Zo organiseer je een Koningsdagviering

Begin met de locatie en datum en controleer meteen welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Leg daarna het programma, de reserveringen en de vrijwilligersbezetting vast, zodat je weet hoeveel tafels, tenten, eten en techniek nodig zijn. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je boodschappen doet. In de laatste week bevestig je leveringen, controleer je het weer en werk je het draaiboek en regenplan af. Op de dag zelf draait alles om duidelijke indeling, gekoelde dranken en aanspreekpunten per onderdeel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Reserveringen maken
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Programma opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Activiteiten bevestigen
2 personen
11
Leveringen bevestigen
12
Plattegrond maken
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Alternatief regenplan klaarzetten
2 personen
15
Draaiboek afdrukken
16
Contactlijst afdrukken
17
Voorraad controleren
2 personen
18
Decoratie sorteren
2 personen
19
Spelmateriaal controleren
2 personen
20
Gereedschap klaarleggen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Fruit wassen en snijden
2 personen
25
Broodjes voorbereiden
3 personen
26
Allergenen markeren
27
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
28
Afvalpunten voorbereiden
2 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Materialen uitladen
4 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen neerzetten
4 personen
33
Partytenten opzetten
6 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Spelstations inrichten
4 personen
36
Informatiebord plaatsen
2 personen
37
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
38
Stroomkabels veilig afdekken
2 personen
39
Buffet klaarzetten
4 personen
40
Dranken klaarzetten
3 personen
41
Koffie en thee bereiden
2 personen
42
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
43
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Programma aankondigen
47
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
48
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet aanvullen
2 personen
53
Koffie en thee bijvullen
2 personen
54
Muziek bedienen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Eindronde aankondigen
58
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Eten en drinken afdekken
2 personen
60
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
63
Partytenten afbreken
6 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Materialen terugbrengen
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
71
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Biertafelsaantal 4
Kleedkamertafel

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Koelmattenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Decoratie

Oranje vlaggenlijnenaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 6
Oranje ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 8
Ballenaantal 10
Hoepelsaantal 8
Blikwerpsetaantal 2
Zakloopzakkenaantal 12
Touwtrektouw

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Rubberhandschoenenaantal 12
Handgelhoudersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Reflectievestenaantal 8
Afzetlintrollenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel vergunningen, meldingen en reserveringen vroeg in het traject. Controleer uiterlijk enkele weken vooraf of de locatie, activiteiten en geluidsinstallatie inderdaad zijn toegestaan.
Maak het programma pas definitief nadat activiteiten en vrijwilligers zijn bevestigd. Plan per onderdeel een verantwoordelijke en zet telefoonnummers in een geprinte contactlijst.
Gebruik aanmeldingen en verzamelde dieetwensen als basis voor de catering. Bereid fruit en broodjes vooraf en houd allergenen apart; zo voorkom je last-minute aanpassingen aan het buffet.
Maak een plattegrond met aparte plekken voor buffet, activiteiten, techniek en vrijwilligers. Leg verlengkabels en stekkerdozen buiten looproutes en test microfoon en speakers vóór de bezoekers komen.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor en zet het regenplan klaar voordat je vertrekt. Sorteer decoratie en spelmateriaal per onderdeel, koel dranken in koelboxen en druk draaiboek en contactlijst af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Koningsdagviering organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en reserveringen. Werving van vrijwilligers en het programma kunnen daarna worden ingevuld; bevestig leveringen en activiteiten uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Koningsdagviering?: Plan minimaal 1 verantwoordelijke per activiteit, plus aparte mensen voor ontvangst, catering, techniek en opruimen. Voor een klein programma kom je vaak uit op 6 tot 10 vrijwilligers; maak de definitieve indeling zodra de aanmeldingen bekend zijn.
Wanneer maak je het regenplan voor Koningsdag?: Maak het regenplan uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je partytenten, tafels en activiteiten nog kunt aanpassen. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur voor de viering en communiceer wijzigingen meteen met vrijwilligers en deelnemers.
Wanneer bereid je eten en drinken voor een Koningsdagviering?: Koel dranken de dag ervoor en bereid fruit, broodjes en andere hapjes zo veel mogelijk op de ochtend zelf. Controleer de voorraad uiterlijk 2 dagen vooraf, zodat ontbrekende boodschappen nog kunnen worden aangevuld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.