Einen Königslauf Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Königslauf entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Start und Ziel, Genehmigungen, Verkehrsregelung und Ersthelfer müssen stehen, bevor du die Anmeldung öffnest. Danach folgen Startnummern, Zeitmessung, Medaillen, Verpflegung und die Einteilung der Freiwilligen. Plane rückwärts vom Lauftag und halte Fristen schriftlich fest. So erkennst du früh, was reserviert, bestellt oder genehmigt werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
3
Genehmigungen und Meldungen einreichen
4
Route auf Sicherheit prüfen
3 Personen
5
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
6
Verkehrsregelungskräfte einplanen
7
Ersthelfer-Besetzung festlegen
8
Zeitmessung reservieren
9
Startnummern entwerfen
2 Personen
10
Medaillendesign genehmigen
2 Personen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Anmeldeformular veröffentlichen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Teilnehmerbestätigungen versenden
2 Personen
16
Startlisten prüfen
2 Personen
17
Startnummern drucken lassen
18
Wegweiser anfertigen lassen
19
Medaillen und Preise bestellen
20
Cateringmengen berechnen
2 Personen
21
Einkaufsliste zusammenstellen
2 Personen
22
Tische und Stühle reservieren
23
Ton und Strom prüfen
2 Personen
24
Volunteer-Briefing vorbereiten
25
Einteilung der Freiwilligen austeilen
26
Route vor Ort abgehen
3 Personen
27
Hindernisse auf der Strecke melden
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
30
Startnummern pro Teilnehmer sortieren
3 Personen
31
Wegweiser und Bänder aufstellen
3 Personen
32
Kühlboxen füllen
2 Personen
33
Kleidung und Freiwilligenwesten bereitlegen
2 Personen
34
Wettervorhersage prüfen
35
Witterungsempfindliche Materialien schützen
2 Personen

Event

36
Start- und Zielbereich abstecken
6 Personen
37
Partyzelte aufbauen
6 Personen
38
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
39
Startbogen aufstellen
4 Personen
40
Sound und Mikrofon anschließen
2 Personen
41
Wegweiser aufstellen
6 Personen
42
Absperrungen entlang der Strecke aufstellen
6 Personen
43
Wasserstation einrichten
3 Personen
44
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
45
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
46
Startpakete nach Distanz auslegen
4 Personen
47
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
48
Getränke kalt stellen
2 Personen
49
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
50
Streckenposten besetzen
8 Personen
51
Teilnehmer anmelden
5 Personen
52
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
53
Startbereiche einteilen
3 Personen
54
Aufwärmen betreuen
2 Personen
55
Startschuss geben
56
Durchlauf registrieren
3 Personen
57
Wasser und Obst ausgeben
5 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Finisher-Medaillen überreichen
4 Personen
60
Zielbereich freihalten
3 Personen
61
Snacks servieren
4 Personen
62
Musik organisieren
63
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
64
Preisverleihung durchführen
3 Personen
65
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
66
Fundsachen sammeln
2 Personen
67
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

68
Wegweiser entfernen
6 Personen
69
Absperrungen entfernen
6 Personen
70
Gelände räumen
6 Personen
71
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
72
Geschirr und Materialien reinigen
4 Personen
73
Partyzelte abbauen
6 Personen
74
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Ort sauber übergeben
3 Personen
77
Ergebnisse an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
Startbogen
BühnenelementeAnz. 4
Balken für StreckenpostenAnz. 8

Sportmaterial

StartnummernAnz. 350
StartnummernbänderAnz. 350
LaufmedaillenAnz. 350
StoppuhrenAnz. 2
StoppuhrenAnz. 6
TrinkbecherAnz. 500
WasserkannenAnz. 12
SchwammbehälterAnz. 6
WegweiserAnz. 80
KilometerschilderAnz. 10
AbsperrgitterAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 12
StreckenbandAnz. 8
KegelAnz. 30
KlemmbretterAnz. 10
SicherheitswestenAnz. 25
FunkgeräteAnz. 12
MegafoneAnz. 3
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
IsolierdeckenAnz. 12
KlapdeckenAnz. 6
RegenponchosAnz. 20
TaschenlampenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
LaptopAnz. 2
Drucker
DruckerpapierAnz. 2
Laminiergerät
LaminierhüllenAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 400
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
WasserkesselAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotkörbeAnz. 8
KühlelementeAnz. 30
ServiertablettsAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

Orange WimpelkettenAnz. 12
Niederländische FlaggenAnz. 8
Orange BallonsAnz. 150
BallongewichteAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Datum, Route sowie Start- und Zielort fest. Prüfe danach sofort, welche Genehmigungen und Meldungen nötig sind, denn eine geänderte Strecke kann den Verkehrsplan und die Helferbesetzung beeinflussen.
Sichere die Strecke nicht erst am Veranstaltungstag ab. Plane Wegweiser, Kilometerschilder, Absperrgitter, Verkehrskegel und Streckenposten so ein, dass jede kritische Stelle eindeutig sichtbar und besetzt ist.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Startgebühren, Teilnehmergrenze und Ablauf feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular und verschicke Teilnehmerbestätigungen, bevor du die Startlisten prüfst.
Reserviere Zeitmessung und Funkgeräte frühzeitig und teste die Stromversorgung mindestens einmal vor dem Lauftag. Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel werden oft erst beim Aufbau als Problem sichtbar.
Berechne Getränke und Catering anhand der gemeldeten Teilnehmerzahl und bestelle mit einem kleinen Puffer. Teile Freiwillige schriftlich ein und plane ein Briefing vor dem Start ein, damit Streckenposten, Ersthelfer und Ausgabehelfer ihre Aufgaben kennen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Königslauf organisieren?: Beginne mindestens 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Route, Start- und Zielort. Genehmigungen, Verkehrsplanung, Zeitmessung und Bestellungen solltest du spätestens 8 Wochen vor dem Lauf anstoßen.
Wann sollte ich die Anmeldung für den Königslauf öffnen?: Öffne sie erst, wenn Route, Startzeit, Teilnehmergrenze und Verpflegung geklärt sind, idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Prüfe die Startlisten etwa 7 Tage vorher und drucke die Startnummern danach.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Königslauf?: Das hängt von Streckenlänge und Zahl der Kreuzungen ab. Plane mindestens einen Helfer pro kritischem Streckenpunkt sowie zusätzlich Verantwortliche für Start, Ziel, Anmeldung, Verpflegung, Zeitmessung und Ersthilfe ein.
Was muss am Tag vor dem Königslauf fertig sein?: Am Vortag sollten Startnummern, Wegweiser, Kilometerschilder, Medaillen, Sicherheitswesten und Funkgeräte vollständig bereitliegen. Prüfe außerdem Strom und Tonanlage sowie die Einteilung der Freiwilligen mindestens 2 Stunden vor dem Aufbau.

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