Einen Kostümlauf Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Kostümlauf hängen Anmeldung, Strecke und Sicherheitskonzept eng zusammen. Lege zuerst Datum, Route sowie Start- und Zielort fest und kläre anschließend Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsregelung. Danach öffnest du die Anmeldung, planst Helfer und bestellst Medaillen, Kostüme und Startnummern passend zur Teilnehmerzahl. In den letzten Tagen geht es vor allem um Streckenkontrolle, Starterpakete und eine klare Einteilung für den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Start- und Zielort reservieren
5
Verkehrsregler organisieren
6
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
7
Anmeldeformular öffnen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Streckenkarte veröffentlichen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Startnummern entwerfen
14
Startnummern drucken
2 Personen
15
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
16
Größen der Kostüme prüfen
2 Personen
17
Musik-Playlist erstellen
18
Preise und Medaillen bestellen
19
Route im Voraus prüfen
2 Personen
20
Verkehrsplan verteilen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Kostüme sortieren
2 Personen
24
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
25
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
26
Material zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
29
Startbogen montieren
3 Personen
30
Zielbogen montieren
3 Personen
31
Anmeldetische einrichten
2 Personen
32
Kostümausgabe einrichten
2 Personen
33
Getränke kalt stellen
2 Personen
34
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
3 Personen
36
Startnummern bereitlegen
2 Personen
37
Wegweiser aufstellen
4 Personen
38
Kilometerschilder aufstellen
2 Personen
39
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
40
Beschallungsanlage testen
2 Personen
41
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
43
Briefing für Verkehrshelfer geben
2 Personen
44
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

45
Anmeldung öffnen
4 Personen
46
Startpakete verteilen
4 Personen
47
Kostüme verteilen
3 Personen
48
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
49
Startschuss geben
2 Personen
50
Routeposten besetzen
8 Personen
51
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
52
Zielregistrierung durchführen
3 Personen
53
Medaillen verteilen
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Musik bedienen
57
Fotomoment begleiten
2 Personen
58
Preisträger ehren
3 Personen
59
Kostüme einsammeln
3 Personen
60
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

61
Straßensperren entfernen
4 Personen
62
Routenpfeile abholen
4 Personen
63
Müll einsammeln
4 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
65
Partyzelte abbauen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
2 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Material zurückladen
3 Personen
69
Fundsachen sammeln
2 Personen
70
Kostüme waschen
2 Personen
71
Kostüme zurückgeben
2 Personen
72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
73
Fundsachen mitteilen
74
Teilnehmerfotos versenden
75
Ergebnisse veröffentlichen
76
Rechnungen und Quittungen bearbeiten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 24
AnmeldetischAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

Startbogen
Zielbogen
WegweiserAnz. 35
KilometerschilderAnz. 6
StartnummernAnz. 120
StartnummernbänderAnz. 120
MedaillenAnz. 120
KostümeAnz. 120
KleiderhüllenAnz. 120
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 12
SeilAnz. 100
PfeifenAnz. 12
StoppuhrenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 40
NotfalldeckenAnz. 12
HandschuheAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 12
HandyladegeräteAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 160
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 150
BallongewichteAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 12
Fotowand

Reinigung

BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
WäschekörbeAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Route nicht erst am Veranstaltungstag: Laufe sie vorher vollständig ab und kontrolliere Kreuzungen, Engstellen sowie die geplanten Kilometer-Schilder. Verteile den Verkehrsplan frühzeitig an alle Verkehrsregler.
Schließe die Anmeldung nicht mit dem letzten Einkauf ab. Erfasse Ernährungswünsche und Kostümgrößen bereits während der Anmeldung, damit Starterpakete und Kostüme mindestens einige Tage vorher zusammengestellt werden können.
Plane für Start und Ziel getrennte Aufgaben ein: Am Anmeldetisch werden Teilnehmerliste, Startnummern und Starterpakete geprüft, im Zielbereich werden Medaillen, Musik und die Ausgabe der Kostüme vorbereitet.
Teile Freiwillige mit konkreten Uhrzeiten und Positionen ein. Für Verkehrsregler, Erste-Hilfe-Besetzung, Anmeldung und Wegweisung braucht jede Gruppe eine zuständige Person und einen Ersatz.
Teste Beschallungsanlage, Mikrofon und Lautsprecher vor dem Aufbau. Lege Verlängerungskabel, Powerbanks und LED-Lampen bereit, damit Ansagen und Orientierung auch bei einem langen Auf- oder Abbau funktionieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Kostümlauf organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Start- und Zielort sowie den Genehmigungen. Öffne die Anmeldung danach so früh, dass du Kostümgrößen, Ernährungswünsche und die benötigte Anzahl an Startnummern rechtzeitig kennst.
Wie viele Helfer braucht ein Kostümlauf?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Strecke, Verkehr, Erste Hilfe und Zielbereich ein; dazu kommen die tatsächlich benötigten Verkehrsregler und Streckenposten. Erstelle die Einteilung spätestens 7 Tage vorher und bestätige sie noch einmal 24 Stunden vor dem Lauf.
Wann sollte man die Kostüme und Starterpakete vorbereiten?: Sortiere die Kostüme nach Größe und stelle die Starterpakete 1 bis 2 Tage vor dem Lauf zusammen. Halte zusätzlich eine kleine Reserve bei häufig bestellten Größen zurück, falls sich Teilnehmerdaten ändern oder ein Kostüm beschädigt wird.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?: Plane für Zelt, Tische, Start- und Zielbogen, Wegweiser, Absperrungen und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Die Route sollte vor dem Start ein letztes Mal kontrolliert werden, und die Anmeldung sollte mindestens 60 Minuten vor dem Lauf geöffnet sein.

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