Mitgliederfest organisieren: der praktische Ablauf
Ein Mitgliederfest gelingt, wenn Anmeldung, Raum, Verpflegung und Programm in der richtigen Reihenfolge vorbereitet werden. Starte sechs bis acht Wochen vorher mit Einladung und Anmeldung, damit du die endgültige Gästezahl rechtzeitig kennst. Danach folgen Raum, Material, Bar-Dienst und Einkauf. Am Veranstaltungstag selbst brauchst du einen klaren Aufbauplan: Möbel, Buffet, Musik, Spielecke und Namensschilder sollten mindestens 60 Minuten vor dem Einlass bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen öffnen
- 3
Mitglieder an die Anmeldung erinnern
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Endgültige Gästeliste erstellen
- 7
Raumbuchung bestätigen
- 8
Material reservieren
- 9
Bar-Dienst einteilen
- 10
Programm ausarbeiten
- 11
Musikplaylist zusammenstellen
- 12
Spielmaterialien prüfen
2 Personen
- 13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Namensschilder vorbereiten
- 17
Diätetiketten erstellen
Event
- 18
Location öffnen
2 Personen
- 19
Möbel bereitstellen
4 Personen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 23
Musik anschließen
2 Personen
- 24
Spielecken einrichten
3 Personen
- 25
Buffet aufbauen
4 Personen
- 26
Getränkebar einrichten
3 Personen
- 27
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 28
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 29
Ton testen
2 Personen
- 30
Gäste empfangen
3 Personen
- 31
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 32
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 33
Buffet eröffnen
2 Personen
- 34
Snacks auffüllen
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Geschirr sammeln
2 Personen
- 37
Spielaktivitäten betreuen
3 Personen
- 38
Musik organisieren
- 39
Letzte Runde ankündigen
- 40
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 41
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 42
Abfall sammeln
2 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 44
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 45
Dekoration entfernen
2 Personen
- 46
Geräte ausschalten
2 Personen
- 47
Location reinigen
4 Personen
- 48
Müll entsorgen
2 Personen
- 49
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 50
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- StehtischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 75
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 75
- Wiederverwendbare GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 75
- BestecksetsAnz. 75
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 8
- KorkenzieherAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 4
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 10
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 75
- BallonbandAnz. 2
Sportmaterial
- KegelAnz. 20
- weiche BälleAnz. 6
- ReifenAnz. 6
- Tauziehseil
- AnzeigetafelnAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- BesenAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne die Anmeldung sechs bis acht Wochen vor dem Fest und verschicke spätestens zwei Wochen vor dem Termin eine Erinnerung. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Buffet nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
- Schließe die Gästeliste sieben bis zehn Tage vorher. Plane pro angemeldeter Person etwa zwei bis drei Getränke für die erste Stunde ein und stelle zusätzliche alkoholfreie Getränke sichtbar bereit.
- Bestätige die Raumbuchung und reserviere Klapptische, Klappstühle, Buffetische, Stehtische sowie den Garderobenständer mindestens drei Wochen vorher. Prüfe außerdem, ob Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel verfügbar sind.
- Teile den Bar-Dienst spätestens eine Woche vorher ein und lege Korkenzieher, Flaschenöffner, Kühlboxen und Thermoskannen am Vorabend bereit. Getränke sollten einige Stunden vor Beginn gekühlt werden.
- Plane für den Aufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte danach Buffet und Spielecke ein und schließe die Musik an, bevor Dekoration und Namensschilder an ihren Platz kommen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Mitgliederfest planen?
- Beginne sechs bis acht Wochen vor dem Termin mit Einladungen und Anmeldung. Raum, Mobiliar und Technik sollten spätestens drei Wochen vorher bestätigt sein.
- Wann muss die Anmeldung für ein Mitgliederfest geschlossen werden?
- Schließe die Anmeldung sieben bis zehn Tage vor dem Fest. So bleiben noch etwa eine Woche für die endgültige Gästeliste, Ernährungswünsche und den Einkauf.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Mitgliederfests?
- Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für den Aufbau ein. Bei vielen Tischen, einer Spielecke, Buffet, Dekoration und Technik sind zwei Stunden entspannter.
- Wie viele Getränke braucht man pro Gast?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person. Danach kannst du je weitere Stunde ungefähr ein bis zwei Getränke pro Person kalkulieren und alkoholfreie Optionen getrennt einplanen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!