Zo organiseer je een langeafstandswandeling

Begin met de route, niet met de catering. Leg eerst afstand, start- en finishlocatie en alternatieve routes vast en controleer daarna toegankelijkheid, rustpunten en vergunningen. Zodra de route werkt, kun je inschrijvingen openen, vrijwilligers indelen en hoeveelheden voor eten en drinken berekenen. De laatste week draait vooral om deelnemersinformatie, bewegwijzering, weersverwachting en communicatie op de route. Met dit plan houd je overzicht over alle voorbereidingen, materialen en controlemomenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
5
Rustpunten langs de route bepalen
2 personen
6
Nooduitgangen en alternatieve routes bepalen
2 personen
7
Routekaart en routebeschrijving maken
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Controleposten indelen
2 personen
15
Routebegeleiders indelen
2 personen
16
EHBO-bezetting indelen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Catering reserveren
19
Weersverwachting controleren
20
Alternatief programma bepalen
2 personen
21
Deelnemerslijst finaliseren
2 personen
22
Startnummers en polsbandjes maken
2 personen
23
Routepijlen en informatieborden maken
2 personen
24
Walkietalkies opladen
25
Powerbanks opladen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Vers voedsel gekoeld opslaan
2 personen
28
Pakketten voor controleposten maken
3 personen
29
EHBO- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
30
Route digitaal beschikbaar maken

Event

31
Startlocatie klaarzetten
5 personen
32
Finishlocatie klaarzetten
4 personen
33
Tafels opstellen
3 personen
34
Partytenten opzetten
4 personen
35
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
36
Routeborden plaatsen
4 personen
37
Controleposten bevoorraden
6 personen
38
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
EHBO-punt inrichten
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen
42
Routebegeleiders positioneren
6 personen
43
Deelnemers ontvangen
4 personen
44
Startnummers uitdelen
3 personen
45
Deelnemers registreren
3 personen
46
Startinstructie geven
2 personen
47
Wandelaars laten vertrekken
4 personen
48
Route en kruisingen bewaken
6 personen
49
Controleposten bemannen
6 personen
50
Water en fruit uitdelen
6 personen
51
Snacks en broodjes serveren
4 personen
52
Dranken koud houden
2 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Afvalpunten legen
2 personen
55
Deelnemersaantallen controleren
2 personen
56
Vermoeide wandelaars opvangen
3 personen
57
EHBO verlenen
2 personen
58
Binnengekomen wandelaars registreren
2 personen
59
Finishdrankjes uitdelen
3 personen
60
Finishmaaltijd serveren
5 personen
61
Laatste routecontrole uitvoeren
2 personen
62
Laatste wandelaars begeleiden
3 personen
63
Finish officieel sluiten
2 personen

Nazorg

64
Routeborden en pijlen verwijderen
4 personen
65
Controleposten afbreken
4 personen
66
Tafels en tenten afbreken
4 personen
67
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
68
Servies en materiaal verzamelen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Start- en finishlocatie schoonmaken
4 personen
71
Herbruikbaar materiaal reinigen
3 personen
72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
73
Materialen retourneren
2 personen
74
Route digitaal verwijderen
75
Gevonden voorwerpen registreren
76
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
77
Deelnemersbedankje versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Partytentenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Walkietalkiesaantal 12
Megafoonaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker
Thermoskannenaantal 8

Sportmateriaal

Routekaartenaantal 130
Startnummersaantal 120
Polsbandjesaantal 130
Routepijlenaantal 100
Informatiebordenaantal 20
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 10
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Paraplu'saantal 6
Dekensaantal 8
Wandelstokkenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Opvouwbare krattenaantal 16
Rugzakkenaantal 6
Handlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Cold packsaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 100
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 6
Handdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg rustpunten niet alleen op basis van afstand vast: plan ook controleposten bij kruisingen, lastige routekeuzes en plekken waar deelnemers kunnen uitvallen. Zorg per post voor routekaarten, klemborden en een opgeladen communicatiemiddel.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de wandeling. Vermeld daarin starttijd, routeafstand, bereikbaarheid, wat ze zelf meenemen en hoe ze herkenbaar zijn aan startnummer of polsbandje.
Maak de bewegwijzering minimaal één dag vooraf klaar. Gebruik routepijlen en informatieborden op beslispunten en neem pionnen en afzetlint mee voor tijdelijke of onduidelijke passages.
Bereken catering per rustpunt én per verwachte aankomstgolf. Zet thermoskannen, koelboxen en opvouwbare kratten vooraf per post klaar, zodat vrijwilligers niet op de dag zelf nog spullen over de route moeten verdelen.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en bevestig de bezetting van controleposten, routebegeleiding en EHBO. Laad walkietalkies en powerbanks volledig op en leg een alternatief programma of een aangepaste route vast als omstandigheden verslechteren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een langeafstandswandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer start- en finishlocatie en regel vergunningen of meldingen zo vroeg mogelijk; open de inschrijving zodra route en veiligheidsopzet vaststaan.
Hoeveel rustpunten heb je nodig bij een langeafstandswandeling?: Plan meestal elke 5 tot 8 kilometer een rustpunt, afhankelijk van afstand, terrein en doelgroep. Voeg extra ondersteuning toe bij drukke kruisingen, grote hoogteverschillen en het start- of finishgebied.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een wandeltocht?: Stuur de definitieve informatie 5 tot 7 dagen voor de start en een korte praktische herinnering 24 uur vooraf. Verwerk daarin de actuele route, starttijd, bereikbaarheid, weersverwachting en contactgegevens.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een langeafstandswandeling?: Reken per controlepost op minimaal 2 vrijwilligers en plan daarnaast routebegeleiders en EHBO-bezetting apart in. Maak de deelnemerslijst ongeveer 3 dagen vooraf definitief, zodat je de bezetting kunt aanpassen aan het aantal aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.