Een kostuumfeest organiseren: zo pak je het aan

Begin een kostuumfeest niet met versiering, maar met de gastenlijst, het thema en de dresscode. Daarna leg je vast hoeveel mensen komen, welke dieetwensen er zijn en hoe je de kostuumwedstrijd uitvoert. Plan het buffet, de muziek, garderobe en fotoplek zo dat ze elkaar niet in de weg staan. Op de dag zelf werk je van locatie en techniek naar eten, drinken en accessoires: zo hoef je niet met een kostuum aan nog kabels of stoelen te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Bezoekerslijst afronden
5
Thema en dresscode delen
6
Kostuumwedstrijd voorbereiden
2 personen
7
Jury voor kostuumwedstrijd regelen
8
Prijzen voor wedstrijd kopen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Herbruikbare materialen verzamelen
2 personen
11
Kostuums en accessoires controleren
2 personen
12
Muziekselectie samenstellen
13
Wedstrijdformulieren printen
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Locatie schoonmaken
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
17
Buffettafels inrichten
2 personen
18
Versiering ophangen
3 personen
19
Verlichting ophangen
2 personen
20
Fotoplek inrichten
2 personen
21
Garderobe inrichten
2 personen
22
Kostuumaccessoires klaarleggen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Desserts en fruit klaarzetten
2 personen
26
Koffie- en theepunt klaarzetten
27
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
28
Muziek en microfoon testen
2 personen
29
Toiletten controleren
30
Afvalpunten klaarzetten

Event

31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Naamkaartjes uitdelen
34
Wedstrijd uitleggen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Koffie en thee bijvullen
38
Buffet aanvullen
2 personen
39
Muziek bedienen
40
Fotoplek begeleiden
41
Kostuumwedstrijd jureren
3 personen
42
Winnaars bekendmaken
43
Afval en lege glazen verzamelen
2 personen
44
Toiletten tussentijds controleren
45
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Eten en drinken opruimen
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
49
Versiering verwijderen
2 personen
50
Apparatuur opruimen
2 personen
51
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
52
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
53
Gevonden voorwerpen verzamelen
54
Materialen controleren en opbergen
2 personen
55
Overgebleven eten veilig bewaren
56
Kostuums en accessoires retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 3

Servies

Glazenaantal 70
Wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 50
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 6
Confettikanonnenaantal 6
Fotodoek
Fotopropsaantal 20
Kostuumaccessoiresaantal 30

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Serveerplateausaantal 6
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Prijzen kostuumwedstrijdaantal 3
Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging minstens 3 weken vooraf en zet thema, dresscode en uiterste aanmelddatum duidelijk bovenaan. Vraag meteen naar dieetwensen; die informatie wordt vaak pas na het boodschappen doen doorgegeven.
Rond de bezoekerslijst 5 tot 7 dagen voor het feest af. Tel daarna per gast het benodigde servies, een plek aan tafel en ruimte in de garderobe, en houd enkele extra glazen en naamkaartjes apart.
Leg de kostuumwedstrijd vooraf vast: wijs een jury aan, maak wedstrijdformulieren en koop de prijzen uiterlijk 2 dagen van tevoren. Kondig categorieën en het moment van jureren bij binnenkomst aan, zodat gasten weten waar ze aan toe zijn.
Richt garderobe en fotoplek vóór het buffet in. Gebruik kapstokken of kledingrekken voor jassen en kostuums, en leg kostuumaccessoires en fotoprops op één vaste plek zodat ze niet tussen borden en glazen verdwijnen.
Test muziek, microfoon, Bluetoothspeaker, lichtslingers en verlengkabels enkele uren vóór de start. Zet dranken op tijd koud en bereid hapjes, desserts en fruit zo dat het buffet pas vlak voor ontvangst wordt gevuld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kostuumfeest organiseren?: Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, thema en dresscode. Rond de gastenlijst 5 tot 7 dagen voor het feest af, zodat je boodschappen en dieetwensen goed kunt verwerken.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een kostuumfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende alcoholvrije opties en zet de dranken minstens 2 uur voor aanvang koud.
Wanneer regel ik de kostuumwedstrijd?: Bepaal de jury en categorieën uiterlijk 1 week vooraf. Print de wedstrijdformulieren en koop de prijzen 2 dagen voor het feest, zodat je op de dag zelf alleen nog de juryplek hoeft klaar te zetten.
Wanneer zet ik het buffet klaar op een kostuumfeest?: Zet tafels, stoelen en servies enkele uren vooraf klaar, maar vul het buffet pas 15 tot 30 minuten voor ontvangst. Bewaar gekoelde hapjes, desserts en fruit tot het laatste moment in de koeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.