Zo organiseer je een Koningsdagviering

Begin een Koningsdagviering niet met versiering, maar met datum, locatie en de benodigde vergunning. Leg daarna het programma vast, open de aanmeldingen en wijs vrijwilligers toe aan duidelijke taken. Plan vóór de laatste week de route, entree, tafels, tenten en techniek. Controleer in de slotfase het weer, bevestig leveringen en test speakers, microfoons en stroom. Zo voorkom je dat activiteiten klaarstaan zonder begeleiding of dat bezoekers bij regen geen alternatief hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunning controleren
3
Reserveringen maken
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma vastleggen
2 personen
10
Spelactiviteiten kiezen
2 personen
11
Muziekprogramma samenstellen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Leveringen bevestigen
15
Weersverwachting controleren
16
Alternatief regenprogramma bepalen
2 personen
17
Plattegrond maken
18
Route en entree markeren
2 personen
19
Decoratie controleren
2 personen
20
Spelmateriaal controleren
2 personen
21
Servies en glaswerk tellen
2 personen
22
Koelboxen reinigen
2 personen
23
Geluidsapparatuur testen
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
27
Groenten en fruit wassen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Broodjes voorbereiden
3 personen
30
Servies klaarzetten
2 personen
31
Vrijwilligers informeren

Event

32
Locatie openen
2 personen
33
Materialen uitladen
4 personen
34
Partytenten opbouwen
6 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
36
Buffettafels inrichten
3 personen
37
Bar inrichten
3 personen
38
Koelboxen vullen
2 personen
39
Versiering ophangen
4 personen
40
Vlaggen plaatsen
3 personen
41
Spelstations opbouwen
4 personen
42
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
43
Muziek testen
2 personen
44
Toiletten controleren
2 personen
45
Afvalpunten plaatsen
2 personen
46
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
47
Bezoekers welkom heten
3 personen
48
Programma aankondigen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Kinderspellen begeleiden
6 personen
53
Vrijmarkt begeleiden
3 personen
54
Muziek verzorgen
55
Wedstrijd inschrijvingen verwerken
2 personen
56
Wedstrijd begeleiden
3 personen
57
Prijzen uitreiken
2 personen
58
Buffet aanvullen
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Toiletten tussentijds controleren
62
Laatste ronde aankondigen
63
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

64
Restanten gekoeld opslaan
3 personen
65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
67
Partytenten afbreken
6 personen
68
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Afval sorteren
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
73
Locatie schoonmaken
5 personen
74
Materialen terugbrengen
3 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Overgebleven eten verdelen
2 personen
77
Afvalcontainers terugplaatsen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Oranje vlaggetjeslijnenaantal 10
Oranje ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Oranje tafeldecoratieaantal 12
Programmapostersaantal 8
Routebordenaantal 10
Pijlenstickersaantal 30

Sportmateriaal

Oranje pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Touwtrektouw
Zakloopzakkenaantal 12
Krijtaantal 6
Medaillelintenaantal 30
Prijzenaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Dweilen en emmersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de vergunning en locatie minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Markeer daarna de entree, looproute en plaats van partytenten op een eenvoudige plattegrond, zodat vrijwilligers en leveranciers dezelfde indeling gebruiken.
Leg het programma uiterlijk 3 weken vooraf vast. Reserveer per spelactiviteit minstens één vrijwilliger en maak een rooster met blokken van 60 tot 90 minuten; anders blijven spellen onbeheerd zodra iemand pauze neemt.
Open de aanmeldingen zodra het programma staat en vraag dieetwensen direct mee. Sluit de inventariscontrole 7 dagen voor de viering af: tel herbruikbare borden, kommen, bekers, bestek, serveerschalen en glaswerk apart.
Maak uiterlijk 5 dagen vooraf een regenprogramma dat binnen past en wijs iemand aan die de weersverwachting controleert. Controleer 48 uur voor de start ook partytenten, tafels, stoelen, koelboxen en ijsboxen.
Test geluidsapparatuur en stroom minstens 1 dag vooraf, inclusief speakers, microfoons, mengpaneel, verlenghaspels en stekkerdozen. Bevestig leveringen 48 uur vooraf en doe de laatste boodschappen pas nadat aantallen en dieetwensen zijn verwerkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Koningsdagviering organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en reserveringen. Plan het programma en de vrijwilligers uiterlijk 3 weken vooraf; houd de laatste week vrij voor controles en wijzigingen.
Welke vergunning heb je nodig voor een Koningsdagviering?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, muziek, verkoop en het gebruik van de openbare ruimte. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente, zodat je tijd hebt voor aanvullende voorwaarden of een alternatief plan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Koningsdagviering?: Reken minimaal één vrijwilliger per gelijktijdige spelactiviteit en daarnaast mensen voor entree, programma, catering, techniek en opruimen. Maak diensten van 60 tot 90 minuten en plan per hoofdtaak minstens één reserve.
Wanneer controleer je het weer voor Koningsdag?: Doe een eerste controle 5 dagen vooraf en neem de definitieve beslissing 24 tot 48 uur voor de start. Zet het regenprogramma dan klaar, controleer de tenten en informeer vrijwilligers en deelnemers over eventuele wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.