Zo organiseer je een koppelrun

Begin met het parcours, de datum en de startlocatie; die bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Vraag de vergunning voor de route op tijd aan en reserveer tegelijk toiletten en de start- en finishvoorzieningen. Open daarna de inschrijving, verwerk dieetwensen en maak een definitieve deelnemerslijst. In de laatste week draait het om nummers, routebordjes, vrijwilligers en materiaal. Op de dag zelf werk je van opbouw naar inschrijfbalie, start, finish en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunning voor route aanvragen
3
Startlocatie reserveren
4
Toiletten reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijfformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst controleren
2 personen
10
Startnummers maken
2 personen
11
Routebordjes voorbereiden
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
13
Vrijwilligers informeren
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
19
Parcours uitzetten
4 personen
20
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Partytenten opzetten
4 personen
23
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
24
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
25
Geluidsinstallatie testen
2 personen
26
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

27
Vrijwilligersposten bemannen
6 personen
28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Startnummers uitdelen
3 personen
30
Startinstructies geven
2 personen
31
Koppels laten starten
3 personen
32
Parcours en kruispunten bewaken
6 personen
33
Tussendrank uitdelen
3 personen
34
Finishregistratie bijhouden
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Uitslag verwerken
2 personen
38
Prijzen uitreiken
2 personen
39
Muziek en sfeer verzorgen
40
Buffet aanvullen
2 personen
41
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

42
Routebordjes verwijderen
4 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Materialen tellen en inpakken
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Overgebleven houdbare spullen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Tafelrokkenaantal 8

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Routebordjesaantal 20
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 120
Startnummerbandjesaantal 120
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Medaillesaantal 120
Bekers voor winnaarsaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksbenodigdheden
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast en controleer meteen waar afzetlint, pionnen en routebordjes nodig zijn. Zo kun je de vergunning aanvragen met een volledige route in plaats van achteraf wijzigingen door te geven.
Sluit de inschrijving uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de run en maak daarna één gecontroleerde deelnemerslijst. Sorteer startnummers en polsbandjes op nummer of naam; dat voorkomt zoeken aan de inschrijfbalie.
Plan per 10 tot 15 deelnemers minstens één vrijwilliger op een kruispunt, bij de start of bij de finish. Geef iedereen vooraf een plek, begintijd en telefoonnummer van de hoofdcoördinator.
Zet de opbouw op volgorde: parcours uitzetten, start- en finishboog plaatsen, tenten en tafels opstellen en daarna de balie en catering inrichten. Test de speaker en draadloze microfoon vóór deelnemers arriveren, met de verlengkabels en stekkerdozen al aangesloten.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, koelboxen en thermoskannen klaar voor wisselvallig weer en leg medailles, bekers en herbruikbare bekers apart voordat de finishdrukte begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een koppelrun organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met datum, parcours, startlocatie en vergunning. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 1 week voor de run zicht hebt op het aantal deelnemers en de benodigde vrijwilligers.
Heb je een vergunning nodig voor een koppelrun?: Gebruik je openbare wegen, fietspaden of een gemeentelijke route, vraag dan vooraf na welke vergunning of melding nodig is. Dien de aanvraag bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de datum in; verwerkingstermijnen verschillen per gemeente.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een koppelrun?: Reken op minimaal één vrijwilliger per 10 tot 15 deelnemers op route- en verkeerspunten, plus 2 mensen bij de inschrijfbalie en 2 bij start en finish. Bij 60 deelnemers kom je daarmee meestal uit op ongeveer 8 tot 10 vrijwilligers.
Wanneer moet je startnummers en routebordjes maken?: Maak de startnummers 3 tot 5 dagen vooraf, zodra de inschrijving sluit. Bereid routebordjes en ander parcoursmateriaal uiterlijk de dag ervoor voor en leg ze per routepunt klaar, zodat het uitzetten op de ochtend zelf snel verloopt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.