Zo organiseer je een landbouwcongres

Begin met de locatie, datum en programmalijnen voordat je sprekers en catering vastlegt. Daarna bouw je de organisatie op in drie sporen: inhoud, deelnemers en uitvoering op de dag zelf. Open het aanmeldformulier zodra de eerste sprekers bevestigd zijn en verzamel dieetwensen en vervoersinformatie meteen mee. Plan in de laatste week tijd voor presentaties, naambadges, programmabladen en een volledige techniekproef.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Sprekers benaderen
4
Sprekers bevestigen
5
Catering reserveren
6
Technische benodigdheden reserveren
7
Uitnodigingen opstellen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vervoersinformatie versturen
13
Programma publiceren
14
Presentaties opvragen
15
Aanmeldingen afsluiten
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Programma's afdrukken
19
Presentaties verzamelen
20
Presentaties controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Cateringruimte inrichten
2 personen
26
Registratietafel klaarzetten
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen opstellen
3 personen
29
Sprekersruimte inrichten
2 personen
30
Decoratie ophangen
2 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Projector aansluiten
2 personen
33
Presentaties klaarzetten
34
Microfoons testen
2 personen
35
Verlichting controleren
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Buffet klaarzetten
3 personen
39
Hapjes uitstallen
2 personen
40
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

41
Deelnemers registreren
3 personen
42
Naambadges uitdelen
2 personen
43
Koffie ontvangen
2 personen
44
Deelnemers verwelkomen
2 personen
45
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
46
Sprekers aankondigen
47
Presentaties technisch begeleiden
48
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
49
Koffiepauze serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Dinerbuffet serveren
4 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Gebruikt servies afruimen
3 personen
56
Koffie opnieuw serveren
2 personen
57
Afsluitende borrel serveren
3 personen
58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Techniek uitschakelen
2 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Meubilair terugplaatsen
3 personen
64
Ruimte schoonmaken
3 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Materialen inpakken
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
69
Deelnemersbedankje versturen
70
Presentaties nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Sprekersstoelenaantal 6
Sprekerstafelsaantal 2
Kleedjesaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikkeraantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4
Powerbanksaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermometeraantal 2
Tafellopersaantal 12

Decoratie

Congresbanneraantal 2
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordjesaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Naamkaartjes voor sprekersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Draadmandenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 40
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasborstelsaantal 4
Droogrekkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de datum en het programma eerst vast en benader daarna de sprekers. Vraag presentaties uiterlijk één week vooraf op, zodat je bestanden kunt controleren op formaat, video en aansluitingen.
Open de inschrijving zodra de eerste sprekers bevestigd zijn. Sluit de aanmeldingen uiterlijk enkele werkdagen voor het congres, zodat je de deelnemerslijst, naambadges en cateringhoeveelheden nog kunt verwerken.
Verzamel dieetwensen in hetzelfde formulier als de aanmelding. Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen minstens 3 werkdagen voor het congres door aan de catering.
Doe de techniekproef niet pas bij aanvang. Test projector, projectiescherm, draadloze microfoons, presentatieklikker, HDMI-adapters en verlengkabels minstens 60 minuten voor de eerste sessie.
Richt de registratietafel en cateringruimte in voordat deelnemers binnenkomen. Zet programma’s en naambadges klaar en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op veilige plekken staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een landbouwcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, datum en het programma. Sprekers, catering en techniek leg je daarna zo snel mogelijk vast, omdat beschikbaarheid daar vaak de beperkende factor is.
Wanneer moet ik sprekers voor een landbouwcongres benaderen?: Benader sprekers zodra datum en hoofdthema’s vaststaan, idealiter minstens 8 weken voor het congres. Vraag bevestiging en presentaties uiterlijk 1 week vooraf op.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een landbouwcongres?: Sluit de aanmeldingen meestal 3 tot 5 werkdagen voor de bijeenkomst. Dan heb je tijd om de deelnemerslijst af te drukken, naambadges te maken en het definitieve aantal voor de catering door te geven.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een congres te testen?: Plan minimaal 60 minuten voor een volledige test vóór de ontvangst van deelnemers. Controleer per spreker laptop, projector, scherm, microfoon, presentatieklikker, kabels en adapters.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.