Zo organiseer je een loopvierdaagse

Begin een loopvierdaagse niet met de inschrijvingen, maar met de datum, routes en toestemming. Leg eerst de vier parcoursen vast en controleer ze ter plaatse, inclusief oversteekpunten en verkeersmaatregelen. Regel daarna vergunning, verzekering, startlocatie en voorzieningen zoals toiletten en afvalinzameling. Pas wanneer de organisatie staat, publiceer je het inschrijfformulier en werf je vrijwilligers. In de laatste weken draait alles om indeling, deelnemersinformatie, routeborden, startnummers en een controle van alle materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en routes vastleggen
3 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering afsluiten
4
Routekaarten uitwerken
2 personen
5
Routecontrole uitvoeren
3 personen
6
Oversteekpunten bepalen
3 personen
7
Verkeersmaatregelen aanvragen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Startlocatie reserveren
14
Toiletvoorzieningen reserveren
15
Afvalinzameling regelen
16
EHBO-materiaal bestellen
17
Startnummers ontwerpen
18
Routeborden ontwerpen
19
Startnummers laten drukken
20
Medaillevoorraad controleren
2 personen
21
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
22
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
23
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
24
Weersverwachting controleren
25
Materialen verzamelen
4 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Routeborden sorteren
3 personen
28
Startnummers klaarleggen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
EHBO-materiaal controleren
2 personen

Event

31
Startterrein opbouwen
6 personen
32
Informatiebalie inrichten
3 personen
33
Routeborden plaatsen
6 personen
34
Waterposten inrichten
4 personen
35
Verkeersposten bemannen
8 personen
36
Deelnemers registreren
5 personen
37
Startnummers uitdelen
3 personen
38
Startbriefing geven
2 personen
39
Deelnemers starten
6 personen
40
Waterpost bevoorraden
3 personen
41
Finish registreren
4 personen
42
Medaille uitreiken
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Deelnemers informeren
2 personen
45
Eerste hulp verlenen
2 personen
46
Dagroute controleren
3 personen
47
Terrein gedeeltelijk opruimen
5 personen
48
Start- en finishbalie opbouwen
5 personen
49
Dagroute markeren
6 personen
50
Waterposten aanvullen
4 personen
51
Deelnemers aanmelden
4 personen
52
Deelnemers starten
5 personen
53
Finish registreren
4 personen
54
Medaille uitreiken
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Eerste hulp verlenen
2 personen
57
Routeborden verwijderen
5 personen
58
Start- en finishbalie opbouwen
5 personen
59
Dagroute markeren
6 personen
60
Deelnemers registreren
4 personen
61
Waterposten bemannen
4 personen
62
Deelnemers starten
5 personen
63
Finish registreren
4 personen
64
Medaille uitreiken
3 personen
65
Dranken bijvullen
2 personen
66
Eerste hulp verlenen
2 personen
67
Routeborden verwijderen
5 personen
68
Finale route markeren
6 personen
69
Startterrein opnieuw opbouwen
6 personen
70
Deelnemers registreren
4 personen
71
Laatste startbriefing geven
2 personen
72
Deelnemers starten
5 personen
73
Waterposten bemannen
4 personen
74
Finish registreren
5 personen
75
Finishmedailles uitreiken
4 personen
76
Dranken bijvullen
2 personen
77
Eerste hulp verlenen
2 personen
78
Deelnemers bedanken
2 personen

Nazorg

79
Alle routeborden verwijderen
6 personen
80
Startterrein afbreken
6 personen
81
Afval verzamelen
4 personen
82
Servies afwassen
3 personen
83
Materialen schoonmaken
4 personen
84
Materialen inventariseren
2 personen
85
Huurmaterialen retourneren
3 personen
86
Locatie schoon opleveren
4 personen
87
Deelnemersresultaten verwerken
2 personen
88
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Afzethekkenaantal 20
Kleedtafelsaantal 4

Sportmateriaal

Routebordenaantal 80
Pijlbordenaantal 60
Startnummersaantal 500
Startnummerbandenaantal 500
Finishmedaillesaantal 450
Linten voor medaillesaantal 450
Markeerstiftenaantal 12
Pionnenaantal 30
Reflecterende hesjesaantal 25
Handtellersaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 8
Routekaarthoudersaantal 12
Paraplu'saantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 8
Powerbanksaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 12
Mobiele pinapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 8
Watertanksaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150

Keuken

Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Schenkbekersaantal 12
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole uiterlijk vier tot zes weken voor de start. Controleer per route niet alleen afstand en bewegwijzering, maar noteer ook waar afzethekken, pionnen, oversteekbegeleiders en portofoons nodig zijn.
Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen vroeg aan: houd minimaal acht weken marge aan, omdat wijzigingen aan kruisingen of tijdelijke afzettingen extra afstemming kunnen vragen.
Maak de vrijwilligersindeling per dag en per tijdsblok. Geef posten bij oversteekpunten, start en finish minstens één reservevrijwilliger en verstuur de instructies uiterlijk één week vooraf.
Stuur deelnemersinformatie zeven dagen voor de eerste wandeldag. Zet daarin starttijden, routes, bereikbaarheid, wat te doen bij slecht weer en hoe deelnemers hun startnummer en medaille ontvangen.
Controleer de materialen niet pas op de ochtend zelf. Leg startnummers, route- en pijlborden, hesjes, handtellers, stopwatches, portofoons en powerbanks de avond ervoor per post klaar en test mobiele pinapparaten en megafoon.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een loopvierdaagse organiseren?: Begin minimaal drie tot zes maanden vooraf. Plan de datum, routes, vergunning en verzekering als eerste; houd voor vergunningen en verkeersmaatregelen minstens acht weken ruimte aan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een loopvierdaagse?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en oversteekpunten, maar maak voor elke vaste post één bezette plek plus een reserve. Stel de definitieve indeling uiterlijk één week voor de start op, zodat uitval nog kan worden opgevangen.
Wanneer moet je de routes van een loopvierdaagse controleren?: Controleer iedere route minstens vier tot zes weken vooraf en doe vlak voor de start nog een laatste ronde. Zo kun je gewijzigde verkeerssituaties, wegwerkzaamheden of ontbrekende routeborden nog oplossen.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie?: Stuur de praktische informatie ongeveer zeven dagen voor de eerste wandeldag. Vermeld per dag de startlocatie en -tijd, route-informatie, bereikbaarheid, contactgegevens en wat er gebeurt bij slecht weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.