Organiser une Course du Roi : la méthode complète

Une Course du Roi se prépare d’abord comme un dispositif de circulation et de sécurité, puis comme une course. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, le balisage, les secours et le chronométrage doivent être réservés assez tôt pour éviter les blocages de dernière minute. Ensuite, structurez les inscriptions, le ravitaillement et les équipes afin que chaque participant sache où aller et quand agir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Déposer les autorisations et déclarations
4
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
5
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
6
Prévoir des agents de circulation
7
Assurer la présence des secours
8
Réserver la chronométrie
9
Concevoir les dossards
2 personnes
10
Valider le design de la médaille
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier le formulaire d'inscription
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Envoyer les confirmations des participants
2 personnes
16
Vérifier les listes de départ
2 personnes
17
Faire imprimer les dossards
18
Faire fabriquer les panneaux d'itinéraire
19
Commander les médailles et les prix
20
Calculer les quantités de catering
2 personnes
21
Établir la liste des courses
2 personnes
22
Réserver des tables et des chaises
23
Vérifier le son et l'alimentation
2 personnes
24
Préparer le briefing des bénévoles
25
Distribuer le planning des bénévoles
26
Parcourir l’itinéraire sur place
3 personnes
27
Signaler les obstacles sur l'itinéraire
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Composer les kits de démarrage
4 personnes
30
Trier les numéros de départ par participant
3 personnes
31
Préparer les flèches et les rubans de parcours
3 personnes
32
Remplir les glacières
2 personnes
33
Préparer les vêtements et les gilets des bénévoles
2 personnes
34
Vérifier les prévisions météo
35
Protéger le matériel sensible aux intempéries
2 personnes

Événement

36
Délimiter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
37
Monter les tentes de réception
6 personnes
38
Installer les tables et les chaises
5 personnes
39
Installer l’arche de départ
4 personnes
40
Brancher le son et le micro
2 personnes
41
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
42
Installer des barrières le long du parcours
6 personnes
43
Aménager le point d’eau
3 personnes
44
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
45
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
46
Préparer les kits de départ par distance
4 personnes
47
Monter le buffet traiteur
4 personnes
48
Mettre les boissons au frais
2 personnes
49
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
50
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
51
Inscrire les participants
5 personnes
52
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
53
Répartir les couloirs de départ
3 personnes
54
Animer l'échauffement
2 personnes
55
Donner le coup d’envoi
56
Enregistrer le passage
3 personnes
57
Distribuer de l’eau et des fruits
5 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Remettre les médailles aux finishers
4 personnes
60
Dégager la zone d’arrivée
3 personnes
61
Servir des amuse-bouches
4 personnes
62
Fournir la musique
63
Préparer la remise des prix
3 personnes
64
Organiser la remise des prix
3 personnes
65
Publier les résultats
2 personnes
66
Rassembler les objets perdus
2 personnes
67
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

68
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
69
Retirer les barrières
6 personnes
70
Vider le terrain
6 personnes
71
Collecter et trier les déchets
4 personnes
72
Nettoyer la vaisselle et le matériel
4 personnes
73
Démonter les tentes de fête
6 personnes
74
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Remettre le lieu propre
3 personnes
77
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Arche de départ
Éléments de podiumqté 4
Poutres pour les postes de routeqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de course à piedqté 350
Montres de départqté 2
Chronomètresqté 6
Gobeletsqté 500
Carafes d’eauqté 12
Bacs à épongeqté 6
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 10
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 12
Ruban de parcoursqté 8
Cônesqté 30
Presse-papiersqté 10
Gilets de sécuritéqté 25
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 12
Couvertures à clapetqté 6
Ponchos de pluieqté 20
Lampes de pocheqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 2
Laminatrice
Pochettes à plastifierqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Louchesqté 12
Pincesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 30
Plateaux de serviceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanions orangeqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 8
Ballons orangeqté 150
Poids pour ballonsqté 8
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 20

Catering

Courses

Conseils

Verrouillez le parcours avant de publier le formulaire d’inscription. Prévoyez suffisamment de temps pour déposer les autorisations, vérifier les points dangereux et établir le plan de circulation avec les agents nécessaires.
Ne commandez pas les dossards, médailles et panneaux au dernier moment. Lancez les impressions et la fabrication dès que les informations sont stables, idéalement plusieurs semaines avant la course.
Traitez les besoins alimentaires pendant les inscriptions, pas après la clôture. Utilisez le nombre confirmé de participants pour calculer les quantités de catering, de gobelets et d’eau.
Organisez un briefing des bénévoles avant le jour J et distribuez leur planning à l’avance. Les postes de route, le départ, l’arrivée, le ravitaillement et le podium doivent chacun avoir un responsable identifié.
Testez le son et l’alimentation avant l’ouverture du site. Vérifiez les haut-parleurs, microphones, table de mixage et rallonges, puis prévoyez des talkies-walkies ou des mégaphones pour les zones éloignées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Course du Roi ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une course avec parcours ouvert, autorisations, sécurité et chronométrage. Commencez plus tôt si plusieurs communes ou services de circulation doivent valider l’itinéraire.
Quand ouvrir les inscriptions pour une Course du Roi ?: Ouvrez-les uniquement après avoir sécurisé la date, le parcours, les lieux de départ et d’arrivée, ainsi que les principales mesures de sécurité. Fermez-les généralement 7 à 14 jours avant la course pour finaliser les listes, le catering et les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course ?: Le nombre dépend du parcours et des croisements, mais attribuez au minimum un responsable par poste sensible et une personne pour chaque zone opérationnelle. Finalisez le planning au moins 7 jours avant afin de remplacer les absents.
Quand réserver le chronométrage et les secours ?: Réservez le chronométrage et la présence des secours dès que la date et l’itinéraire sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Ces prestataires conditionnent souvent les horaires, le départ et le dispositif de sécurité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.