Zo organiseer je een lentebarbecue zonder last-minute stress

Begin een lentebarbecue niet met boodschappen, maar met het aantal gasten en een plan voor het weer. Verzamel uiterlijk twee weken vooraf de aanmeldingen en dieetwensen, zodat je weet hoeveel vlees, groente, salades en servies nodig zijn. Controleer daarna reserveringen voor BBQ’s en bepaal waar tafels, tenten en het buffet komen. De laatste twee dagen gebruik je voor verse boodschappen, marinades en salades; op de dag zelf draait alles om een veilige opstelling en een logische serveerstroom.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Weersverwachting controleren
5
Definitief aantal gasten bepalen
6
Reserveringen bevestigen
7
BBQ's reserveren
8
Boodschappenlijst controleren
9
Houdbare boodschappen doen
2 personen
10
Verse boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koud zetten
2 personen
12
Vlees en groente marineren
2 personen
13
Salades voorbereiden
2 personen
14
Brood en sauzen klaarzetten
15
Partytenten opbouwen
4 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
BBQ's veilig plaatsen
2 personen
19
Decoratie ophangen
2 personen
20
Verlichting plaatsen
2 personen
21
Buffet opbouwen
3 personen
22
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
23
Drankenstation inrichten
2 personen
24
Afvalpunten plaatsen
25
Handwaspunt klaarzetten

Event

26
BBQ's aansteken
2 personen
27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Dranken serveren
2 personen
29
Hapjes aanvullen
2 personen
30
Vlees en groente grillen
3 personen
31
Barbecuegerechten serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Buffet en salades aanvullen
2 personen
34
Koffie en thee schenken
35
Afval tussentijds legen
36
Laatste ronde serveren
2 personen

Nazorg

37
Restanten veilig koelen
2 personen
38
BBQ's uitschakelen
2 personen
39
Servies verzamelen
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Partytenten afbreken
4 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
46
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 2
Tafelkleedklemmenaantal 24

Servies

Herbruikbare bordenaantal 45
Herbruikbare kommenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Serveerbordenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Keuken

Grilltangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminium bakjesaantal 20
Vershoudbakkenaantal 12
Keukenweegschalenaantal 2

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Vlaggenlijnaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de gastenlijst ongeveer één week vooraf. Tel volwassenen en kinderen apart en vraag direct naar vegetarische, veganistische en allergische wensen; die bepalen je hoeveelheden en de indeling van de BBQ.
Maak drie boodschappenmomenten: houdbare producten eerder, verse producten één dag vooraf en gekoelde dranken zodra je koelkast of koelbox ruimte heeft. Zet vlees en andere bederfelijke ingrediënten niet uren ongekoeld buiten.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bouw partytenten niet pas op als het begint te regenen. Zet tafels en buffet onder de tent, maar houd BBQ’s vrij van tentdoek en andere brandbare materialen.
Richt het terrein in een vaste volgorde in: eerst BBQ’s op een stabiele, veilige plek, daarna tafels en stoelen, vervolgens buffet, drankenstation en afvalpunten. Leg servies aan het begin van de looproute en opscheplepels bij elk gerecht.
Reserveer verlichting en stroomvoorziening vooraf als je na zonsondergang doorgaat. Test verlengkabels, stekkerdozen en lichtsnoeren vóór de gasten komen en zet een handwaspunt klaar bij het eetgedeelte.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een lentebarbecue organiseren?: Stuur de uitnodigingen ongeveer drie weken vooraf en verzamel aanmeldingen en dieetwensen in de eerste twee weken. Leg BBQ’s, partytenten en eventueel andere reserveringen uiterlijk één week vooraf vast. Controleer het weer nogmaals 48 uur voor de barbecue.
Hoeveel drank heb je nodig voor een lentebarbecue?: Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en daarna één à twee per uur, afhankelijk van het weer en de duur. Voorzie naast alcohol altijd water en frisdrank en zet gekoelde dranken in meerdere koelboxen als de koelkast niet volstaat.
Wanneer moet je vlees en groente marineren voor een barbecue?: Marineer vlees en groente meestal de avond ervoor, zodat de smaken kunnen intrekken zonder dat je op de dag zelf snijwerk ophoopt. Bewaar alles afgedekt en gekoeld en haal alleen de hoeveelheid naar buiten die je binnen korte tijd gaat grillen.
Wat doe je als het regent tijdens een lentebarbecue?: Maak uiterlijk 48 uur vooraf een regenplan met partytenten, een droog buffet en voldoende zitplaatsen onder beschutting. Houd de BBQ op een veilige, goed geventileerde plek buiten de tent en verplaats eten pas naar binnen als je daar voldoende werk- en serveerruimte hebt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.