Comment organiser une LAN-party sans panne ni chaos

Une LAN-party se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme un événement. Commencez par confirmer la salle et son accès Internet, avant d’inscrire les participants et de recueillir leurs besoins alimentaires. Préparez ensuite les serveurs, le planning des matchs et le matériel réseau. Le jour J, installez les tables, l’électricité et les câbles dans cet ordre, puis testez chaque connexion avant l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent les câbles de secours, les prises disponibles et le temps nécessaire aux tests.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la réservation de la salle
2
Confirmer l'accès Internet
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Enregistrer la liste des participants
7
Établir le planning des matchs
8
Préparer les serveurs de jeu
2 personnes
9
Tester la configuration réseau
2 personnes
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Préparer les pizzas et les snacks
2 personnes
14
Nettoyer la salle
2 personnes
15
Installer les tables
4 personnes
16
Installer les chaises
3 personnes
17
Installer l’équipement réseau
2 personnes
18
Brancher les câbles réseau
3 personnes
19
Installer la distribution électrique
3 personnes
20
Sécuriser les câbles
2 personnes
21
Installer la table d'inscription
2 personnes
22
Aménager la table pour manger et boire
2 personnes
23
Afficher les informations du match
24
Effectuer les tests finaux de la connexion réseau
2 personnes

Événement

25
Accueillir les participants
2 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Attribuer les postes de travail
2 personnes
28
Résoudre les problèmes réseau
2 personnes
29
Lancer les manches du jeu
30
Suivre les scores du match
31
Servir les pizzas
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Réapprovisionner les snacks
34
Vider les poubelles
35
Terminer le dernier match
36
Remettre les prix
37
Faire sortir les participants
2 personnes

Suivi

38
Éteindre l’équipement
3 personnes
39
Démonter le matériel réseau
2 personnes
40
Enrouler les câbles
2 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Nettoyer la salle
3 personnes
45
Inventorier le matériel
2 personnes
46
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
47
Ranger les stocks restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table d'inscription
Table de buffetqté 2

Équipement

Switches réseauqté 3
Routeur
Câbles Ethernetqté 30
Câbles Ethernet de secoursqté 6
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 2
Moniteurs de secoursqté 2
Claviers de rechangeqté 2
Souris de rechangeqté 2
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4
Rallonges électriques pour éclairageqté 2

Matériel

Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 12
Fiches de matchqté 40
Ruban adhésifqté 4
Serre-câblesqté 100
Étiquettes de câblesqté 50
Ruban de balisageqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Tasses à caféqté 24
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 3
Coupe-pizzaqté 2
Louchesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez la configuration réseau de la salle au moins 2 semaines avant la LAN-party. Vérifiez le nombre de prises, la stabilité de la connexion et l’emplacement du routeur avant d’envoyer les invitations.
Prévoyez une place assise et une prise électrique par joueur, puis ajoutez au moins 2 rallonges et 2 multiprises de secours. Ne branchez pas tout le matériel sur une seule multiprise.
Préparez les serveurs de jeu et le planning des matchs au moins 3 jours avant l’événement. Faites un test avec plusieurs postes, car une configuration qui fonctionne seule peut échouer avec plusieurs connexions simultanées.
Étiquetez les câbles réseau et sécurisez-les avec du ruban adhésif ou des serre-câbles avant l’arrivée des participants. Gardez les câbles Ethernet de secours, les claviers, souris et moniteurs de rechange à la table d’inscription.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et installez séparément la zone repas et la zone informatique. Prévoyez les gobelets, assiettes et couverts avant l’ouverture : pendant les matchs, personne ne voudra quitter son poste pour les chercher.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une LAN-party ?: Prévoyez au minimum 2 semaines pour confirmer la salle, l’accès Internet et les inscriptions. Commencez les tests des serveurs et du réseau 3 jours avant, puis gardez au moins 2 heures pour l’installation le jour J.
Combien de prises électriques faut-il prévoir pour une LAN-party ?: Comptez au moins une prise par poste informatique, plus 20 % de capacité supplémentaire pour les écrans ou équipements de secours. Répartissez les branchements sur plusieurs circuits lorsque c’est possible et ne surchargez pas une seule multiprise.
Quand tester le réseau d’une LAN-party ?: Effectuez un premier test au moins 3 jours avant avec plusieurs ordinateurs et un second test final après l’installation des câbles. Gardez 30 minutes avant l’accueil pour vérifier les connexions, les serveurs et l’accès Internet.
Quelle quantité de nourriture prévoir pour une LAN-party ?: Prévoyez un repas principal par participant et des snacks accessibles pendant les matchs. Achetez les boissons au moins 24 heures avant pour pouvoir les refroidir, puis confirmez les besoins alimentaires lors des inscriptions.

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