Zo organiseer je een lasergamefeest

Begin met de locatie en reserveer direct de lasergameapparatuur; zonder die twee ligt de rest stil. Verstuur daarna de uitnodigingen en leg een uiterste aanmelddatum vast, zodat je teams, rondes en catering kunt plannen. Verzamel dieetwensen en controleer contactgegevens voordat je de deelnemerslijst bevestigt. Op de dag zelf test je de sets, richt je het veld in en houd je ontvangst, score en pauzes gescheiden van het spel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Lasergameapparatuur reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bevestigen
7
Contactgegevens controleren
8
Programma en rondes plannen
2 personen
9
Teams indelen
2 personen
10
Scorekaarten voorbereiden
11
Veiligheidsregels uitwerken
12
Lasergameapparatuur testen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Taart ophalen
15
Dranken koud zetten
16
Hapjes voorbereiden
2 personen
17
Muziek afspeellijst maken
18
Locatie controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
20
Lasergameveld inrichten
3 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Cateringtafel inrichten
2 personen
23
Muziek en verlichting testen
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Aanwezigheid registreren
26
Jassen en tassen opbergen
27
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
28
Lasergameteams uitrusten
2 personen
29
Eerste lasergameronde begeleiden
2 personen
30
Tweede lasergameronde begeleiden
2 personen
31
Derde lasergameronde begeleiden
2 personen
32
Scores bijhouden
33
Dranken en hapjes serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Taart aansnijden en serveren
2 personen
36
Prijsuitreiking houden
37
Groepsfoto maken
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Lasergameapparatuur verzamelen
3 personen
40
Apparatuur controleren en opladen
2 personen
41
Versiering verwijderen
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Gevonden voorwerpen controleren
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Locatie opleveren
49
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Kledingrek
Opbergkrattenaantal 4

Sportmateriaal

Lasergame-setsaantal 20
Teamhesjesaantal 20
Obstakelsaantal 12
Pionnenaantal 12
Stopwatchesaantal 2
Fluitjesaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Opladersaantal 4
Powerbanksaantal 2
Tablet
Printer

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 30
Feestslingeraantal 3
Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Koelboxenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer locatie en lasergameapparatuur zo vroeg mogelijk en vraag meteen naar speeltijden, beschikbare stroompunten en de ruimte voor omkleden. Een kledingrek en opbergkratten voorkomen dat jassen en spullen naast het lasergameveld blijven liggen.
Stuur de uitnodiging met een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 14 dagen voor het feest. Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en controleer telefoonnummers, dieetwensen en eventuele afmeldingen voordat je teams indeelt.
Plan rondes met vaste start- en eindtijden en houd een korte wisselpauze tussen twee spellen. Leg teamhesjes, scorekaarten, pionnen en stopwatches vooraf per ronde klaar, zodat je tijdens het feest niet hoeft te zoeken.
Werk veiligheidsregels uit voordat de gasten komen en geef ze bij ontvangst kort mondeling door. Test elke lasergame-set, controleer batterijen en leg opladers of powerbanks apart; apparatuur die pas bij de eerste ronde problemen geeft, kost direct speeltijd.
Richt eerst het veld in en daarna de cateringtafel. Zet drankjes koud, haal de taart op tijd op en test muziek, verlichting en verlengsnoeren vóór de deelnemers arriveren; zo blijven eten en techniek buiten de looproute van het spel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lasergamefeest organiseren?: Reserveer de locatie en lasergameapparatuur bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor het feest, met een aanmelddatum ongeveer 14 dagen van tevoren.
Hoe deel je teams in bij een lasergamefeest?: Maak de teams nadat de deelnemerslijst is bevestigd, meestal 3 tot 5 dagen voor het feest. Verdeel deelnemers zo gelijk mogelijk en houd rekening met leeftijd, ervaring en eventuele groepsafspraken.
Hoeveel lasergame-rondes plan je op een feest?: Plan meestal 2 tot 3 rondes en houd per ronde rekening met de afgesproken speeltijd plus 5 tot 10 minuten voor wisselen en uitleg. Zet tussen de rondes een pauze voor drinken en een korte snack.
Wanneer test je de lasergameapparatuur?: Test alle lasergame-sets op de dag zelf minstens 60 minuten vóór ontvangst van de deelnemers. Controleer ook de verlichting, speaker, verlengsnoeren en opladers voordat het veld wordt vrijgegeven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.