Organiser une fête des membres, étape par étape

Une fête des membres se prépare d’abord avec une liste d’inscriptions fiable, puis avec un programme et une répartition claire des services. Commence par fixer la date, confirmer la salle et ouvrir les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de participants. Les besoins alimentaires, le mobilier, le buffet et le matériel de jeu doivent être verrouillés avant les achats. Le jour J, prévois suffisamment de temps pour installer les tables, les espaces d’activité, la musique et les badges.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Ouvrir les inscriptions
3
Rappeler aux membres de s’inscrire
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir la liste définitive des invités
7
Confirmer la réservation de la salle
8
Réserver le matériel
9
Répartir les services au bar
10
Élaborer le programme
11
Composer la playlist
12
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les badges nominatifs
17
Créer des étiquettes de régime

Événement

18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Installer le mobilier
4 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Brancher la musique
2 personnes
24
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
25
Monter le buffet
4 personnes
26
Aménager le bar à boissons
3 personnes
27
Préparer la vaisselle
2 personnes
28
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
29
Tester le son
2 personnes
30
Accueillir les invités
3 personnes
31
Distribuer les badges
2 personnes
32
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
33
Ouvrir le buffet
2 personnes
34
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Rassembler la vaisselle
2 personnes
37
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
38
Fournir la musique
39
Annoncer le dernier tour
40
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

41
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Remettre le mobilier en place
4 personnes
45
Retirer la décoration
2 personnes
46
Éteindre l’équipement
2 personnes
47
Nettoyer le lieu
4 personnes
48
Évacuer les déchets
2 personnes
49
Retourner les matériels
2 personnes
50
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 75
Bols réutilisablesqté 75
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 75
Couvertsqté 75
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 10
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 75
Ruban pour ballonsqté 2

Matériel de sport

Cônesqté 20
balles souplesqté 6
Cerceauxqté 6
Corde de tir à la corde
Panneaux de scoreqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièresqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 3 semaines avant la fête et relance les membres 7 jours avant la clôture. Traite les réponses au fur et à mesure pour repérer rapidement les besoins alimentaires.
Établis la liste définitive des invités 5 à 7 jours avant l’événement. C’est le bon moment pour ajuster les quantités du buffet, les assiettes, les verres et les étiquettes de régime.
Confirme la salle et réserve le matériel au moins 2 semaines à l’avance. Vérifie notamment les tables pliantes, les chaises, les tables de buffet, les enceintes, le microphone, les rallonges et les multiprises.
Prépare le déroulé avant de composer la playlist : accueil, repas, jeux et temps libre doivent avoir une place précise. Répartis aussi les services au bar par créneaux d’environ 45 à 60 minutes afin que personne ne reste derrière le comptoir toute la soirée.
Le jour J, ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des membres. Installe d’abord le mobilier et les espaces de jeu, puis la décoration, la musique et le buffet ; refroidis les boissons suffisamment tôt et place les badges à l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une fête des membres ?: Commencez environ 4 semaines avant la date, avec la salle, les invitations et l’ouverture des inscriptions. Finalisez les invités et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant, puis faites les courses dans les 2 ou 3 jours précédents.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une fête des membres ?: Ouvrez-les au moins 3 semaines avant l’événement et laissez une période d’inscription d’environ 10 à 14 jours. Envoyez une relance 7 jours avant la clôture pour limiter les réponses de dernière minute.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’accueil des membres. Comptez davantage si vous devez installer plusieurs espaces de jeux, suspendre des guirlandes, brancher les enceintes et monter un buffet complet.
Quand préparer les badges et les étiquettes alimentaires ?: Préparez les badges nominatifs et les étiquettes de régime après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant la fête. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions tardives ou les erreurs de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.