Eine Koningsdag-Feier von Anfang bis Ende planen

Bei einer Koningsdag-Feier entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles läuft. Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst oder Reservierungen vornimmst. Danach folgen Anmeldungen, Programm, Helferplanung und die praktische Ausstattung. Plane außerdem früh einen Regenablauf ein: Wetter, Lieferungen und Technik werden oft erst in den letzten Tagen geprüft – dann ist eine Änderung unnötig schwierig.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigung prüfen
3
Reservierungen vornehmen
4
Einladungen gestalten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Programm festlegen
2 Personen
10
Spielaktivitäten auswählen
2 Personen
11
Musikprogramm zusammenstellen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Lieferungen bestätigen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Alternatives Regenprogramm festlegen
2 Personen
17
Lageplan erstellen
18
Route und Eingang markieren
2 Personen
19
Dekoration überprüfen
2 Personen
20
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
21
Geschirr und Glasware zählen
2 Personen
22
Kühlboxen reinigen
2 Personen
23
Tonanlage testen
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
27
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
4 Personen
29
Brötchen vorbereiten
3 Personen
30
Geschirr bereitstellen
2 Personen
31
Freiwillige informieren

Event

32
Location öffnen
2 Personen
33
Materialien ausladen
4 Personen
34
Partyzelte aufbauen
6 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Buffettische einrichten
3 Personen
37
Bar einrichten
3 Personen
38
Kühlboxen füllen
2 Personen
39
Dekoration aufhängen
4 Personen
40
Fahnen aufstellen
3 Personen
41
Spielstationen aufbauen
4 Personen
42
Tonanlage aufstellen
2 Personen
43
Musik testen
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
2 Personen
45
Müllstationen aufstellen
2 Personen
46
Freiwillige empfangen
2 Personen
47
Besucher begrüßen
3 Personen
48
Programm ankündigen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Getränke servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Kinderspiele betreuen
6 Personen
53
Flohmarkt begleiten
3 Personen
54
Musik organisieren
55
Wettkampfanmeldungen bearbeiten
2 Personen
56
Wettbewerb begleiten
3 Personen
57
Preise überreichen
2 Personen
58
Buffet auffüllen
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Abfall sammeln
2 Personen
61
Toiletten zwischendurch kontrollieren
62
Letzte Runde ankündigen
63
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

64
Reste gekühlt lagern
3 Personen
65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
67
Partyzelte abbauen
6 Personen
68
Spielmaterial sammeln
3 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Abfall trennen
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Bar und Küche reinigen
3 Personen
73
Location reinigen
5 Personen
74
Materialien zurückbringen
3 Personen
75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
77
Abfallcontainer zurückstellen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 2

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

Niederländische FlaggenAnz. 12
Orange WimpelkettenAnz. 10
Orange BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
Orange TischdekorationAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 10
PfeilaufkleberAnz. 30

Sportmaterial

Orange HütchenAnz. 20
ReifenAnz. 8
SoftbälleAnz. 12
Tauziehseil
SackhüpfsäckeAnz. 12
KreideAnz. 6
MedaillenbänderAnz. 30
PreiseAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
Mopps und EimerAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre zuerst Ort, Datum und Genehmigung. Prüfe mindestens 8 Wochen vorher, ob für Musik, Zelte, Ausschank oder die Nutzung des öffentlichen Raums zusätzliche Vorgaben gelten.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm und Kapazität feststehen. Erfasse neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche und schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor der Feier.
Plane Helfer in festen Zeitblöcken von 2 bis 3 Stunden ein. Besetze Aufbau, Eingang, Buffet, Spiele, Technik und Abbau getrennt, damit nicht dieselben Personen den ganzen Tag gebunden sind.
Lege spätestens 5 Tage vorher einen Lageplan mit Eingang, Route, Tischen, Buffet, Bar, Toiletten und Regenbereich an. Markiere Stromwege und Verlängerungskabel so, dass niemand darüber stolpert.
Teste Tonanlage, Mikrofone und Mischpult mindestens 24 Stunden vorher am tatsächlichen Aufbauort. Zähle Teller, Becher, Besteck und Serviergeschirr nach; bei einer größeren Runde fehlen meist nicht die Teller, sondern Kleinteile wie Löffel oder Zangen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Koningsdag-Feier planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigung und Reservierungen. Einladungen können danach verschickt werden, sobald Programm und maximale Teilnehmerzahl feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Koningsdag-Feier?: Plane mindestens 1 Helfer für Eingang und Anmeldung, 2 für Buffet und Getränke, 2 für Spiele sowie 2 bis 4 Personen für Auf- und Abbau ein. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden können sich die Teams abwechseln.
Wann sollte man das Regenprogramm für Koningsdag festlegen?: Lege das alternative Programm mindestens 2 Wochen vorher fest und prüfe die Wettervorhersage erneut 3 Tage sowie 24 Stunden vor Beginn. So kannst du Zelte, Tische, Technik und die Wege rechtzeitig umstellen.
Wie viel Geschirr braucht man für eine Koningsdag-Feier?: Rechne pro angemeldeter Person mit mindestens einem Teller, einem Becher, Besteck und einem zusätzlichen Becher für Getränke. Bei einer Feier von mehr als 3 Stunden sind 20 Prozent Reserve sinnvoll, besonders bei wiederverwendbarem Geschirr im Umlauf.

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