Een lezing organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, het programma en de bevestiging van de spreker. Vraag daarna direct de biografie, foto en presentatiegegevens op, zodat je uitnodigingen volledig zijn en de techniek op tijd kunt testen. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en route-informatie in één deelnemersoverzicht. In de laatste week regel je naamkaartjes, catering en materialen; op de dag zelf werk je van zaalcontrole naar ontvangst en technische test. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel of een nog niet ontvangen presentatie de start vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Spreker bevestigen
3
Biografie en foto opvragen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Programma en route delen
9
Presentatiebestanden ontvangen
10
Presentatiebestanden controleren
2 personen
11
Naambadges voorbereiden
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Apparatuur opladen
15
Materialen verzamelen
2 personen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Zaal controleren
2 personen
18
Stoelen opstellen
3 personen
19
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
20
Presentatietafel inrichten
2 personen
21
Projector en scherm opstellen
2 personen
22
Geluid en microfoon aansluiten
2 personen
23
Presentatie technisch testen
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Belegde broodjes klaarzetten
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Deelnemers registreren
3 personen
28
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
29
Spreker ontvangen
30
Lezing openen
31
Lezing begeleiden
32
Vragen uit de zaal begeleiden
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Lezing afsluiten
35
Spreker bedanken
36
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

37
Servies verzamelen
2 personen
38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Zaal schoonmaken
2 personen
43
Materialen terugbrengen
2 personen
44
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Ontvangsttafel

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Microfoon
Luidsprekeraantal 2
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelaantal 3
Stekkerdoosaantal 3
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 4
Melkkanaantal 3
Suikerpotaantal 3
Snijplankaantal 2
Broodmesaantal 2
Serveertangaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naambadgesaantal 60
Pennenaantal 20
Programmaflyersaantal 70
Richtingsbordjesaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Sponzenaantal 4
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de spreker en het programma eerst vast en vraag de presentatiebestanden uiterlijk enkele dagen vóór de lezing op. Controleer de bestanden daarna op lettertypes, video’s en de juiste aansluiting voor je laptop.
Stuur na elke aanmelding een bevestiging met programma, route en praktische informatie. Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat je het aantal belegde broodjes en passende opties gericht kunt regelen.
Maak voor de ontvangst een afgedrukte deelnemerslijst en leg de naambadges alfabetisch klaar. Zet de ontvangsttafel minstens 30 minuten vóór inloop klaar met pennen en het programma.
Test projector, scherm, microfoon, luidspreker, HDMI-kabel en eventuele adapter vóór de zaal opengaat. Neem een verlengkabel en stekkerdoos mee; juist die worden vaak pas gemist wanneer de presentatietafel al staat.
Plan op de dag zelf eerst de zaalopstelling en techniek en zet daarna koffie, thee en broodjes klaar. Vul thermoskannen vlak vóór de inloop, zodat koffie niet onnodig lang staat en de ontvangst rustig verloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lezing organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en spreker. Verstuur de uitnodigingen zodra biografie, foto en praktische gegevens compleet zijn; houd de laatste week vrij voor techniek, catering en deelnemerslijst.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een lezing?: Zet voor iedere bevestigde deelnemer één stoel klaar en voeg ongeveer 10 procent reserve toe. Bij 40 aanmeldingen betekent dat 44 stoelen, zolang de zaal en vluchtroutes die opstelling toelaten.
Wanneer moet ik de presentatie van de spreker controleren?: Vraag het bestand uiterlijk 3 dagen vóór de lezing op en test het daarna op de laptop, projector en het scherm. Controleer ook video en geluid afzonderlijk; dat voorkomt vertraging door een ontbrekende adapter of niet-ondersteund bestand.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een lezing?: Reken voor een lezing van 2 tot 3 uur op ongeveer 3 consumpties per persoon: bijvoorbeeld 2 koffie- of theerondes en water. Koop voor 40 deelnemers circa 120 kopjes of glazen en houd extra voorraad voor de spreker en onverwachte bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.