Comment organiser une course en duo, sans rien laisser au hasard

Une course en duo se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis les inscriptions, les bénévoles et la logistique du jour J. Le point de départ doit être réservé assez tôt, tout comme les toilettes et les tentes. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour créer les dossards, baliser le parcours et installer l’accueil. Cette méthode vous aide à éviter les oublis qui ralentissent les participants dès leur arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
3
Réserver le lieu de départ
4
Réserver les toilettes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier la liste des participants
2 personnes
10
Créer les dossards
2 personnes
11
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
13
Informer les bénévoles
14
Vérifier les prévisions météo
15
Faire les courses
2 personnes
16
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
19
Mettre en place le parcours
4 personnes
20
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer les tentes de fête
4 personnes
23
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
24
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
25
Tester le système de sonorisation
2 personnes
26
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

27
Assurer la présence aux postes des bénévoles
6 personnes
28
Accueillir les participants
3 personnes
29
Distribuer les dossards
3 personnes
30
Donner les consignes de départ
2 personnes
31
Lancer les couples
3 personnes
32
Surveiller le parcours et les carrefours
6 personnes
33
Distribuer la boisson de l’entre-deux
3 personnes
34
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Traiter les résultats
2 personnes
38
Remettre les prix
2 personnes
39
Assurer la musique et l’ambiance
40
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
41
Accompagner les derniers participants
2 personnes

Suivi

42
Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes
43
Rassembler les déchets
3 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
45
Démonter les tentes de fête
4 personnes
46
Faire la vaisselle
2 personnes
47
Nettoyer le lieu
3 personnes
48
Compter et emballer le matériel
2 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
50
Ranger les produits non périssables restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Jupes de tableqté 8

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Panneaux d’orientationqté 20
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Médaillesqté 120
Trophées pour les gagnantsqté 6

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Planches à découperqté 3
Matériel de cuisine
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le parcours, puis demandez l’autorisation nécessaire pour l’itinéraire avant d’envoyer les invitations. Sans validation du tracé, les inscriptions peuvent vous obliger à tout modifier.
Ouvrez les inscriptions dès que le lieu de départ, les toilettes et le parcours sont confirmés. Demandez en même temps les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur et de prévoir les quantités adaptées.
Répartissez les bénévoles au moins 7 jours avant la course. Donnez à chacun un emplacement précis, un horaire d’arrivée et le matériel à prendre, notamment les panneaux, les cônes, les sifflets ou les gilets de sécurité.
La veille, triez les dossards et les bracelets dans l’ordre d’inscription, mettez les boissons au frais et vérifiez la météo. Le matin même, installez d’abord le balisage et l’arche, puis le bureau d’inscription et l’espace ravitaillement.
Testez la sonorisation avant l’arrivée du public, avec le micro sans fil et les rallonges réellement utilisés. Gardez une enceinte portable et des multiprises accessibles : les prises disponibles sont souvent plus éloignées que prévu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course en duo ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation du parcours, de réserver le départ et les toilettes, d’ouvrir les inscriptions et de mobiliser les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue, une fois le parcours et le lieu de départ confirmés. Fermez-les quelques jours avant la course pour vérifier les participants, les dossards et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour le parcours ?: Le nombre dépend de la longueur et des croisements, mais répartissez chaque zone à l’avance et prévoyez au moins 1 bénévole par point nécessitant une orientation ou une surveillance. Envoyez les consignes au plus tard 7 jours avant l’événement.
Que faut-il installer en premier le matin de la course ?: Commencez par le parcours, les cônes, le ruban de balisage et les panneaux d’orientation, puis installez l’arche de départ et d’arrivée. Prévoyez environ 2 à 3 heures avant le premier départ pour monter aussi l’accueil, les tables et le ravitaillement.

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