den letzten Tagen geht es vor allem um Wetter, Material, Startnummern und ein verständliches Briefing für alle Beteiligten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen beantragen
- 3
Flughafen-Arrangements bestätigen
2 Personen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 6
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
- 7
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
- 8
Parcours nachmessen
3 Personen
- 9
Wasserstationen festlegen
2 Personen
- 10
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 11
Erste-Hilfe-Anwesenheit festhalten
- 12
Zeitmessung reservieren
- 13
Startnummern entwerfen
2 Personen
- 14
Einladungen verschicken
2 Personen
- 15
Anmeldeformular öffnen
- 16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 17
Ernährungswünsche erfassen
- 18
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 19
Briefing vorbereiten
- 20
Routenkommunikation versenden
- 21
Mitarbeiterwesten bestellen
- 22
Medizinische Kontaktliste erstellen
- 23
Wettervorhersage prüfen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Startnummern sortieren
3 Personen
- 26
Wasser und Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Wegweiser bereitlegen
2 Personen
- 28
Materialien verladen
4 Personen
Event
- 29
Location öffnen
3 Personen
- 30
Start- und Zielbereich absperren
5 Personen
- 31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
- 34
Zeiterfassung installieren
2 Personen
- 35
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 36
Parcours aufbauen
8 Personen
- 37
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
- 38
Wasserstationen aufbauen
4 Personen
- 39
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
- 40
Teilnehmer registrieren
5 Personen
- 41
Startnummern ausgeben
4 Personen
- 42
Gepäck annehmen
3 Personen
- 43
Teilnehmer briefen
2 Personen
- 44
Startbereich füllen
4 Personen
- 45
Startschuss geben
2 Personen
- 46
Verkehrsposten aktiv halten
8 Personen
- 47
Zwischendurch Wasser ausgeben
6 Personen
- 48
Zieleinlauf registrieren
3 Personen
- 49
Getränke im Zielbereich ausgeben
4 Personen
- 50
Medaillen überreichen
3 Personen
- 51
Obst und Snacks servieren
4 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 53
Für Musik und Durchsagen sorgen
2 Personen
- 54
Ergebnisse prüfen
2 Personen
- 55
Preise überreichen
3 Personen
- 56
Die letzten Teilnehmer begleiten
2 Personen
- 57
Gepäck zurückgeben
3 Personen
- 58
Anmeldeschalter schließen
2 Personen
- 59
Strecke freigeben
6 Personen
Nachbereitung
- 60
Abfall sammeln
5 Personen
- 61
Zelte und Möbel abbauen
5 Personen
- 62
Wegweiser entfernen
6 Personen
- 63
Verkehrsmaterialien wegräumen
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Location reinigen
5 Personen
- 66
Materialien zurückladen
4 Personen
- 67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Ergebnisse veröffentlichen
- 69
Teilnehmer informieren
- 70
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- AnmeldetischeAnz. 6
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 40
- KleiderständerAnz. 2
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 550
- StartnummernbänderAnz. 550
- Finisher-MedaillenAnz. 550
- KegelAnz. 80
- AbsperrbandAnz. 20
- WegweiserAnz. 40
- KilometerschilderAnz. 10
- Startlinienmatte
- Zielbogen
- TrinkbecherAnz. 1500
- GepäckanhängerAnz. 550
- ArmbänderAnz. 600
Ausstattung
- Zeitmesssystem
- LaptopAnz. 2
- TabletsAnz. 3
- HandfunkgeräteAnz. 12
- MobiltelefoneAnz. 6
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 8
- HandmikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MegafoneAnz. 3
- KühlboxenAnz. 8
- LadestationenAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- TellerAnz. 300
- GabelnAnz. 300
- MesserAnz. 300
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 12
- FlaschenöffnerAnz. 4
- ServierschalenAnz. 20
- KühlelementeAnz. 30
Dekoration
- FahnenAnz. 20
- Start-Ziel-BannerAnz. 2
- BallongirlandenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 20
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- BesenAnz. 4
- WischsetsAnz. 3
- PutzeimerAnz. 4
- HandschuheAnz. 30
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route, Start- und Zielort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Miss den Parcours anschließend nach und markiere Kilometer, Wegweiser, Absperrband sowie die Start- und Ziellinie.
- Beantrage Genehmigungen nicht erst nach dem Öffnen der Anmeldung. Kläre zusätzlich Flughafenregelungen, Versicherung, Notausgänge und den Verkehrsplan schriftlich, damit Änderungen nicht kurz vor dem Lauf entstehen.
- Plane Wasserstationen nach der tatsächlichen Streckenlänge und teile jedem Standort eine feste Besetzung zu. Trinkbecher, Kühlboxen und Nachschub müssen vor dem Veranstaltungstag den Stationen zugeordnet sein.
- Erstelle spätestens 14 Tage vorher eine Helferliste mit Zuständigkeiten für Anmeldung, Strecke, Erste Hilfe, Zeitmessung und Ziel. Gib die Routenkommunikation und das Briefing spätestens 3 Tage vorher an alle Teams weiter.
- Sortiere Startnummern, Bänder, Gepäckanhänger und Medaillen am Vortag nach ihrem Einsatzort. Prüfe außerdem Laptop, Tablets, Drucker, Funkgeräte, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Powerbanks gemeinsam in einem Technikcheck.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Flughafenlauf anmelden und planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf mit Datum, Route und Genehmigungen. Sicherheitsplan, Verkehrsplan und Flughafenabstimmungen sollten spätestens 4 Wochen vorher abgeschlossen sein.
- Wie viele Wasserstationen braucht ein Flughafenlauf?
- Das hängt von Streckenlänge, Wetter und Teilnehmerzahl ab. Plane eine Station spätestens nach 5 Kilometern und prüfe zusätzlich eine zweite, wenn die Strecke länger als 10 Kilometer ist.
- Wann sollte man die Helfer für einen Flughafenlauf einteilen?
- Teile die Helfer mindestens 14 Tage vorher festen Bereichen zu. Das Briefing mit Treffpunkten, Funkgeräten, Notfallkontakten und Schichtzeiten sollte spätestens 3 Tage vor dem Lauf verschickt werden.
- Was muss man am Tag vor dem Flughafenlauf vorbereiten?
- Sortiere am Vortag Startnummern, Bänder, Gepäckanhänger und Medaillen und stelle die Ausstattung an den jeweiligen Einsatzorten bereit. Teste außerdem Zeitmessung, Drucker, Lautsprecher, Funkgeräte und Stromversorgung vollständig.
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