Zo organiseer je een ledenfeest zonder last-minute gedoe

Begin een ledenfeest niet met versiering, maar met de aanmeldingen en de zaal. Zodra je weet hoeveel leden komen, kun je materiaal, eten, drinken, zitplaatsen en bardienst goed plannen. Werk daarna van buiten naar binnen: bevestig de locatie, regel reserveringen en maak het programma, en richt op de dag zelf de ruimte in. De meeste problemen ontstaan doordat dieetwensen, techniek en koeling pas op het laatste moment worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen openen
3
Leden herinneren aan aanmelden
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitieve gastenlijst maken
7
Zaalreservering bevestigen
8
Materiaal reserveren
9
Bardienst indelen
10
Programma uitwerken
11
Muziekplaylist samenstellen
12
Spelmaterialen controleren
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
17
Dieetlabels maken

Event

18
Locatie openen
2 personen
19
Meubilair klaarzetten
4 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Muziek aansluiten
2 personen
24
Spelhoeken inrichten
3 personen
25
Buffet opbouwen
4 personen
26
Drankbar inrichten
3 personen
27
Servies klaarzetten
2 personen
28
Inschrijftafel inrichten
2 personen
29
Geluid testen
2 personen
30
Gasten ontvangen
3 personen
31
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
32
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
33
Buffet openen
2 personen
34
Hapjes aanvullen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Servies verzamelen
2 personen
37
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
38
Muziek verzorgen
39
Laatste ronde aankondigen
40
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

41
Eten en drank opruimen
3 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Meubilair terugplaatsen
4 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Afval wegbrengen
2 personen
49
Materialen retourneren
2 personen
50
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 75
Herbruikbare kommenaantal 75
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 75
Besteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 75
Ballonlintaantal 2

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
zachte ballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Touwtrektouw
Scorebordenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilmoppenaantal 2

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmelding enkele dagen vóór het feest en stuur daarna één herinnering aan leden die nog niet hebben gereageerd. Gebruik de definitieve gastenlijst voor naamkaartjes, dieetlabels, stoelen en hoeveelheden eten en drinken.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en zet ze daarna op één overzicht. Maak de labels vóór de opbouw, zodat je niet tijdens het buffet hoeft uit te zoeken welk gerecht geschikt is.
Controleer de zaalindeling op looproutes: zet buffet- en statafels niet voor de ingang en houd ruimte vrij bij de garderobe. Test ook vooraf of er genoeg klapstoelen, tafels en servies zijn voor het definitieve aantal gasten.
Plan bardienst in blokken en leg kurkentrekkers, flessenopeners, koelboxen en thermoskannen bij de bar. Koel dranken vóór de gasten binnenkomen; op kamertemperatuur krijgen ze niet snel genoeg de juiste temperatuur.
Test muziek, microfoon, draagbare speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de start. Richt spelhoeken pas in nadat tafels en stoelen staan, zodat pionnen en zachte ballen niet in de weg liggen tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een ledenfeest versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vóór het ledenfeest. Sluit de aanmelding enkele dagen vooraf en stuur tussendoor minstens één herinnering, zodat je op tijd een definitieve gastenlijst hebt.
Hoeveel dagen van tevoren moet ik dieetwensen verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 tot 7 dagen vóór het feest. Dan kun je boodschappen, buffetindeling en dieetlabels nog aanpassen.
Wanneer moet ik de zaal en het materiaal bevestigen?: Bevestig zaalreservering en materiaal uiterlijk 2 weken vóór het ledenfeest. Controleer 2 tot 3 dagen vooraf nogmaals aantallen, toegangstijd, tafels, stoelen en apparatuur.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een ledenfeest op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw. Reken extra tijd als je tafels, stoelen, buffet, versiering, muziekapparatuur en spelhoeken allemaal zelf moet klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.