Cómo organizar un desfile de farolillos paso a paso

Un desfile de farolillos necesita más coordinación que una simple reunión: hay que fijar una ruta segura, avisar a vecinos y tráfico, y preparar una recepción al terminar. Empieza por la fecha, el recorrido y los permisos; después organiza las inscripciones, los voluntarios y los pedidos. La última semana sirve para comprobar obstáculos, baterías, señales y previsión meteorológica. Así evitas que el grupo se quede sin iluminación, indicaciones o bebidas durante el recorrido.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Reservar un lugar para la recepción
3
Comprobar permiso y notificación
4
Coordinar el plan de tráfico
2 personas
5
Reclutar voluntarios
2 personas
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Compartir la ruta con los vecinos
2 personas
12
Seguir la previsión del tiempo
13
Encargar farolillos
14
Encargar bebidas y snacks
15
Instruir a los controladores de tráfico
2 personas
16
Confirmar contactos de primeros auxilios
17
Gestionar llaves y acceso
18
Hacer la compra
2 personas
19
Comprobar los farolillos
3 personas
20
Probar las baterías
2 personas
21
Preparar señales de ruta
2 personas
22
Ordenar pulseras y números
2 personas
23
Comprobar el parte meteorológico y la alternativa
24
Comprobar la ruta en busca de obstáculos
3 personas
25
Colocar señales de ruta
3 personas
26
Colocar vallas de tráfico
4 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Montar la mesa de recepción
2 personas
31
Montar el punto de entrega de farolillos
3 personas
32
Montar la mesa de catering
3 personas
33
Enfriar las bebidas
2 personas
34
Preparar café y té
2 personas
35
Preparar los aperitivos
3 personas
36
Realizar el control de seguridad
3 personas
37
Realizar la sesión informativa para voluntarios
3 personas

Evento

38
Marcar las inscripciones
3 personas
39
Repartir farolillos
4 personas
40
Montar los farolillos
4 personas
41
Acompañar a los niños
6 personas
42
Servir café y té
2 personas
43
Servir las bebidas
2 personas
44
Servir aperitivos
2 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
47
Volver a comprobar la ruta
2 personas
48
Acompañar a los participantes hasta la salida
5 personas
49
Dar la señal de inicio
2 personas
50
Asignar monitores principales
3 personas
51
Acompañar al grupo de retaguardia
3 personas
52
Asegurar los cruces
6 personas
53
Coordinar los farolillos
4 personas
54
Tomar fotos
55
Prestar primeros auxilios
2 personas
56
Atender a los niños perdidos
2 personas
57
Acompañar la llegada
4 personas
58
Mantener libre el punto final
3 personas
59
Comprobar los últimos participantes
3 personas
60
Recoger los farolillos
3 personas
61
Despedir a los participantes
3 personas
62
Cerrar catering
2 personas

Seguimiento

63
Desmontar mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Retirar la iluminación
3 personas
66
Retirar los carteles de ruta
3 personas
67
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger la basura
4 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Registrar objetos perdidos
72
Contar y guardar los materiales
2 personas
73
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Devolver el material de tráfico
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 40
Mesa de recepción
Papeleracant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 30
Linternas a pilascant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4

Decoración

Guirnaldas de papelcant. 12
Globoscant. 100
Mantelescant. 8
Flechas para la rutacant. 20
Señales de rutacant. 12
Porta-cartelescant. 12

Equipo

Altavoz Bluetooth
Micrófono
Megáfonocant. 2
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Baterías externas recargablescant. 4

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de cafécant. 2
Bandejas de serviciocant. 6
Jarras de servircant. 4
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de cocinacant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de café reutilizablescant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejascant. 8

Ruta

Vallas de tráficocant. 12
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas de emergenciacant. 6
Linternas de manocant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 30
Pulserascant. 200
Formularios de registrocant. 250

Limpieza

Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Cajas de almacenamientocant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ruta antes de enviar invitaciones. Comprueba el recorrido a pie y marca con antelación cruces, obstáculos y puntos donde harán falta señales o voluntarios.
No dejes los permisos y el plan de tráfico para la última semana. Confirma las autorizaciones y entrega a cada controlador instrucciones claras sobre su punto, horario y contacto de emergencia.
Calcula la recepción con cantidades concretas: para el primer tramo, prevé 2 o 3 bebidas por persona y una ración de snack por asistente. Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse, no el día del desfile.
Prueba todos los farolillos y sus baterías varios días antes, y lleva baterías externas o linternas de repuesto. Una prueba previa detecta pilas agotadas, interruptores defectuosos y problemas de visibilidad.
Define la alternativa por lluvia al menos 72 horas antes y comunícala junto con la ruta. El mismo día revisa el parte meteorológico, coloca las señales y confirma las llaves, el acceso, primeros auxilios y los contactos de los voluntarios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de farolillos?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la ruta, tramitar permisos, reservar la recepción y reclutar voluntarios. Deja los pedidos de farolillos, bebidas y señalización cerrados como mínimo 14 días antes.
¿Cuándo hay que pedir permiso para un desfile de farolillos?: Consulta el permiso y la notificación en cuanto tengas fecha y recorrido, idealmente 6 semanas antes. El plazo depende del municipio, así que confirma la respuesta antes de publicar la ruta definitiva.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para controlar la ruta?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada cruce o acceso que deba vigilarse y añade 2 coordinadores para el inicio y el final. Haz la asignación al menos 7 días antes y entrega instrucciones escritas.
¿Qué hacer si llueve el día del desfile de farolillos?: Decide la alternativa 72 horas antes y revisa la previsión otra vez la mañana del evento. Comunica el cambio con un mensaje único a participantes, vecinos y voluntarios para evitar que el grupo se divida.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.