Zo organiseer je een lampionnenoptocht

Begin met de route, startlocatie en veiligheidsafspraken; pas daarna regel je deelnemers, vrijwilligers en materialen. Voor een lampionnenoptocht moet je niet alleen een gezellige knutselplek maken, maar ook rekening houden met verkeer, zichtbaarheid en een duidelijke groepsindeling. Regel vergunningen en verkeersmaatregelen ruim vooraf en informeer omwonenden zodra de route vaststaat. Op de dag zelf draait alles om een overzichtelijke ontvangst, goed gemarkeerde posten en een korte veiligheidsinstructie voordat de stoet vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en startlocatie vastleggen
2 personen
2
Vergunning en melding regelen
3
Verkeersmaatregelen aanvragen
4
Routekaart uitwerken
2 personen
5
Omwonenden informeren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Weersverwachting controleren
12
Definitieve route delen
13
Materialen controleren
2 personen
14
Lampionnenpakketten samenstellen
3 personen
15
Polsbandjes sorteren
16
Routeborden voorbereiden
2 personen
17
Veiligheidsinstructie afdrukken
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Inschrijftafel inrichten
2 personen
23
Lampionnenuitgifte inrichten
3 personen
24
Knutseltafels klaarzetten
3 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Verlichting aansluiten
2 personen
27
Routeborden plaatsen
3 personen
28
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
29
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
30
Hapjes uitstallen
2 personen
31
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Lampionnen uitdelen
3 personen
34
Lampionnen begeleiden bij maken
4 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Hapjes serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Startvak afzetten
2 personen
39
Optochtbriefing geven
2 personen
40
Voorop rijden met routebegeleider
2 personen
41
Optocht begeleiden
8 personen
42
Achterhoede begeleiden
2 personen
43
Verkeerspunten bemannen
6 personen
44
Verdwaalde deelnemers opvangen
2 personen
45
Eindpunt begeleiden
3 personen
46
Verloren voorwerpen registreren
47
Deelnemers naar huis begeleiden
4 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen

Nazorg

49
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
50
Partytenten afbreken
4 personen
51
Routeborden verwijderen
3 personen
52
Versiering verwijderen
2 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Locatie schoonmaken
4 personen
55
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
56
Materialen droog opbergen
2 personen
57
Geleende spullen retourneren
2 personen
58
Gevonden voorwerpen afhandelen
59
Route vrijgeven aan verkeer

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Inschrijftafel
Knutseltafelsaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Lampionnenaantal 120
Lampionstokjesaantal 120
LED-theelichtjesaantal 150
Gekleurd knutselpapieraantal 250
Viltstiftenaantal 12
Kinderschaaraantal 12
Lijmstiftenaantal 24
Nietmachinesaantal 4
Plakbandrollenaantal 8
Touwaantal 2

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Verkeerslampenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 16
Zaklampenaantal 10
Batterijenaantal 40
Routekaartenaantal 30
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 20
Polsbandjesaantal 150
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Routebordenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 6
Koffielepelsaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 3
Eerstehulpkoffer
Brandblusdekenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst vast en controleer daarna pas de praktische uitvoering. Teken start, rustpunt, oversteekplaatsen en eindpunt op één routekaart en deel de definitieve versie uiterlijk enkele dagen vooraf.
Regel vergunning, melding en verkeersmaatregelen niet in de laatste week. Neem voor elke oversteek een vrijwilliger in een reflecterend hesje op en geef verkeersposten portofoons of een andere vaste communicatieroute.
Maak de ontvangst in drie zones: inschrijving, lampionnenuitgifte en knutselen. Leg per deelnemer een lampion en lampionstokje klaar en houd extra LED-theelichtjes, plakband en lijmstiften achter de hand.
Plan vrijwilligers per taak en geef ze vóór de start een instructie van maximaal 10 minuten. Zet bij de kop en staart van de optocht iemand met een zaklamp of LED-lantaarn en spreek een verzamelpunt af voor kinderen die hun groep kwijtraken.
Controleer het weer op de dag zelf en pas de opstelling tijdig aan. Bouw partytenten en knutseltafels alleen op een plek waar kabels, stekkerdozen en verlengkabels niet over looproutes liggen; neem batterijen mee voor verlichting en megafonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lampionnenoptocht organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met route, startlocatie, vergunning of melding en verkeersmaatregelen. Verstuur uitnodigingen zodra de route en datum vaststaan, zodat je uiterlijk 2 weken vooraf het aantal deelnemers en vrijwilligers kent.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lampionnenoptocht?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per verkeerspost, 2 mensen bij inschrijving en uitgifte, 2 bij de knutseltafels en 2 begeleiders bij de stoet. Voor een groep tot ongeveer 50 kinderen kom je daarmee meestal uit op 10 tot 12 vrijwilligers, inclusief een coördinator.
Wat regel je op de dag zelf voor de lampionnenoptocht?: Richt de ontvangst, knutseltafels en lampionnenuitgifte minstens 60 minuten voor aankomst van de eerste deelnemers in. Controleer daarna routeborden, portofoons, reflecterende hesjes, verlichting en de weersverwachting; geef de veiligheidsinstructie 10 minuten voor vertrek.
Hoe maak je een lampionnenoptocht veilig in het donker?: Gebruik LED-verlichting in de lampionnen en zorg dat voor- en achterlopers zichtbaar zijn met reflecterende hesjes en zaklampen. Markeer oversteekplaatsen vooraf, houd de groep compact en spreek één verzamelpunt af voordat de optocht begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.