Zo organiseer je een LAN-party zonder netwerkstress

Begin een LAN-party niet met snacks of wedstrijdregels, maar met de zaal, internetverbinding en stroomverdeling. Leg daarna de deelnemerslijst vast, verzamel dieetwensen en maak het wedstrijdschema terwijl je de spelservers voorbereidt. Test het netwerk minstens één keer met meerdere computers en voer op de dag zelf een eindtest uit. Plan bovendien tijd voor tafels, kabels, registratie, eten en het ontvangen van deelnemers; juist die opbouw loopt vaak uit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaalreservering bevestigen
2
Internettoegang bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst vastleggen
7
Wedstrijdschema maken
8
Spelservers voorbereiden
2 personen
9
Netwerkconfiguratie testen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Pizza's en snacks klaarzetten
2 personen
14
Zaal schoonmaken
2 personen
15
Tafels opstellen
4 personen
16
Stoelen plaatsen
3 personen
17
Netwerkapparatuur plaatsen
2 personen
18
Netwerkkabels aansluiten
3 personen
19
Stroomverdeling aanleggen
3 personen
20
Kabels veilig wegwerken
2 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Eet- en drinktafel inrichten
2 personen
23
Wedstrijdinformatie ophangen
24
Netwerkverbinding eindtesten
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
2 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Werkplekken toewijzen
2 personen
28
Netwerkproblemen oplossen
2 personen
29
Spelrondes starten
30
Wedstrijdstanden bijhouden
31
Pizza's uitserveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Snacks aanvullen
34
Afvalbakken legen
35
Laatste wedstrijd afronden
36
Prijzen uitreiken
37
Deelnemers uitlaten
2 personen

Nazorg

38
Apparatuur uitschakelen
3 personen
39
Netwerkapparatuur demonteren
2 personen
40
Kabels oprollen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Materialen inventariseren
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven voorraad opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Registratietafel
Buffettafelaantal 2

Apparatuur

Netwerkswitchesaantal 3
Router
Ethernetkabelsaantal 30
Reserve-ethernetkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 2
Reserve monitorenaantal 2
Reserve toetsenbordenaantal 2
Reserve muizenaantal 2
Luidsprekersaantal 2

Verlichting

LED-werklampenaantal 4
Lichtverlengsnoerenaantal 2

Materialen

Naamkaartjesaantal 30
Pennenaantal 12
Wedstrijdformulierenaantal 40
Plakbandaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Kabeletikettenaantal 50
Afzetlintaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Koffiemokkenaantal 24
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Pizzasnijderaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de zaal en internettoegang uiterlijk twee weken vooraf. Controleer meteen hoeveel tafels, stoelen en stroompunten beschikbaar zijn, zodat je niet op de opbouwdag hoeft te improviseren.
Sluit het netwerk vooraf aan met de router, netwerkswitches en kabels en test het met meerdere apparaten. Label kabels en leg reserve-ethernetkabels klaar; één defecte kabel kan anders een hele tafel stilleggen.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de deelnemerslijst is gesloten. Hang de wedstrijdinformatie op en houd wedstrijdformulieren bij de registratietafel, zodat wijzigingen niet mondeling verloren gaan.
Zet dranken minstens enkele uren voor de ontvangst in koelboxen en leg pizza's en snacks pas kort voor het eetmoment klaar. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en controleer de boodschappenlijst vóór vertrek.
Bouw stroom en netwerk eerst op, werk kabels daarna weg met kabelbinders, plakband en afzetlint en voer vervolgens de eindtest uit. Reserveer minimaal 60 minuten tussen het einde van de opbouw en de komst van de eerste deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een LAN-party organiseren?: Reserveer de zaal en bevestig internettoegang bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de LAN-party en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor de start.
Hoe test je het netwerk voor een LAN-party?: Sluit router, switches en kabels aan zoals ze op de dag komen te staan en laat minstens 4 apparaten tegelijk verbinden. Test daarna de spelservers, bestandsoverdracht en internetverbinding en herhaal een korte eindtest binnen 2 uur voor de ontvangst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een LAN-party op te bouwen?: Reken voor tafels, stoelen, stroom, netwerk, registratie en eet- en drinktafels op minimaal 2 uur met 2 tot 4 organisatoren. Plan daarna nog 60 minuten voor kabelcontrole, netwerkverbinding en het klaarzetten van wedstrijdinformatie.
Wat moet je regelen voor eten en drinken op een LAN-party?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer de boodschappenlijst de dag vóór vertrek. Koel dranken enkele uren vooraf en zet pizza's en snacks kort voor het geplande eetmoment klaar, zodat ze niet onnodig afkoelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.