Zo organiseer je een Koningsloop

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die bepalen vrijwel alles wat daarna nodig is. Regel vervolgens vergunningen, verkeersmaatregelen, EHBO en tijdregistratie voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna volgen inschrijvingen, startnummers, routeaanduiding, medailles en de praktische inrichting van start en finish. Plan in de laatste week een korte briefing, zodat iedere vrijwilliger weet waar hij staat en wie hij kan bereiken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen indienen
4
Route op veiligheid controleren
3 personen
5
Verkeersplan uitwerken
2 personen
6
Verkeersregelaars inplannen
7
EHBO-bezetting vastleggen
8
Chronometrie reserveren
9
Startnummers ontwerpen
2 personen
10
Medailleontwerp goedkeuren
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Inschrijfformulier publiceren
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Deelnemersbevestigingen versturen
2 personen
16
Startlijsten controleren
2 personen
17
Startnummers laten drukken
18
Routeborden laten maken
19
Medailles en prijzen bestellen
20
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
21
Boodschappenlijst samenstellen
2 personen
22
Tafels en stoelen reserveren
23
Geluid en stroom controleren
2 personen
24
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
25
Vrijwilligersindeling uitdelen
26
Route fysiek nalopen
3 personen
27
Obstakels op de route melden
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Startpakketten samenstellen
4 personen
30
Startnummers per deelnemer sorteren
3 personen
31
Routepijlen en linten klaarzetten
3 personen
32
Koelboxen vullen
2 personen
33
Kleding en vrijwilligershesjes klaarleggen
2 personen
34
Weersverwachting controleren
35
Weersgevoelige materialen beschermen
2 personen

Event

36
Start- en finishterrein uitzetten
6 personen
37
Partytenten opbouwen
6 personen
38
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
39
Startboog plaatsen
4 personen
40
Geluid en microfoon aansluiten
2 personen
41
Routepijlen plaatsen
6 personen
42
Afzettingen langs route plaatsen
6 personen
43
Waterpost inrichten
3 personen
44
EHBO-tafel inrichten
2 personen
45
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
46
Startpakketten per afstand leggen
4 personen
47
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
48
Dranken koud zetten
2 personen
49
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
50
Routeposten bemannen
8 personen
51
Deelnemers aanmelden
5 personen
52
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
53
Startvakken indelen
3 personen
54
Warming-up begeleiden
2 personen
55
Startschot geven
56
Doorkomst registreren
3 personen
57
Water en fruit uitdelen
5 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Finishers medailles uitreiken
4 personen
60
Finishgebied vrijhouden
3 personen
61
Hapjes serveren
4 personen
62
Muziek verzorgen
63
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
64
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
65
Resultaten publiceren
2 personen
66
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
67
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

68
Routepijlen verwijderen
6 personen
69
Afzettingen verwijderen
6 personen
70
Terrein leegmaken
6 personen
71
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
72
Servies en materialen schoonmaken
4 personen
73
Partytenten afbreken
6 personen
74
Materialen naar opslag brengen
4 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Locatie schoon opleveren
3 personen
77
Uitslagen naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Startboog
Podiumdelenaantal 4
Balken voor routepostenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandenaantal 350
Hardloopmedaillesaantal 350
Starthorlogesaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Drinkbekersaantal 500
Waterkannenaantal 12
Sponsbakkenaantal 6
Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 10
Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 12
Parcourslintaantal 8
Pionnenaantal 30
Klembordenaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 25
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3
EHBO-koffersaantal 3
Isolatiedekensaantal 12
Klapdekensaantal 6
Regenponcho'saantal 20
Zaklampenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Laptopaantal 2
Printer
Printerpapieraantal 2
Lamineerapparaat
Lamineerhoezenaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterketelsaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmandenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Serveerbladenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Oranje vlaggenlijnenaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 8
Oranje ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en verkeersplan uiterlijk enkele weken voor de loop vast. Controleer het parcours daarna nogmaals op kruisingen, smalle stukken en plekken waar afzethekken, kegels of routepijlen nodig zijn.
Reserveer startboog, chronometrie, geluid, tafels en tenten vroeg genoeg. Vooral stroom, verlengkabels, microfoons en een mengpaneel worden vaak pas op de laatste dag gecontroleerd.
Sluit de inschrijving niet zonder een duidelijke einddatum. Controleer startlijsten, dieetwensen en deelnemersbevestigingen vóór je startnummers laat drukken; wijzigingen daarna kosten extra werk.
Maak per routepost een kleine set met routepijlen, kilometerbord, veiligheidshesje, portofoon en klembord. Geef deze materialen tijdens de briefing uit, zodat vrijwilligers niet zelf hoeven te zoeken.
Bereken water en catering op basis van het verwachte aantal deelnemers en begeleiders. Zet drinkbekers, waterkannen en sponsbakken vóór de start klaar en reserveer tijd voor het uitdelen van medailles bij de finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum, route, locatie en vergunningen. Plan de verkeersregeling, EHBO en chronometrie direct daarna; drukwerk en medailles kunnen later volgen.
Wanneer moet ik de vergunning voor een Koningsloop aanvragen?: Dien de vergunning of melding zo vroeg mogelijk in, bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de loop. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer de lokale regels voordat je de uitnodigingen verstuurt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Koningsloop?: Maak eerst een bezetting per kruising, routepost, start, finish en uitgiftepunt. Reken voor elke vaste post op minimaal 1 vrijwilliger en plan daarnaast 2 tot 4 reservekrachten voor pauzes en onverwachte uitval.
Wanneer laat ik startnummers en medailles maken?: Bestel startnummers pas nadat de inschrijving is gesloten en de startlijsten zijn gecontroleerd, meestal 1 tot 2 weken vóór de loop. Bestel medailles eerder, zodat vertraging in levering niet direct het finishmoment raakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.