Zo organiseer je een veilige lichtjesoptocht

Begin met de route, datum en start- en eindlocatie voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna regel je de vergunning, het verkeersplan en de afstemming met politie en hulpdiensten. Open vervolgens de aanmeldingen, werf vrijwilligers en verdeel taken voor ontvangst, begeleiding en techniek. Test in de laatste week alle lichtjes en controleer stroom, batterijen, materialen en de weersverwachting. Zo voorkom je dat deelnemers op de avond zelf zonder verlichting, informatie of veilige begeleiding vertrekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Politie en hulpdiensten informeren
4
Verkeersplan uitwerken
2 personen
5
Start- en eindlocatie reserveren
6
Stroompunten controleren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Route bekendmaken
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Leveranciers reserveren
14
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
15
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
16
Plattegrond voor deelnemers maken
17
Informatieborden ontwerpen
18
Deelnemersinstructies versturen
19
Weersverwachting controleren
20
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
21
Lichtjes testen
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
25
Koelproducten koelen
2 personen
26
Lichtjes uitdelen sorteren
3 personen
27
Routeborden voorbereiden
2 personen
28
Veiligheidsmaterialen klaarzetten
2 personen
29
Catering voorbereiden
4 personen
30
Terrein controleren
3 personen
31
Tenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Aansluitingen veilig afwerken
2 personen
35
Routeborden plaatsen
3 personen
36
Dranghekken plaatsen
4 personen
37
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
38
Inschrijftafel inrichten
2 personen
39
Uitgiftepunt voor lichtjes inrichten
3 personen
40
Warme dranken voorbereiden
3 personen
41
Hapjes klaarzetten
3 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Aanwezigheid registreren
2 personen
46
Lichtjes uitdelen
4 personen
47
Deelnemers naar startvak begeleiden
4 personen
48
Openingswoord verzorgen
49
Optocht begeleiden
8 personen
50
Verkeerspunten beveiligen
6 personen
51
Achterblijvers begeleiden
2 personen
52
Warme dranken serveren
4 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Lichtjes vervangen
2 personen
56
Publiek informeren
2 personen
57
Gevonden voorwerpen verzamelen
58
Afsluiting aankondigen
59
Deelnemers veilig uitgeleiden
4 personen
60
Lichtjes inzamelen
3 personen

Nazorg

61
Verlichting uitschakelen
2 personen
62
Catering opruimen
4 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Tenten afbreken
4 personen
67
Routeborden verwijderen
3 personen
68
Dranghekken verwijderen
4 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
73
Gevonden voorwerpen afhandelen
74
Route vrijgave melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Inschrijftafel
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Dranghekkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 10

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 12
LED-lantaarnsaantal 30
LED-armbandenaantal 250
LED-kaarsenaantal 250
Reservebatterijenaantal 300
Zaklampenaantal 12
Batterijboxenaantal 10

Apparatuur

Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Megafoonsaantal 3
Koelboxenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiebekersaantal 250
Papieren bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 4
Thermometeraantal 2
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 6
Bannermateriaalaantal 4
Ballonnenaantal 100
Touwaantal 100
Tie-wrapsaantal 300
Ducttapeaantal 8

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Afzetlintaantal 6
Zaklampen met knipperlichtaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 10
Brandblussersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en locaties minstens 8 weken vooraf vast. Controleer onderweg donkere of smalle punten en geef op de plattegrond aan waar deelnemers starten, eindigen en hulp kunnen krijgen.
Vraag de vergunning op tijd aan en werk het verkeersplan uit voordat je de route publiceert. Plan verkeersregelaars op kruisingen en zet dranghekken klaar waar deelnemers en verkeer elkaar kunnen kruisen.
Open de aanmeldingen zodra route en veiligheidsafspraken definitief zijn. Vraag daarbij dieetwensen uit als je koffie, thee of andere consumpties bij de start of finish verzorgt.
Plan uiterlijk een week vooraf een complete lichttest. Controleer LED-lichtslingers, lantaarns en armbanden afzonderlijk en leg reservebatterijen, zaklampen en batterijboxen op een vaste uitgifteplek.
Maak een weerbesluit voor de laatste 24 uur en communiceer dat uiterlijk op de ochtend zelf. Zet partytenten, koelboxen en houdbare voorraad klaar, maar sluit elektrische apparatuur alleen aan via gecontroleerde verlengkabels en kabelhaspels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lichtjesoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunning. Reserveer daarna leveranciers en werf vrijwilligers, zodat je minimaal 2 weken voor de optocht de route en deelnemersinstructies kunt versturen.
Heb je een vergunning nodig voor een lichtjesoptocht?: Dat hangt af van de gemeente en de route, maar bij een optocht op de openbare weg is vaak een melding of vergunning nodig. Neem minimaal 8 weken vooraf contact op met de gemeente en informeer daarna politie en hulpdiensten over datum, route en verwachte groepsgrootte.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lichtjesoptocht?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke post: ontvangst, start, finish, techniek en elke kruising met verkeersrisico. Tel daarnaast 1 coördinator en houd 2 reservevrijwilligers achter de hand; bij een langere route zijn extra begeleiders per routegedeelte nodig.
Wanneer test je de verlichting voor een lichtjesoptocht?: Doe een volledige test 7 dagen vooraf en controleer alle lichtjes opnieuw op de dag zelf. Leg per verlichtingspunt reservebatterijen klaar en neem zaklampen mee voor vrijwilligers die na zonsondergang de route begeleiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.