Organiser un défilé aux lampions, étape par étape

Un défilé aux lampions se prépare d’abord comme un événement de circulation, puis comme une animation lumineuse. Commencez par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’information de la police et des secours ainsi que le plan de circulation doivent être réglés assez tôt. Ensuite, répartissez les bénévoles, annoncez les consignes et testez chaque lumière avant le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Informer la police et les secours
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
6
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Annoncer l'itinéraire
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Réserver les fournisseurs
14
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
15
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
16
Créer un plan pour les participants
17
Concevoir des panneaux d’information
18
Envoyer les instructions aux participants
19
Vérifier les prévisions météo
20
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
21
Tester les lumières
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
2 personnes
24
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
25
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
26
Trier les bâtonnets lumineux
3 personnes
27
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
28
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
29
Préparer le service traiteur
4 personnes
30
Contrôler le site
3 personnes
31
Monter les tentes
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Finaliser les raccordements en toute sécurité
2 personnes
35
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
36
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
37
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
38
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
39
Aménager le point de distribution des bâtonnets lumineux
3 personnes
40
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

44
Accueillir les participants
4 personnes
45
Enregistrer la présence
2 personnes
46
Distribuer des lumières
4 personnes
47
Accompagner les participants vers le sas de départ
4 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Encadrer le défilé
8 personnes
50
Sécuriser les points de circulation
6 personnes
51
Encadrer les retardataires
2 personnes
52
Servir des boissons chaudes
4 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Remplacer les lumières
2 personnes
56
Informer le public
2 personnes
57
Rassembler les objets trouvés
58
Annoncer la clôture
59
Raccompagner les participants en toute sécurité
4 personnes
60
Collecter des guirlandes lumineuses
3 personnes

Suivi

61
Éteindre l’éclairage
2 personnes
62
Ranger le service traiteur
4 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes
4 personnes
67
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
68
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Gérer les objets trouvés
74
Annoncer la validation de l’itinéraire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 10
Barrières de fouleqté 20
Poubellesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Lanternes LEDqté 30
Bracelets LEDqté 250
Bougies LEDqté 250
Piles de rechangeqté 300
Lampes de pocheqté 12
Boîtes à pilesqté 10

Équipement

Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Mégaphonesqté 3
Glacièresqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Gobelets à caféqté 250
Assiettes en papierqté 250
Couvertsqté 250
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 4
Thermomètreqté 2
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 6
Matériau pour bannièreqté 4
Ballonsqté 100
Cordeqté 100
Attaches-câblesqté 300
Ruban adhésifqté 8

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Lampes de poche à éclairage clignotantqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour demander l’autorisation, informer la police et organiser les secours. Un itinéraire annoncé avant sa validation devra souvent être corrigé.
Prévoyez un responsable pour chaque zone sensible : départ, arrivée, traversées et points d’alimentation. Pour un groupe important, ajoutez des agents de circulation plutôt que de demander aux participants de gérer eux-mêmes les croisements.
Testez les guirlandes, lanternes, bracelets et bougies LED au plus tard la veille. Constituez une réserve de piles et gardez des lampes de poche accessibles : une panne d’éclairage est difficile à gérer une fois le cortège en mouvement.
Envoyez les instructions aux participants 3 à 5 jours avant le défilé. Indiquez clairement le point de rendez-vous, l’horaire, le parcours, les vêtements adaptés et la personne à contacter en cas de retard.
Installez les boissons et les produits réfrigérés seulement au moment prévu, mais préparez les stocks non périssables la veille. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et enrouleurs avant d’alimenter les machines à café, bouilloires ou enceintes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé aux lampions ?: Prévoyez généralement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de valider l’itinéraire, d’obtenir l’autorisation, de prévenir la police et les secours, puis de recruter les bénévoles.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un défilé aux lampions ?: Déposez la demande dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. N’ouvrez pas les inscriptions avant d’avoir vérifié que le parcours peut être autorisé.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé aux lampions ?: Prévoyez au minimum un responsable pour le départ, un pour l’arrivée et un pour chaque point de circulation ou d’alimentation. Ajoutez une personne de coordination pour environ 20 à 30 bénévoles afin de centraliser les changements.
Quand faut-il tester les lampions et les lumières LED ?: Faites un premier test 7 jours avant, puis une vérification complète la veille. Préparez des piles de rechange, des boîtes à piles et plusieurs lampes de poche pour remplacer rapidement un équipement défectueux.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.