Koppel-Lauf organisieren: Die richtige Reihenfolge

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Strecke, Datum und Startort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Beantrage die Genehmigung für die Strecke sofort, denn ohne bestätigte Route lassen sich Einladungen und Anmeldung nicht zuverlässig planen.
• Öffne die Anmeldung erst, wenn Startzeit, Strecke und Rückmeldefrist feststehen. Prüfe die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vorher und erfasse dabei auch Ernährungswünsche sowie die benötigte Anzahl an Startnummern und Armbändern.
• Plane Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Für Abzweigungen, Streckensicherung, Anmeldung und Verpflegung brauchst du feste Zuständigkeiten. Teile die Einsatzorte mindestens 10 Tage vorher mit und gib Sicherheitswesten, Pfeifen und Wegweiser am Vortag aus.
• Kontrolliere Toiletten, Zelte, Tische und Stühle spätestens 2 Wochen vor dem Lauf. Am Veranstaltungstag sollte der Anmeldebereich mindestens 90 Minuten vor dem Start stehen, damit Nachmeldungen und die Ausgabe der Startnummern nicht den Beginn verzögern.
• Baue den Parcours, den Start- und Zielbogen sowie die Beschilderung vor dem Eintreffen der Teilnehmenden auf. Stelle Getränke am Vorabend kalt, richte Kaffee und Tee mindestens 45 Minuten vorher ein und teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem ersten Start.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Koppel-Lauf organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Strecke und Startort. Die Genehmigung für die Strecke und die Reservierung der Toiletten solltest du direkt danach anstoßen.

Wann soll ich die Anmeldung für den Koppel-Lauf öffnen?

Öffne das Anmeldeformular, sobald Strecke, Startzeit und Rückmeldefrist feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vorher, damit du Startnummern, Verpflegung und Sitzplätze passend planen kannst.

Wie viele Helfer brauche ich für einen Koppel-Lauf?

Plane mindestens eine feste Person für die Anmeldung, zwei für Start und Ziel sowie je eine Person pro schlecht einsehbarer Abzweigung ein. Für Aufbau, Verpflegung und Abbau kommen je nach Gruppengröße meist weitere 3 bis 6 Helfer hinzu.

Wann muss der Aufbau am Veranstaltungstag beginnen?

Starte den Aufbau etwa 2 bis 3 Stunden vor dem ersten Lauf. Der Anmeldebereich, die Strecke und der Zielbogen sollten spätestens 90 Minuten vorher einsatzbereit sein; die Beschallungsanlage testest du danach noch einmal mit Mikrofon und Lautsprecher.

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