Zo organiseer je een goed kunstenaarsgesprek

Begin met het programma, de kunstenaars en de moderator; pas daarna leg je de zaal en techniek vast. Voor een kunstenaarsgesprek moeten publiek, gesprekstafel, microfoons en presentatiebestanden op elkaar aansluiten. Plan ook tijd voor aanmeldingen, dieetwensen en het verzamelen van vragen. Op de dag zelf zit de meeste winst in een vroege geluidscheck, een duidelijke route en een zaal die al volledig is ingericht voordat gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Kunstenaars en moderator bevestigen
3
Locatie en zaal reserveren
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Cateringbestelling plaatsen
9
Technische wensen afstemmen
2 personen
10
Vragen voor gesprek verzamelen
2 personen
11
Programma en route publiceren
12
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Presentatiebestanden verzamelen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
17
Ruimte en toiletten schoonmaken
2 personen
18
Materialen naar locatie brengen
2 personen
19
Zaalindeling uitzetten
2 personen
20
Stoelen opstellen
3 personen
21
Gesprekstafel opstellen
2 personen
22
Informatietafel inrichten
2 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Techniek aansluiten
2 personen
25
Microfoons en geluid testen
2 personen
26
Presentatie en beeld testen
2 personen
27
Catering klaarzetten
2 personen

Event

28
Ontvangstbalie bemensen
2 personen
29
Gasten registreren
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Sprekers begeleiden
32
Gesprek aankondigen
33
Kunstenaarsgesprek begeleiden
2 personen
34
Microfoon doorgeven
35
Pauzedrankjes en hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
37
Informele borrel begeleiden
2 personen
38
Servies en afval verzamelen
2 personen
39
Sprekers uitzwaaien

Nazorg

40
Techniek uitschakelen
2 personen
41
Meubilair terugzetten
3 personen
42
Afwas verzamelen en doen
2 personen
43
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
44
Zaal en entree schoonmaken
2 personen
45
Toiletten controleren en schoonmaken
46
Materialen inpakken
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen controleren
49
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Gesprekstafelsaantal 2
Informatietafelsaantal 2
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 80
Pijlbordjesaantal 8
Programmafoldersaantal 80
Tafelkledenaantal 6
Vazenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Vaatdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 2
Servettenaantal 200
Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, kunstenaars en moderator eerst vast. Reserveer de zaal daarna met genoeg ruimte voor stoelen, een gesprekstafel, informatietafels en eventuele kledingrekken.
Verstuur uitnodigingen niet zonder aanmeldproces. Noteer per gast naam en dieetwens en controleer beide gegevens opnieuw voordat je de cateringbestelling plaatst.
Verzamel vragen vooraf en geef de moderator een overzicht. Plan daarnaast een vast moment om presentatiebestanden op te vragen, zodat de laptop en beamer niet vlak voor aanvang nog aangepast moeten worden.
Test draadloze microfoons, microfoonstandaards, luidsprekers en mengpaneel in de opgestelde zaal. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, beamer en projectiescherm voordat de eerste gast arriveert.
Reserveer op de dag zelf minimaal 2 uur voor schoonmaken, materialen brengen, zaalindeling, stoelen opstellen, koffie en dranken klaarzetten en techniek testen. Zet naamkaartjes, pijlbordjes en programmafolders pas neer nadat de looproute vaststaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een kunstenaarsgesprek?: Leg de datum, locatie, kunstenaars en moderator bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, dieetwensen en catering.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kunstenaarsgesprek op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw op locatie. Reken daarin de zaalindeling, stoelen, gesprekstafel, informatietafel, decoratie, catering en een volledige microfoon- en geluidstest mee.
Wanneer moet je de catering voor een kunstenaarsgesprek bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor het gesprek. Houd daarna een laatste controle van het aantal gasten en de dieetwensen aan.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een kunstenaarsgesprek?: Verzamel presentatiebestanden uiterlijk 2 dagen vooraf en test alle apparatuur op locatie vóór aanvang. Controleer per microfoon het geluid en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat de zaal open gaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.