Zo organiseer je een kostuumloop zonder losse eindjes

Een kostuumloop vraagt meer voorbereiding dan een gewone loop, omdat je tegelijk een route, verkeersveiligheid, deelnemersregistratie en kostuums organiseert. Begin met datum, route en locaties voor start en finish; regel daarna vergunningen, verzekering, EHBO en verkeersregelaars. Open vervolgens de inschrijving, verzamel maten en dieetwensen en deel vrijwilligers in. In de laatste week controleer je de route, maak je startpakketten klaar en sorteer je de kostuums. Zo voorkom je dat praktische zaken op de dag zelf vertragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Start- en finishlocatie reserveren
5
Verkeersregelaars regelen
6
EHBO-bezetting regelen
7
Aanmeldformulier openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Routekaart publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Startnummers ontwerpen
14
Startnummers afdrukken
2 personen
15
Deelnemerslijst controleren
2 personen
16
Maatvoering kostuums controleren
2 personen
17
Muziek afspeellijst maken
18
Prijzen en medailles bestellen
19
Route vooraf controleren
2 personen
20
Verkeersplan verspreiden
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Kostuums sorteren
2 personen
24
Startpakketten samenstellen
3 personen
25
Routepijlen klaarmaken
2 personen
26
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
29
Startboog monteren
3 personen
30
Finishboog monteren
3 personen
31
Inschrijftafels inrichten
2 personen
32
Kostuumuitgifte inrichten
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Startnummers klaarleggen
2 personen
37
Routepijlen plaatsen
4 personen
38
Kilometerborden plaatsen
2 personen
39
Verkeersafzettingen plaatsen
4 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
EHBO-post inrichten
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Briefing verkeersregelaars geven
2 personen
44
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

45
Inschrijving openen
4 personen
46
Startpakketten uitdelen
4 personen
47
Kostuums uitdelen
3 personen
48
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
49
Startschot geven
2 personen
50
Routepost bemannen
8 personen
51
Verkeerspunten bemannen
6 personen
52
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
53
Medailles uitdelen
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Muziek bedienen
57
Fotomoment begeleiden
2 personen
58
Prijswinnaars huldigen
3 personen
59
Kostuums innemen
3 personen
60
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

61
Routeafzettingen verwijderen
4 personen
62
Routepijlen ophalen
4 personen
63
Afval inzamelen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Materiaal terugladen
3 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
70
Kostuums wassen
2 personen
71
Kostuums retourneren
2 personen
72
Huurmateriaal retourneren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen berichten
74
Deelnemersfoto's versturen
75
Uitslagen publiceren
76
Facturen en bonnetjes verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Inschrijftafelaantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startboog
Finishboog
Routepijlenaantal 35
Kilometerbordenaantal 6
Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Medaillesaantal 120
Kostuumsaantal 120
Kledinghoezenaantal 120
Verkeerskegelsaantal 30
Dranghekkenaantal 12
Touwaantal 100
Fluitjesaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Nooddekensaantal 12
Handschoenenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonladersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Fotowand

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Wasmandenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vast voordat je de inschrijving opent. Controleer vooraf alle kruisingen, plaats kilometerborden en maak een verkeersplan dat je tijdig met verkeersregelaars en andere betrokkenen deelt.
Vraag kostuummaten direct bij de aanmelding uit en sluit de maatcontrole uiterlijk twee weken voor de loop. Sorteer de kostuums daarna per deelnemer en bewaar ze in kledinghoezen.
Plan de bezetting per post in plaats van alleen een algemene vrijwilligerslijst te maken. Geef verkeersregelaars, EHBO’ers en routeposten elk een locatie, aankomsttijd en telefoonnummer.
Maak startpakketten minimaal één dag vooraf. Leg startnummer, startnummerband en eventuele informatie per deelnemer klaar; houd een aparte lijst bij voor ontbrekende of gewijzigde inschrijvingen.
Test muziek, microfoon, luidsprekers en verlengkabels vóór de deelnemers arriveren. Neem powerbanks en ledverlichting mee, zodat registratie en bewegwijzering ook bij weinig licht blijven werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kostuumloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je datum en route vastleggen, vergunningen aanvragen, start en finish reserveren en de inschrijving openen. Plan de definitieve deelnemerslijst en kostuummaten ongeveer 2 weken voor de loop.
Welke vergunning heb je nodig voor een kostuumloop?: Dat hangt af van de route en de gemeente, vooral wanneer je openbare wegen gebruikt of verkeer moet regelen. Neem minimaal 8 weken vooraf contact op met de gemeente en vraag welke vergunningen, verkeersmaatregelen en documenten nodig zijn.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig voor een kostuumloop?: Tel per kruising of oversteekplaats minimaal één verkeersregelaar, plus een reserve voor uitval. Maak de definitieve bezetting nadat je de route vooraf hebt gecontroleerd en deel het verkeersplan minstens 1 week voor de loop.
Wanneer maak je de startpakketten voor een kostuumloop?: Maak ze 1 dag vooraf op basis van de gecontroleerde deelnemerslijst. Sorteer de pakketten op startnummer en houd op de inschrijftafel een korte lijst bij met wijzigingen, ontbrekende betalingen of deelnemers die hun kostuum nog moeten ophalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.